Strukturbloggen

Det finns en hel del fall­gropar när det gäller struk­tur. En av de all­ra van­li­gaste som jag möter hos de som anl­i­tar mig, är att använ­da ​“mailen” som par­al­lell att-göra-lista.

Så här kan det gå till

Du tyck­er att du har svårt att hål­la koll på allt du ska göra och du gör allt för myck­et i sista sekun­den. Du tänker att något måste förändras. 

Du bestäm­mer dig för att ha dina att-göra-uppgifter på ett enda ställe, t ex i Out­looks ​“Uppgifter”-funktion, i Lotus Notes ​“To do”-funktion eller i Things i din Mac. Det­ta istäl­let för att som idag ha en del i huvudet, en del på lap­par, en del i tele­fo­nen och en del i mail i mailboxen.

Du kör på ett tag, men så kom­mer en dag då det är extra myck­et att göra, så istäl­let för att ska­pa att-göra-uppgifter på basis av de mail som innebär att du ska göra något, mark­er­ar du mailet som oläst igen, även om du läst det, efter­som du ska kom­ma till­ba­ka till det, för att det var något i det som innebär att du ska göra något.

Det är OK att göra så under en inten­siv dag, men fort­sät­ter du på sam­ma sätt ock­så dag två, blir det ditt fall ner i den dju­pa gropen.

Minst två lis­tor, blir det

Kon­sekvensen blir dubbel. Dels, ska­par du en par­al­lell, informell att-göra-lista, som av naturli­ga skäl drar åt sig ditt fokus. ​“Det är ju ändå i mailen det hän­der något.”

Dels, har du ska­p­at en av de säm­s­ta att-göra-lis­tor du kan ha. Hur då ​“säm­s­ta”?

Jo:

• Du har en lista där uppgifter­na inte beskriv­er vad det är du ska göra, utan de kan t ex lyda: 
  • “SV: SV: Mötet näs­ta vecka”
  • “Hej!”
  • “Vik­tig info angående ombyggnaden”
• För att veta vad du har att göra, behöver du öpp­na var­je mail och läsa det igen, eller dra dig till minnes vad det var du skulle göra, bara genom att läsa ärenderaden.
• Du har en lista där det som står som en uppgift egentli­gen kan vara flera. Ett mail kan bety­da att du ska göra flera sak­er, men det ser du inte för­rän du öpp­nar det.
• Du har en att-göra-lista som du inte själv styr över, utan där någon annan läg­ger till uppgifter hela tiden (det kom­mer nya mail, alltså).

“An offer you can refuse”

Skulle du tac­ka ja om jag sade: ​“Om du vill, kan jag ge dig några nya arbet­suppgifter var­je tim­ma, men jag kom­mer att uttryc­ka mig så lud­digt att du behöver klu­ra ut själv vad jag menar med var­je. En del av de jag ger dig ska du inte göra något med, men jag säger inte vil­ka, utan det får du lista ut själv. När du håller på med en uppgift, får du en packe till.”

Jag tror knap­past det. Men, det är vad du tackar ja till om du har mailen som att-göra-lista.

Vägen ur – gör så här

Om du inte tar dig ur gropen, blir din rik­ti­ga att-göra-lista allt mer inak­tuell. För­resten, rätt som det är blir den högst aktuell, genom att uppgifter­na där för­fall­er och du mis­sar deadline.

Så, bör­jar du spara mail i inbox­en för att du ska göra något med dem sedan, ta förs­ta tillfälle du kan och gör rik­ti­ga, väldefinier­ade att-göra-uppgifter av dem. Har du din att-göra-lista dig­i­talt i de verk­tyg jag näm­nde ovan, är det en blixtsnabb operation.

Du kom­mer att kän­na dig oberörd, även om ström­men av inkom­mande mail är strid. Du kom­mer att ha lättare att pri­or­it­era, efter­som du återi­gen har ett enda kom­plett ställe där du har över­sikt över allt du har att göra.

Fall ej i gropen!

Fler fall­gropar?

Vad tyck­er du är den störs­ta fall­gropen när det gäller struk­tur och per­son­lig effek­tivitet? Läm­na en kom­men­tar och berätta!