Undvik strukturens vanligaste fallgrop | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

12 okt.

Undvik strukturens vanligaste fallgrop


Datum: 2011-10-12 12:02

Det finns en hel del fall­gropar när det gäller struk­tur. En av de all­ra van­li­gaste som jag möter hos de som anl­i­tar mig, är att använ­da mailen” som par­al­lell att-göra-lista.

Så här kan det gå till

Du tyck­er att du har svårt att hål­la koll på allt du ska göra och du gör allt för myck­et i sista sekun­den. Du tänker att något måste förändras. 

Du bestäm­mer dig för att ha dina att-göra-uppgifter på ett enda ställe, t ex i Out­looks Uppgifter”-funktion, i Lotus Notes To do”-funktion eller i Things i din Mac. Det­ta istäl­let för att som idag ha en del i huvudet, en del på lap­par, en del i tele­fo­nen och en del i mail i mailboxen.

Du kör på ett tag, men så kom­mer en dag då det är extra myck­et att göra, så istäl­let för att ska­pa att-göra-uppgifter på basis av de mail som innebär att du ska göra något, mark­er­ar du mailet som oläst igen, även om du läst det, efter­som du ska kom­ma till­ba­ka till det, för att det var något i det som innebär att du ska göra något.

Det är OK att göra så under en inten­siv dag, men fort­sät­ter du på sam­ma sätt ock­så dag två, blir det ditt fall ner i den dju­pa gropen.

Minst två lis­tor, blir det

Kon­sekvensen blir dubbel. Dels, ska­par du en par­al­lell, informell att-göra-lista, som av naturli­ga skäl drar åt sig ditt fokus. Det är ju ändå i mailen det hän­der något.”

Dels, har du ska­p­at en av de säm­s­ta att-göra-lis­tor du kan ha. Hur då säm­s­ta”?

Jo:

  • Du har en lista där uppgifter­na inte beskriv­er vad det är du ska göra, utan de kan t ex lyda: 
    • SV: SV: Mötet näs­ta vecka”
    • Hej!”
    • Vik­tig info angående ombyggnaden”
  • För att veta vad du har att göra, behöver du öpp­na var­je mail och läsa det igen, eller dra dig till minnes vad det var du skulle göra, bara genom att läsa ärenderaden.
  • Du har en lista där det som står som en uppgift egentli­gen kan vara flera. Ett mail kan bety­da att du ska göra flera sak­er, men det ser du inte för­rän du öpp­nar det.
  • Du har en att-göra-lista som du inte själv styr över, utan där någon annan läg­ger till uppgifter hela tiden (det kom­mer nya mail, alltså).

An offer you can refuse”

Skulle du tac­ka ja om jag sade: Om du vill, kan jag ge dig några nya arbet­suppgifter var­je tim­ma, men jag kom­mer att uttryc­ka mig så lud­digt att du behöver klu­ra ut själv vad jag menar med var­je. En del av de jag ger dig ska du inte göra något med, men jag säger inte vil­ka, utan det får du lista ut själv. När du håller på med en uppgift, får du en packe till.”

Jag tror knap­past det. Men, det är vad du tackar ja till om du har mailen som att-göra-lista.

Vägen ur – gör så här

Om du inte tar dig ur gropen, blir din rik­ti­ga att-göra-lista allt mer inak­tuell. För­resten, rätt som det är blir den högst aktuell, genom att uppgifter­na där för­fall­er och du mis­sar deadline.

Så, bör­jar du spara mail i inbox­en för att du ska göra något med dem sedan, ta förs­ta tillfälle du kan och gör rik­ti­ga, väldefinier­ade att-göra-uppgifter av dem. Har du din att-göra-lista dig­i­talt i de verk­tyg jag näm­nde ovan, är det en blixtsnabb operation.

Du kom­mer att kän­na dig oberörd, även om ström­men av inkom­mande mail är strid. Du kom­mer att ha lättare att pri­or­it­era, efter­som du återi­gen har ett enda kom­plett ställe där du har över­sikt över allt du har att göra.

Fall ej i gropen!

Fler fall­gropar?

Vad tyck­er du är den störs­ta fall­gropen när det gäller struk­tur och per­son­lig effek­tivitet? Läm­na en kom­men­tar och berätta!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.