STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

03 Apr

Vem vill vara en petimeter?


Datum: 2017-04-03 15:31 Kommentarer: 0 st

När jag talar med mina kunder om vad som "stjäl" deras tid, är nästan alltid "ineffektiva möten" något som kommer upp. I begreppet ineffektivitet går det att lägga mycket, men en aspekt är det att vissa möten alltid tenderar dra ut på tiden.

Vid varje tillfälle vi ses är mötestiden så snålt tilltagen att vi aldrig hinner med de tre sista punkterna på agendan. Eller, så har vi vid första anblicken väl tilltaget med tid, men under mötet är det någon punkt som seglar iväg så kapitalt att vi ändå inte hinner, utan får ta det sista nästa gång. Om vi hinner då, det vill säga.

Turas om
Vi skulle behöva någon som håller koll på tiden, så vi hinner det vi tänkt mer än idag. Men, som mötesledare behöver vi kanske hålla fullt fokus på att fördela ordet, följa resonemangen och driva samtalet mot det konkreta. Om vi dessutom ska hålla koll på tiden, blir det lätt ett par bollar för mycket, vi distraheras och gör ett inte lika bra jobb i själva mötesmodererandet.

Hur skulle det vara om vi utsåg någon mötesdeltagare som är ansvarig för att vi håller tiden? Men, vem vill vara en tidsstudiemannaaktig petimeter?

Det kan verkligen vara en otacksam och negativ roll. Cirkulera därför tidhållandeansvaret om det är ett återkommande mötesforum så att det är olika ansvariga varje gång.

Gör och lär
Över tid får nämligen var och en av deltagarna känna på hur tråkigt det kan kännas att behöva bromsa och tysta kollegorna, så allteftersom blir vi troligen bättre och bättre på att självmant hålla tiden. Om inte annat så av omtanke om tidhållaren.

Gör så här

  • Bestäm dig för vilket forum du vill testa detta i.

  • Föreslå för den som brukar vara mötesledare att vi ska ha en utsedd tidhållare på varje möte. Ett sydskånskt företag jag besökte i vintras hade till vissa mötesforum utsett vad de kallade för "watchdogs". Du är säkert inte ensam i frustrationen över att mötet alltid håller tiden, så din idé faller säkert i god jord.

  • Inför mötet, tidssätt agendan. D v s, "den här punkten får ta 10 minuter, den här 5 minuter och den här 20 minuter". Då har du något att stämma av mot under mötet att ni håller rätt tempo.

  • Första gången, var själv den som håller tiden.

  • I slutet av mötet, fråga "OK, vem har lust att ta över stafettpinnen och vara tidhållare nästa tillfälle?". Notera vem som tackar ja, så det inte är några tveksamheter om det när ni väl ses nästa gång.

  • Tänk ut något du tycker fungerade bra med ditt tidhållande under mötet och något som du skulle vilja göra annorlunda nästa gång. Dela med dig av vad du kommer fram till till den som är tidhållare vid nästa tillfälle. Då övar ni på tidhållandet och ni finslipar det mer och mer allteftersom.

Bryt vanan och behåll fokus
Om ni cirkulerar tidhållaransvaret i era återkommande mötesforum (teamsamling, avdelningsmöte, apt, ledningsgrupp, projektmöte eller något annat), kommer mötena som med automatik lättare hållas inom satta tidsramar. Ni arbetar mer fokuserat i mötena och istället för att bli mer och mer frustrerad över kollegornas bristfälliga mötesdisciplin upplever du mötenas egentliga syfte och nytta.

Hur gör ni?
Hur har ni gjort för att se till att era möten hålls korta? Lämna en kommentar och berätta. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.