Ta kontroll över allt inkommande | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

01 juni

Ta kontroll över allt inkommande


Datum: 2010-06-01 10:58

Ett av de kaos mån­ga utav oss då och då upplever i varda­gen hand­lar om att vi överös­es av en strid ström av propåer, infor­ma­tion och med­de­landen mer eller min­dre okon­troller­at genom allt­för mån­ga oli­ka kanaler. Det är som att vi expon­eras för ett knippe pipelines som lev­er­erar bidrag till vår vardagsplanering. ??

För att vi inte ska drunk­na i pap­per­shö­gar, en mas­sa oläs­ta mail och att-göra-lap­par, behöver vi snabbt behand­la vad­helst som kom­mer in och fort avgöra vad det bety­der för oss och ännu hellre vad det innebär att vi ska göra.

Kanaler­na det hand­lar om

Jag upplever att antalet möjli­ga kanaler vi är expon­er­ade för, ökar och ökar. För att tala klar­text, kan kanaler­na t ex vara de uppenbara:

  • E‑post
  • Mobil­tele­fo­nen
  • Fas­ta telefonen
  • Mobilsvaret
  • Röst­brevlå­dan (på den fas­ta telefonen)
  • SMS
  • Post
  • Instant Mes­sag­ing (Win­dows Live Mes­sen­ger t ex)

Men, det finns ock­så mån­ga andra vägar som man kanske inte spon­tant tänker på som kanaler, men de lev­er­erar alla infor­ma­tion och stoff till att-göra-uppgifter:

  • Skrivbor­det där kol­le­gor läg­ger lap­par till dig
  • Mis­sade sam­tal på mobilen (Ett mis­sat sam­tal bety­der Någon fick inte tag i dig.” Du behöver bestäm­ma om du ska ringa upp eller låta bli.)
  • Möten (Vem gör vad och när som näs­ta steg?)
  • Kol­le­gor som stop­par dig i kor­ri­doren (… och frå­gar dig något eller ber dig om något.)
  • Huvudet, där sak­er pop­par upp när du minst anar det
  • Per­son­er du springer på eller träf­far på min­gel (“En lunch? Abso­lut, jag tar den bollen!”)
  • Nyhet­släsare (RSS), där du föl­jer blog­gar et c (Du läs­er något som rör en poten­tiell kund. Sät­ter det igång en säljprocess eller inte?)
  • Ären­de­hanter­ingssys­tem
  • Att-göra-uppgifter från pro­jek­t­platser till­hörande pro­jekt du är engager­ad i
  • Intranät med före­tagsin­ter­na nyheter
  • Diskus­sion­s­grup­per du bevakar
  • Face­book, LinkedIn, Twit­ter och andra sociala nätverk

Du ser, vi är redan uppe i 20 oli­ka kanaler, och det­ta var ändå gan­s­ka van­li­ga vägar vi får ny infor­ma­tion genom.

Prob­le­men det­ta medför

Prob­le­men med att ha mån­ga inkom­mande kanaler är flera.

  • Ju fler du har, desto svårare är det att hin­na med att vit­t­ja alla.
  • Ju fler du har, desto lättare är det att någon kanal glöms bort och det som kom­mit in” blir ohanterat.
  • Ju fler du har, desto mer split­tras din tid upp (efter­som du blir avbruten oftare, från fler håll), du får svårt att fokusera på en sak en län­gre stund och du tap­par trå­den om och om igen.

Det du kan göra

Kän­ner du igen dig i det här, strä­va efter att ha färre inkom­mande kanaler och bestäm dig för hur, när och var du tar beslut om det mate­r­i­al som kom­mer in via var­je kanal.

  1. På ett blankt blad och med en pen­na du njuter av, skriv upp alla inkom­mande kanaler du har idag. ??Det­ta innebär alla de vägar det kom­mer in fysiska sak­er, infor­ma­tion som blir till att- göra-uppgifter, bra-att-ha-mate­r­i­al, sto­ra eller små pro­jekt, goda idéer, sån’t du behöver en viss dag, skräp och sådant du vän­tar på från andra.
  2. Fun­dera på om du kan göra dig av med någon eller några kanaler.
  3. För var­je kanal, bestäm dig för en strate­gi för hur och när du vit­t­jar och när du håller kanalen öppen eller stängd, så du tar kon­trollen över när du blir expon­er­ad för vilket inflöde. ??Allt­så, när har du mobilen på och av? Hur ofta kol­lar du mail? När och var går du igenom dina vokala min­nesan­teck­ningar från dik­ta­fo­nen och gör något av dem? 
  4. Tänk igenom och se till att det är lätt att läg­ga till sak­er till din att-göra-lista när du vit­t­jar eller har kanalen öppen och att du har ett genomtänkt sätt att inter­rims-lagra” bra-att-ha-mate­r­i­al, om det är så att du vit­t­jar någon annanstans än på ditt kon­tor, där du har direkt till­gång till ditt bra-att-ha-mate­ri­al­sys­tem (pärmup­p­sät­tning, hängmapp­skåp el dyl). ??Se till att att-göra-lis­tan är i ett sådant medi­um att den är lät­till­gäng­lig, porta­bel, lättsorter­ad och lät­tredi­g­er­ad. Annars kan du inte släp­pa och göra dig av med det där mobilsvarsmed­de­landet för­rän du kom­mit till din att-göra-lista, star­tat upp den, log­gat in, bläd­drat fram till rätt plats och knap­pat in det du har att göra. ??Ha alltid med dig en sorteras in”-mapp i väskan när du är utan­för kon­toret och lägg där pap­per du bestämt dig för är bra-att-ha-material.På en post-it-lapp eller direkt på doku­mentet, skriv var det ska sorteras in. När du är till­ba­ka till kon­toret, töm map­pen och sortera direkt in mate­ri­alet (vilket är lätt, efter­som du redan bestämt vart det ska).

Vad går du och tänker på?

Vilken frågeställ­ning inom struk­tur­om­rådet fun­der­ar du mest över? Vad skulle du helst vil­ja lösa när det gäller din egen struk­tur? Som du förstår är god struk­tur och hur man fören­klar varda­gen ett av mina sto­ra intressen, både pri­vat och i min struk­törsroll. Jag hop­pas kun­na ta upp din frå­ga i ett kom­mande blog­gin­lägg, så välkom­men att läm­na en kom­men­tar nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.