Vem vill vara en petimeter? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

03 apr.

Vem vill vara en petimeter?


Datum: 2017-04-03 15:31

När jag talar med mina kun­der om vad som stjäl” deras tid, är näs­tan alltid inef­fek­ti­va möten” något som kom­mer upp. I begrep­pet inef­fek­tivitet går det att läg­ga myck­et, men en aspekt är det att vis­sa möten alltid ten­der­ar dra ut på tiden.

Vid var­je tillfälle vi ses är mötesti­den så snålt till­t­a­gen att vi aldrig hin­ner med de tre sista punk­ter­na på agen­dan. Eller, så har vi vid förs­ta anblick­en väl till­t­aget med tid, men under mötet är det någon punkt som seglar iväg så kap­i­talt att vi ändå inte hin­ner, utan får ta det sista näs­ta gång. Om vi hin­ner då, det vill säga.

Turas om
Vi skulle behö­va någon som håller koll på tiden, så vi hin­ner det vi tänkt mer än idag. Men, som mötesledare behöver vi kanske hål­la fullt fokus på att fördela ordet, föl­ja resone­man­gen och dri­va sam­talet mot det konkre­ta. Om vi dessu­tom ska hål­la koll på tiden, blir det lätt ett par bol­lar för myck­et, vi dis­tra­heras och gör ett inte lika bra jobb i själ­va mötesmodererandet.

Hur skulle det vara om vi utsåg någon mötes­delt­a­gare som är ans­varig för att vi håller tiden? Men, vem vill vara en tidsstudie­man­naak­tig petimeter?

Det kan verk­li­gen vara en otack­sam och neg­a­tiv roll. Cirkulera där­för tid­hål­lan­deans­varet om det är ett återkom­mande mötes­fo­rum så att det är oli­ka ans­vari­ga var­je gång.

Gör och lär
Över tid får näm­li­gen var och en av delt­a­gar­na kän­na på hur tråkigt det kan kän­nas att behö­va brom­sa och tys­ta kol­le­gor­na, så all­tefter­som blir vi troli­gen bät­tre och bät­tre på att själv­mant hål­la tiden. Om inte annat så av omtanke om tidhållaren.

Gör så här

  • Bestäm dig för vilket forum du vill tes­ta det­ta i.

  • Föres­lå för den som brukar vara mötesledare att vi ska ha en utsedd tid­hål­lare på var­je möte. Ett syd­skån­skt före­tag jag besök­te i vin­tras hade till vis­sa mötes­fo­rum utsett vad de kallade för watch­dogs”. Du är säk­ert inte ensam i frus­tra­tio­nen över att mötet alltid håller tiden, så din idé fall­er säk­ert i god jord.

  • Inför mötet, tidssätt agen­dan. D v s, den här punk­ten får ta 10 minut­er, den här 5 minut­er och den här 20 minut­er”. Då har du något att stäm­ma av mot under mötet att ni håller rätt tempo.

  • Förs­ta gån­gen, var själv den som håller tiden.

  • I slutet av mötet, frå­ga OK, vem har lust att ta över stafettpin­nen och vara tid­hål­lare näs­ta tillfälle?”. Notera vem som tackar ja, så det inte är några tvek­samheter om det när ni väl ses näs­ta gång.

  • Tänk ut något du tyck­er funger­ade bra med ditt tid­hål­lande under mötet och något som du skulle vil­ja göra annor­lun­da näs­ta gång. Dela med dig av vad du kom­mer fram till till den som är tid­hål­lare vid näs­ta tillfälle. Då övar ni på tid­hål­lan­det och ni finsli­par det mer och mer allteftersom.

Bryt vanan och behåll fokus
Om ni cirkuler­ar tid­hål­larans­varet i era återkom­mande mötes­fo­rum (team­sam­ling, avdel­ningsmöte, apt, led­nings­grupp, pro­jek­t­möte eller något annat), kom­mer möte­na som med automatik lättare hål­las inom sat­ta tid­sra­mar. Ni arbe­tar mer fokuser­at i möte­na och istäl­let för att bli mer och mer frus­tr­erad över kol­le­gor­nas brist­fäl­li­ga mötes­dis­ci­plin upplever du möte­nas egentli­ga syfte och nytta.

Hur gör ni?
Hur har ni gjort för att se till att era möten hålls kor­ta? Läm­na en kom­men­tar och berätta. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.