Strukturbloggen

Då du får fler mail än du önskar, då du tyck­er att kol­le­gor­na kom­mer och stör ideli­gen, då du får tusen och en frå­ga när det pas­sar dig som minst, då du inte kan gå mån­ga meter genom kor­ri­doren för­rän du blir stop­pad av någon som vill dig något — då kan det bero på att fler än nöd­vändigt är beroende av dig, din kun­skap eller dina befogenheter.

Gör dig umbärlig. 

Strä­va efter att dina kol­le­gor och resten av organ­i­sa­tio­nen ska kun­na göra sitt jobb oberoende av dig.

Även om inte du är på plats, ska de kun­na kom­ma vidare med sina uppgifter.

Du blir inte isolerad

Därmed inte sagt att du kom­mer att för­lo­ra ditt jobb eller bli ensam. Du kom­mer att vara med i arbets­grup­pen för att kol­le­gor­na vill det, för att du har en värde­full kom­pe­tens och för att du gör stor nyt­ta, inte p g a att du måste vara med för att det bara är du som kan en viss sak.

Det är ju inte frå­ga om att lära alla allt, utan bara att du ska slip­pa ser­va andra med sådant som tar fokus från det du helst vill hål­la på med. Det är heller inte frå­ga om att slu­ta pra­ta med dina kol­le­gor. Vad vill du helst pra­ta med dem om, hur man gör en ren ruti­n­uppgift eller den excep­tionel­la utman­ing er verk­samhet står inför just nu?

Gör du dig umbärlig, får du färre frå­gor från kol­le­gor, vilket gör att du får mer tid till de uppgifter du helst ägnar dig åt (och som bidrar mest till verk­samhetens välgång).

Gör så här

Här är fyra enkla sätt att göra dig umbärlig, som du kan tilläm­pa redan idag.

1. Ruti­nbeskrivningar. Beskriv hur det går till att göra oli­ka sak­er som du brukar få frå­gor om, t ex i check­lis­tor. Då kan någon annan på upp­studs läsa sig till hur man gör för att …, utan att behö­va frå­ga dig.
2. Doku­mentera väl i dina pågående ären­den. Då har du inte allt i huvudet, utan någon kan lätt läsa in sig när du inte är på plats. För t ex en logg över vad som sägs i oli­ka sam­tal rörande ett visst ärende och notera kort dina egna fun­deringar och vad du bestäm­mer dig för (det är ju egentli­gen inte dina beslut, utan din verksamhets).
3. Lagra ditt bra-att-ha-mate­r­i­al sys­tem­a­tiskt och kon­sekvent, så att du lätt på dis­tans kan gui­da någon till att hit­ta ett visst doku­ment. Det­ta gäller både för dig­i­talt och fysiskt mate­r­i­al. Det går lättare att hit­ta rätt doku­ment om du kan säga ​“i Acme-map­pen bakom A i arkivskåpet” istäl­let för ​“Unge­fär halvvägs igenom högen till vän­ster om skär­men. Nej, inte den i brevko­r­gen, utan den som lig­ger bor­tan­för hålslaget.”
4. Lägg in dina kon­tak­ter i en kon­tak­t­data­bas, t ex Out­look eller Notes. Ge dina kol­le­gor behörighet till att söka bland dina yrkesre­lat­er­ade kon­tak­ter, så de kan hit­ta num­ret till NN själ­va istäl­let för att frå­ga dig.

Mer ostörd, mer koncentrerad

Du kom­mer att få arbe­ta mer ostörd, så du kan kon­cen­tr­era dig på de uppgifter du väl­jer. Då andra suc­ces­sivt kom­mer att kun­na göra dina arbet­suppgifter, blir du mer fri att gå vidare, utveck­las och lära dig nya, spän­nande uppgifter att job­ba med.

Dina kol­le­gor kom­mer inte län­gre kalla dig sak­er som ​“rund­ningsmärke”, ​“propp” och ​“stopp­kloss”, utan du får epitet du kän­ner dig nöjd med och är stolt över.

Hur gör du?

Hur gjorde du senast för att göra dig umbärlig? Läm­na en kom­men­tar och berätta.