Strukturbloggen

Tele­fon­möten och dis­tans­möten utan kam­era är verk­li­gen inte som andra möten. Vi är några sty­ck­en som träf­fas och vi avhand­lar någonting men vi syns inte. Man kan tyc­ka att det är prak­tiskt och befriande på något sätt. Vi slip­per resa och efter­som det är allde­les uppen­bart för våra kol­le­gor att vi sit­ter i tele­fon­möte, har vi ryggen fri när det gäller ​“har du en sekund?”-frågor, för vi har just nu inte utrymme för någonting annat än just att sit­ta i möte.

En stund till annat?
Eller har vi? Ingen ser oss och vi har datorn fram­för oss, så under det att någon av de andra i mötet drar avrap­por­terin­gen av vad som hänt i deras område sedan sist kan vi pas­sa på att beta av några mail så att inko­r­gen min­skar i omfat­tning en smu­la. Och där, till höger på skrivbor­det, lig­ger en hög med sådant vi lagt där ​“så länge” för just när vi fick det hade vi det lite tajt. Den kan vi förstrött bläd­dra igenom för att se om det var något där som vi behöver ta tag i innan dagen … ​“Vad säger du om det, David?” säger plöt­sligt någon från mötet i örat. Säga? Om vad?

Det går upp för oss att vi inte alls hängt med i det avlägsna resone­manget de senaste minut­er­na, för vi har haft annat för oss. Efter­som vi inte vill dra till med ett ​“Ja, det blir bra.” om något allde­les okänt, ber vi den före­dra­gande repetera och helt i onö­dan blir mötet något län­gre (eller trän­gre i tid) än det skulle behö­va vara.

Dis­tans ock­så från delar av dig
När vi deltar i ett dis­tans­möte är det en sak att dra sig undan från andra så att vi får vara ostör­da. Om du lätt självdis­tra­her­ar dig (som jag), behöver du ock­så dra dig undan från dig själv så att mötet du deltar i blir effek­tivt, ni får gjort det som mötet syf­tade till och du får mer tid till alla andra uppgifter.

Gör så här
Här är några sak­er du kan göra för att min­s­ka risken att du självdis­tra­her­ar dig under telefonmöte:

• Behöver du inte datorn under mötet, lägg undan den, stäng den eller vänd ryggen till den.


• Även om tele­fon­mötet sker ​“genom” din smart­phone, behöver du inte ha dess fre­stande appar mitt i syn­fäl­tet. Lägg den med skär­men ned mot bor­dsski­van en dryg arm­slängd bort, stop­pa den i fick­an eller lägg den på en stol­sits som stick­er in under bor­det du sit­ter vid.


• Har du mate­r­i­al på datorn som du behöver se på under mötet, min­imera eller stäng alla andra pro­gram och fön­ster än pré­cis det som har med mötet att göra just nu. Sätt not­is­funk­tio­nen i stör ej-läge (om det finns ett sådant) och stäng av mejl­pro­gram­mets skrivbor­d­savis­eringar vid nytt mejl, såvi­da de inte är avstäng­da för länge sedan.


• Sätt dig långt bort från eventuel­la högar som du kan kom­ma på dig själv att bläd­dra i under mötet. Har du ett besöks­bord på ditt rum (och där inte finns några högar), kan det vara ett bra ställe att sit­ta vid. Kanske har ni små ​“tys­ta rum” du kan dra dig undan i, vil­ka lig­ger ännu län­gre bort.

Men, ha pap­per och pen­na till­gäng­ligt, så du snabbt och lätt kan pli­ta ned plöt­sli­ga tankar du vill fån­ga — även om de inte hand­lar om mötet ifrå­ga. Frå­gar du mig, är just pap­per och pen­na de per­fek­ta verk­ty­gen i just den här sit­u­a­tio­nen. De är snab­ba att använ­da, vi kan notera helt fritt utan att kun­na några kortkom­man­don, de innehåller inte några oombed­da hjälp­funk­tion­er som dyk­er upp och bred­vid lig­ger inte en hop andra appikon­er i gla­da färg­er som pockar på uppmärksamhet.

Vill du, mobilscan­nar du snabbt noterin­gen när mötet är slut, proces­sar fram eventuel­la att göra-uppgifter ur den och sparar lätt dig­i­talt det som är värt att ha kvar.

Ökat fokus och kortare tidsåtgång
Om du min­skar dina självdis­trak­tion­er när du sit­ter i tele­fon­möte och andra dis­tans­möten utan video, kom­mer du och dina möten bli mer fokuser­ade på själ­va uppgiften. Möte­na blir ett uns kortare och du och de andra mötes­delt­a­gar­na får mer tid till att genom­föra det ni pratade om på mötet. Du slip­per ock­så uppl­e­va det obe­hagli­ga i att bli påkom­men med att inte ha lyssnat.

Hur gör du?
Hur gör du för att dina tele­fon­möten ska bli mer effek­ti­va och fokuser­ade? Mån­ga käm­par med dessa, så dela gär­na ditt bäs­ta tips i en kommentar.