Dra dig undan dig själv när du har telefonmöte | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

20 mars

Dra dig undan dig själv när du har telefonmöte


Datum: 2017-03-20 14:45

Tele­fon­möten och dis­tans­möten utan kam­era är verk­li­gen inte som andra möten. Vi är några sty­ck­en som träf­fas och vi avhand­lar någonting men vi syns inte. Man kan tyc­ka att det är prak­tiskt och befriande på något sätt. Vi slip­per resa och efter­som det är allde­les uppen­bart för våra kol­le­gor att vi sit­ter i tele­fon­möte, har vi ryggen fri när det gäller har du en sekund?”-frågor, för vi har just nu inte utrymme för någonting annat än just att sit­ta i möte.

En stund till annat?
Eller har vi? Ingen ser oss och vi har datorn fram­för oss, så under det att någon av de andra i mötet drar avrap­por­terin­gen av vad som hänt i deras område sedan sist kan vi pas­sa på att beta av några mail så att inko­r­gen min­skar i omfat­tning en smu­la. Och där, till höger på skrivbor­det, lig­ger en hög med sådant vi lagt där så länge” för just när vi fick det hade vi det lite tajt. Den kan vi förstrött bläd­dra igenom för att se om det var något där som vi behöver ta tag i innan dagen … Vad säger du om det, David?” säger plöt­sligt någon från mötet i örat. Säga? Om vad?

Det går upp för oss att vi inte alls hängt med i det avlägsna resone­manget de senaste minut­er­na, för vi har haft annat för oss. Efter­som vi inte vill dra till med ett Ja, det blir bra.” om något allde­les okänt, ber vi den före­dra­gande repetera och helt i onö­dan blir mötet något län­gre (eller trän­gre i tid) än det skulle behö­va vara.

Dis­tans ock­så från delar av dig
När vi deltar i ett dis­tans­möte är det en sak att dra sig undan från andra så att vi får vara ostör­da. Om du lätt självdis­tra­her­ar dig (som jag), behöver du ock­så dra dig undan från dig själv så att mötet du deltar i blir effek­tivt, ni får gjort det som mötet syf­tade till och du får mer tid till alla andra uppgifter.

Gör så här
Här är några sak­er du kan göra för att min­s­ka risken att du självdis­tra­her­ar dig under telefonmöte:

  • Behöver du inte datorn under mötet, lägg undan den, stäng den eller vänd ryggen till den.

  • Även om tele­fon­mötet sker genom” din smart­phone, behöver du inte ha dess fre­stande appar mitt i syn­fäl­tet. Lägg den med skär­men ned mot bor­dsski­van en dryg arm­slängd bort, stop­pa den i fick­an eller lägg den på en stol­sits som stick­er in under bor­det du sit­ter vid.

  • Har du mate­r­i­al på datorn som du behöver se på under mötet, min­imera eller stäng alla andra pro­gram och fön­ster än pré­cis det som har med mötet att göra just nu. Sätt not­is­funk­tio­nen i stör ej-läge (om det finns ett sådant) och stäng av mejl­pro­gram­mets skrivbor­d­savis­eringar vid nytt mejl, såvi­da de inte är avstäng­da för länge sedan.

  • Sätt dig långt bort från eventuel­la högar som du kan kom­ma på dig själv att bläd­dra i under mötet. Har du ett besöks­bord på ditt rum (och där inte finns några högar), kan det vara ett bra ställe att sit­ta vid. Kanske har ni små tys­ta rum” du kan dra dig undan i, vil­ka lig­ger ännu län­gre bort.

Men, ha pap­per och pen­na till­gäng­ligt, så du snabbt och lätt kan pli­ta ned plöt­sli­ga tankar du vill fån­ga — även om de inte hand­lar om mötet ifrå­ga. Frå­gar du mig, är just pap­per och pen­na de per­fek­ta verk­ty­gen i just den här sit­u­a­tio­nen. De är snab­ba att använ­da, vi kan notera helt fritt utan att kun­na några kortkom­man­don, de innehåller inte några oombed­da hjälp­funk­tion­er som dyk­er upp och bred­vid lig­ger inte en hop andra appikon­er i gla­da färg­er som pockar på uppmärksamhet.

Vill du, mobilscan­nar du snabbt noterin­gen när mötet är slut, proces­sar fram eventuel­la att göra-uppgifter ur den och sparar lätt dig­i­talt det som är värt att ha kvar.

Ökat fokus och kortare tidsåtgång
Om du min­skar dina självdis­trak­tion­er när du sit­ter i tele­fon­möte och andra dis­tans­möten utan video, kom­mer du och dina möten bli mer fokuser­ade på själ­va uppgiften. Möte­na blir ett uns kortare och du och de andra mötes­delt­a­gar­na får mer tid till att genom­föra det ni pratade om på mötet. Du slip­per ock­så uppl­e­va det obe­hagli­ga i att bli påkom­men med att inte ha lyssnat.

Hur gör du?
Hur gör du för att dina tele­fon­möten ska bli mer effek­ti­va och fokuser­ade? Mån­ga käm­par med dessa, så dela gär­na ditt bäs­ta tips i en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.