STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

12 Oct

Undvik strukturens vanligaste fallgrop


Datum: 2011-10-12 12:02 Kommentarer: 2 st

Det finns en hel del fallgropar när det gäller struktur. En av de allra vanligaste som jag möter hos de som anlitar mig, är att använda “mailen” som parallell att-göra-lista.

Så här kan det gå till

Du tycker att du har svårt att hålla koll på allt du ska göra och du gör allt för mycket i sista sekunden. Du tänker att något måste förändras.

Du bestämmer dig för att ha dina att-göra-uppgifter på ett enda ställe, t ex i Outlooks “Uppgifter”-funktion, i Lotus Notes “To do”-funktion eller i Things i din Mac. Detta istället för att som idag ha en del i huvudet, en del på lappar, en del i telefonen och en del i mail i mailboxen.

Du kör på ett tag, men så kommer en dag då det är extra mycket att göra, så istället för att skapa att-göra-uppgifter på basis av de mail som innebär att du ska göra något, markerar du mailet som oläst igen, även om du läst det, eftersom du ska komma tillbaka till det, för att det var något i det som innebär att du ska göra något.

Det är OK att göra så under en intensiv dag, men fortsätter du på samma sätt också dag två, blir det ditt fall ner i den djupa gropen.

Minst två listor, blir det

Konsekvensen blir dubbel. Dels, skapar du en parallell, informell att-göra-lista, som av naturliga skäl drar åt sig ditt fokus. “Det är ju ändå i mailen det händer något.”

Dels, har du skapat en av de sämsta att-göra-listor du kan ha. Hur då “sämsta”?

Jo:

  • Du har en lista där uppgifterna inte beskriver vad det är du ska göra, utan de kan t ex lyda:
    • “SV: SV: Mötet nästa vecka”
    • “Hej!”
    • “Viktig info angående ombyggnaden”
  • För att veta vad du har att göra, behöver du öppna varje mail och läsa det igen, eller dra dig till minnes vad det var du skulle göra, bara genom att läsa ärenderaden.
  • Du har en lista där det som står som en uppgift egentligen kan vara flera. Ett mail kan betyda att du ska göra flera saker, men det ser du inte förrän du öppnar det.
  • Du har en att-göra-lista som du inte själv styr över, utan där någon annan lägger till uppgifter hela tiden (det kommer nya mail, alltså).

“An offer you can refuse”

Skulle du tacka ja om jag sade: “Om du vill, kan jag ge dig några nya arbetsuppgifter varje timma, men jag kommer att uttrycka mig så luddigt att du behöver klura ut själv vad jag menar med varje. En del av de jag ger dig ska du inte göra något med, men jag säger inte vilka, utan det får du lista ut själv. När du håller på med en uppgift, får du en packe till.”

Jag tror knappast det. Men, det är vad du tackar ja till om du har mailen som att-göra-lista.

Vägen ur – gör så här

Om du inte tar dig ur gropen, blir din riktiga att-göra-lista allt mer inaktuell. Förresten, rätt som det är blir den högst aktuell, genom att uppgifterna där förfaller och du missar deadline.

Så, börjar du spara mail i inboxen för att du ska göra något med dem sedan, ta första tillfälle du kan och gör riktiga, väldefinierade att-göra-uppgifter av dem. Har du din att-göra-lista digitalt i de verktyg jag nämnde ovan, är det en blixtsnabb operation.

Du kommer att känna dig oberörd, även om strömmen av inkommande mail är strid. Du kommer att ha lättare att prioritera, eftersom du återigen har ett enda komplett ställe där du har översikt över allt du har att göra.

Fall ej i gropen!

Fler fallgropar?

Vad tycker du är den största fallgropen när det gäller struktur och personlig effektivitet? Lämna en kommentar och berätta!

Kommentera

Dejtingcoachen

Dejtingcoachen skriver:

#1 - 2011-11-23, 18:49

Användbar och lättillgänglig artikel, tack!

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2011-11-24, 21:29

Tack, Dejtingcoachen! Synnerligen trevligt att höra.

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.