Strukturbloggen

Direkt från semes­tern i ham­mock­en, som jag i övrigt anser är världens bäs­ta möbel då man tänker så bra i den, får du mina tre bäs­ta struk­tur­tips.

Och några fun­deringar på det här med struk­tur i varda­gen med fokus på hanter­ing av analogt och dig­i­talt mate­r­i­al. Något som vi idag tack vare inter­net har mer till­gång till än någon gång tidi­gare i världshistorien.

Den kor­ta versionen.

Mina tre bäs­ta struk­tur­tips är:

1. Släng så myck­et som möjligt direkt efter att du har använt det.
2. Ha endast det som hjälper dig på skrivbordet.
3. Sam­la dig­i­talt mate­r­i­al så att det är lätt att hitta.

Den lån­ga versionen.

För mig är struk­tur ett hjälpmedel för att kun­na leva efter mitt mot­to såväl i arbete som på friti­den.

Mitt mot­to är: Nå län­gre, må bät­tre och ha roli­gare på vägen! Jag gillar att se till att sak­er blir gjor­da, göra skill­nad på rik­tigt och att ta det lugnt och fun­dera. Sådan är jag och har alltid var­it.

Att med­vetet för­fi­na struk­turen är något som jag lär mig mer om för var­je år som går. Vis­sa delar är lät­ta att få till att fungera i varda­gen, andra är myck­et svårare.



Att struk­tur­era upp det som ska göras, som att skri­va lis­tor i syfte att för­bere­da mig inför små och sto­ra pro­jekt, känns som självk­lara och enkla. Till och med roliga!



Andra delar, som att organ­is­era mate­r­i­al. Analogt i pär­mar och i hängmap­par och dig­i­talt mate­r­i­al i map­par, känns tvär­tom som att det blir oprak­tiskt hur jag än gör.

Egentli­gen är det inte själ­va organ­iseran­det som är svårt, det kan kän­nas helt rätt och logiskt när jag gör struk­turen. Men, när jag sedan ska hit­ta mate­ri­alet, det är då det svåra bör­jar.

I det senare fal­l­et tar då letandet efter rel­e­vant mate­r­i­al län­gre tid vilket i stres­si­ga stun­der naturligtvis är helt galet. Det är ju då sys­temet ska fungera som bäst.



Men enligt devisen att om man inte provar så vet man inte, så fort­sät­ter jag att pro­va oli­ka sys­tem. Ju enklare desto bät­tre verkar fungera bäst för mig. Nu när­mar vi oss mitt förs­ta tips.

För det är näm­li­gen så att för när­varande, efter att ha dri­vit eget före­tag sedan 2005, så har jag kom­mit fram till att jag behöver väldigt lite sparat material.



I analogt mate­r­i­al behöver jag endast en enda pärm för avtal och lik­nande vik­ti­ga doku­ment. Hyll­me­trar­na med övri­ga pär­mar är ful­la med mate­r­i­al jag aldrig kikar på. Och inte heller bland det spa­rade mate­ri­alet i den fina hurt­sen med hängmap­par häm­tar jag vare sig inspi­ra­tion eller mate­r­i­al.

Det jag nu mes­tadels använ­der är i dig­i­tal form på webben via smart­pho­nen och dator­er samt i datorn.



Där­för är mitt förs­ta struk­tur­tips följande:

1. Släng så myck­et som möjligt direkt efter att du har använt det. Oavsett om det gäller i ana­log form som pap­per, tid­ningar och annat eller dig­i­ta­la vari­anter som mail, sms och doku­ment i datorn. Ren­sa och lägg undan ett tag, märk­er du att du behöver mate­r­i­al så häm­ta det då.
   Med min­dre sparat mate­r­i­al blir det logiskt min­dre att struk­tur­era upp. Det är ock­så lättare att söka när den tota­la mäng­den är mindre.
   
   Jag har hit­tills inte sak­nat ett enda doku­ment som jag har slängt. Nu kom­mer vi till näs­ta struk­tur­tips, hur det­ta prak­tiskt kan se ut i vardagen.


2. Ha endast det som hjälper dig på skrivbordet. En dag fick jag knappt plats vid skrivbor­det. Bra att ha-högar med pap­per, kvit­ton, använ­da bil­jet­ter och komi­håg-lap­par sam­sades med lis­tor och pry­lar.
    När jag skulle skri­va tog jag lap­topen och sat­te mig i sof­fan istäl­let. Tills jag en mor­gon skulle köra upp­da­teringar på dator­erna, då valde jag att ren­sa bort allt jag inte behövde enligt mitt förs­ta tips och föl­ja mitt andra tips.
   Leva som man lär och allt sådant. Att ren­sa bort analogt mate­r­i­al är enkelt, fast dammigt, och roligt för det ger snabbt ett syn­ligt resul­tat av utfört arbete.
   
   När skrivbor­det var tomt fun­der­ade jag på vil­ka sak­er som hjälper mig i arbetet. Jag bestämde att endast dessa sak­er ska få stå uppe på skrivbor­dsy­tan. Inget, verk­li­gen inget annat.
   Till min förvån­ing så märk­te jag att den doku­mentsam­laren med tre kor­gar som jag köpte till MIKUs förs­ta kon­tor nu var helt över­flödig. Ett teck­en i tiden.
   
   Struk­tur­tips 2 gäller även i datorn, även om den resnin­gen dammar min­dre så känns skill­naden rik­tigt bra efter att ha fly­t­tat mate­r­i­al till ett gemen­samt ställe istäl­let för utspritt på flera dator­er. Och det lil­la spraket när man töm­mer den dig­i­ta­la pap­per­sko­r­gen är icke att förakta.
   
   Jag använ­der lagringstjän­sten Drop­Box så jag sparar inga doku­ment lokalt på någon dator utan sam­lar det jag vill spara i Drop­Box. På skrivbor­det har jag endast map­par med tips och det jag job­bar med för tillfäl­let. Vilket för oss till mitt tred­je strukturtips.


3. Sam­la dig­i­talt mate­r­i­al så att det är lätt att hitta. Till sajter jag skriv­er i, föreläs­ningar och av eget intresse behöver jag intres­sant och rel­e­vant mate­r­i­al. Vilket jag ofta sam­lar in löpande istäl­let för att sät­ta igång med en insam­ling när det är dags för ett upp­drag.
   Jag har kom­mit på ett sätt att struk­tur­era det dig­i­ta­la mate­ri­alet som gör det lätt att hit­ta när jag sedan behöver få till­gång till det.

Såhär gör jag:

• Gör en ny mapp i datorn med ett pas­sande namn ex: webbstrategi.
• Öpp­nar ett enkelt doku­ment, döper det till map­pens namn och sparar det i map­pen. I doku­mentet sparar jag idéer, länkar till filmer, blog­gar och artik­lar och annat som jag sam­lar in till just det­ta tema.
• När jag hit­tar mate­r­i­al jag vill spara, så mailar jag insam­lat mate­r­i­al till mig själv med map­pens namn i ämnesraden.
• Vid datorn så fly­t­tar jag över mate­ri­alet från inko­r­gen till map­pen. Mate­ri­alet är lätt att hit­ta genom att söka på map­pens namn i inko­r­gen. När jag har fly­t­tat mate­ri­alet rader­ar jag mailen.

Map­pen och doku­mentet är själ­va plat­sen för att spara mate­ri­alet. Sedan är det bara att sam­la in mate­r­i­al, vilket jag ofta gör via min smart­phone.

När jag hit­tar en artikel som är intres­sant så mailar jag den till mig själv med map­pens namn i ämnes­raden. Likaså när jag fotografer­ar eller skär­m­dumpar bilder som jag tänker kan pas­sa, som innehåll eller inspi­ra­tion, då mailar jag dem. När jag använ­der datorn läg­ger jag mate­ri­alet direkt i mappen.

• Map­pen plac­er­ar jag i Drop­Box, som är webbtjän­sten för att lagra mate­r­i­al. Genom Drop­Box har jag hela tiden till­gång till map­pen från oli­ka dator­er och från smartphonen.

Nu kanske du tänker, var­för inte läg­ga mate­ri­alet direkt i Drop­Box via smart­pho­nen? Jo, att häm­ta mate­ri­alet i inko­r­gen ger mig en extra möj­lighet att kol­la genom om jag verk­li­gen vill spara det jag har skick­at till mig.



Så här gör jag, som nu hop­pas att mina tips och tankar inspir­erar dig som läs­er Struk­tur­bloggen.

Trevlig fort­satt sommar!

Maria Gustafs­son är en av våra som­mar­blog­gare den­na som­mar. Se hela lis­tan här. Hon är beteen­de­vetare med spe­cialis­er­ing inom kom­mu­nika­tion på MIKU . Hon arbe­tar även med kom­mu­nika­tion mel­lan män­niskor på plats och på inter­net. Maria är ini­ti­ta­tiv­ta­gare och pro­jek­tledare till knytkon­fer­ensen om kom­mu­nika­tion på inter­net, Web­Coast, hon dri­ver Social Media Club Göte­borg och hon är skribent på Lil­la Gum­man. Twit­tra gär­na med Maria på @mikumaria.