STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

01 Jun

Ta kontroll över allt inkommande


Datum: 2010-06-01 10:58 Kommentarer: 0 st

Ett av de kaos många utav oss då och då upplever i vardagen handlar om att vi överöses av en strid ström av propåer, information och meddelanden mer eller mindre okontrollerat genom alltför många olika kanaler. Det är som att vi exponeras för ett knippe pipelines som levererar bidrag till vår vardagsplanering. ??

För att vi inte ska drunkna i pappershögar, en massa olästa mail och att-göra-lappar, behöver vi snabbt behandla vadhelst som kommer in och fort avgöra vad det betyder för oss och ännu hellre vad det innebär att vi ska göra.

Kanalerna det handlar om

Jag upplever att antalet möjliga kanaler vi är exponerade för, ökar och ökar. För att tala klartext, kan kanalerna t ex vara de uppenbara:

  • E-post
  • Mobiltelefonen
  • Fasta telefonen
  • Mobilsvaret
  • Röstbrevlådan (på den fasta telefonen)
  • SMS
  • Post
  • Instant Messaging (Windows Live Messenger t ex)

Men, det finns också många andra vägar som man kanske inte spontant tänker på som kanaler, men de levererar alla information och stoff till att-göra-uppgifter:

  • Skrivbordet där kollegor lägger lappar till dig
  • Missade samtal på mobilen (Ett missat samtal betyder “Någon fick inte tag i dig.” Du behöver bestämma om du ska ringa upp eller låta bli.)
  • Möten (Vem gör vad och när som nästa steg?)
  • Kollegor som stoppar dig i korridoren (... och frågar dig något eller ber dig om något.)
  • Huvudet, där saker poppar upp när du minst anar det
  • Personer du springer på eller träffar på mingel (“En lunch? Absolut, jag tar den bollen!”)
  • Nyhetsläsare (RSS), där du följer bloggar et c (Du läser något som rör en potentiell kund. Sätter det igång en säljprocess eller inte?)
  • Ärendehanteringssystem
  • Att-göra-uppgifter från projektplatser tillhörande projekt du är engagerad i
  • Intranät med företagsinterna nyheter
  • Diskussionsgrupper du bevakar
  • Facebook, LinkedIn, Twitter och andra sociala nätverk

Du ser, vi är redan uppe i 20 olika kanaler, och detta var ändå ganska vanliga vägar vi får ny information genom.

Problemen detta medför

Problemen med att ha många inkommande kanaler är flera.

  • Ju fler du har, desto svårare är det att hinna med att vittja alla.
  • Ju fler du har, desto lättare är det att någon kanal glöms bort och det som “kommit in” blir ohanterat.
  • Ju fler du har, desto mer splittras din tid upp (eftersom du blir avbruten oftare, från fler håll), du får svårt att fokusera på en sak en längre stund och du tappar tråden om och om igen.

Det du kan göra

Känner du igen dig i det här, sträva efter att ha färre inkommande kanaler och bestäm dig för hur, när och var du tar beslut om det material som kommer in via varje kanal.

  1. På ett blankt blad och med en penna du njuter av, skriv upp alla inkommande kanaler du har idag. ??Detta innebär alla de vägar det kommer in fysiska saker, information som blir till att- göra-uppgifter, bra-att-ha-material, stora eller små projekt, goda idéer, sån’t du behöver en viss dag, skräp och sådant du väntar på från andra.
  2. Fundera på om du kan göra dig av med någon eller några kanaler.
  3. För varje kanal, bestäm dig för en strategi för hur och när du vittjar och när du håller kanalen öppen eller stängd, så du tar kontrollen över när du blir exponerad för vilket inflöde. ??Alltså, när har du mobilen på och av? Hur ofta kollar du mail? När och var går du igenom dina vokala minnesanteckningar från diktafonen och gör något av dem?
  4. Tänk igenom och se till att det är lätt att lägga till saker till din att-göra-lista när du vittjar eller har kanalen öppen och att du har ett genomtänkt sätt att “interrims-lagra” bra-att-ha-material, om det är så att du vittjar någon annanstans än på ditt kontor, där du har direkt tillgång till ditt bra-att-ha-materialsystem (pärmuppsättning, hängmappskåp el dyl). ??Se till att att-göra-listan är i ett sådant medium att den är lättillgänglig, portabel, lättsorterad och lättredigerad. Annars kan du inte släppa och göra dig av med det där mobilsvarsmeddelandet förrän du kommit till din att-göra-lista, startat upp den, loggat in, bläddrat fram till rätt plats och knappat in det du har att göra. ??Ha alltid med dig en “sorteras in”-mapp i väskan när du är utanför kontoret och lägg där papper du bestämt dig för är bra-att-ha-material.På en post-it-lapp eller direkt på dokumentet, skriv var det ska sorteras in. När du är tillbaka till kontoret, töm mappen och sortera direkt in materialet (vilket är lätt, eftersom du redan bestämt vart det ska).

Vad går du och tänker på?

Vilken frågeställning inom strukturområdet funderar du mest över? Vad skulle du helst vilja lösa när det gäller din egen struktur? Som du förstår är god struktur och hur man förenklar vardagen ett av mina stora intressen, både privat och i min struktörsroll. Jag hoppas kunna ta upp din fråga i ett kommande blogginlägg, så välkommen att lämna en kommentar nedan.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.