Strukturbloggen

Ett av de kaos mån­ga utav oss då och då upplever i varda­gen hand­lar om att vi överös­es av en strid ström av propåer, infor­ma­tion och med­de­landen mer eller min­dre okon­troller­at genom allt­för mån­ga oli­ka kanaler. Det är som att vi expon­eras för ett knippe pipelines som lev­er­erar bidrag till vår vardagsplanering. ??

För att vi inte ska drunk­na i pap­per­shö­gar, en mas­sa oläs­ta mail och att-göra-lap­par, behöver vi snabbt behand­la vad­helst som kom­mer in och fort avgöra vad det bety­der för oss och ännu hellre vad det innebär att vi ska göra.

Kanaler­na det hand­lar om

Jag upplever att antalet möjli­ga kanaler vi är expon­er­ade för, ökar och ökar. För att tala klar­text, kan kanaler­na t ex vara de uppenbara:

• E‑post
• Mobil­tele­fo­nen
• Fas­ta telefonen
• Mobilsvaret
• Röst­brevlå­dan (på den fas­ta telefonen)
• SMS
• Post
• Instant Mes­sag­ing (Win­dows Live Mes­sen­ger t ex)

Men, det finns ock­så mån­ga andra vägar som man kanske inte spon­tant tänker på som kanaler, men de lev­er­erar alla infor­ma­tion och stoff till att-göra-uppgifter:

• Skrivbor­det där kol­le­gor läg­ger lap­par till dig
• Mis­sade sam­tal på mobilen (Ett mis­sat sam­tal bety­der ​“Någon fick inte tag i dig.” Du behöver bestäm­ma om du ska ringa upp eller låta bli.)
• Möten (Vem gör vad och när som näs­ta steg?)
• Kol­le­gor som stop­par dig i kor­ri­doren (… och frå­gar dig något eller ber dig om något.)
• Huvudet, där sak­er pop­par upp när du minst anar det
• Per­son­er du springer på eller träf­far på min­gel (“En lunch? Abso­lut, jag tar den bollen!”)
• Nyhet­släsare (RSS), där du föl­jer blog­gar et c (Du läs­er något som rör en poten­tiell kund. Sät­ter det igång en säljprocess eller inte?)
• Ären­de­hanter­ingssys­tem
• Att-göra-uppgifter från pro­jek­t­platser till­hörande pro­jekt du är engager­ad i
• Intranät med före­tagsin­ter­na nyheter
• Diskus­sion­s­grup­per du bevakar
• Face­book, LinkedIn, Twit­ter och andra sociala nätverk

Du ser, vi är redan uppe i 20 oli­ka kanaler, och det­ta var ändå gan­s­ka van­li­ga vägar vi får ny infor­ma­tion genom.

Prob­le­men det­ta medför

Prob­le­men med att ha mån­ga inkom­mande kanaler är flera.

• Ju fler du har, desto svårare är det att hin­na med att vit­t­ja alla.
• Ju fler du har, desto lättare är det att någon kanal glöms bort och det som ​“kom­mit in” blir ohanterat.
• Ju fler du har, desto mer split­tras din tid upp (efter­som du blir avbruten oftare, från fler håll), du får svårt att fokusera på en sak en län­gre stund och du tap­par trå­den om och om igen.

Det du kan göra

Kän­ner du igen dig i det här, strä­va efter att ha färre inkom­mande kanaler och bestäm dig för hur, när och var du tar beslut om det mate­r­i­al som kom­mer in via var­je kanal.

1. På ett blankt blad och med en pen­na du njuter av, skriv upp alla inkom­mande kanaler du har idag. ??Det­ta innebär alla de vägar det kom­mer in fysiska sak­er, infor­ma­tion som blir till att- göra-uppgifter, bra-att-ha-mate­r­i­al, sto­ra eller små pro­jekt, goda idéer, sån’t du behöver en viss dag, skräp och sådant du vän­tar på från andra.
2. Fun­dera på om du kan göra dig av med någon eller några kanaler.
3. För var­je kanal, bestäm dig för en strate­gi för hur och när du vit­t­jar och när du håller kanalen öppen eller stängd, så du tar kon­trollen över när du blir expon­er­ad för vilket inflöde. ??Allt­så, när har du mobilen på och av? Hur ofta kol­lar du mail? När och var går du igenom dina vokala min­nesan­teck­ningar från dik­ta­fo­nen och gör något av dem? 
4. Tänk igenom och se till att det är lätt att läg­ga till sak­er till din att-göra-lista när du vit­t­jar eller har kanalen öppen och att du har ett genomtänkt sätt att ​“inter­rims-lagra” bra-att-ha-mate­r­i­al, om det är så att du vit­t­jar någon annanstans än på ditt kon­tor, där du har direkt till­gång till ditt bra-att-ha-mate­ri­al­sys­tem (pärmup­p­sät­tning, hängmapp­skåp el dyl). ??Se till att att-göra-lis­tan är i ett sådant medi­um att den är lät­till­gäng­lig, porta­bel, lättsorter­ad och lät­tredi­g­er­ad. Annars kan du inte släp­pa och göra dig av med det där mobilsvarsmed­de­landet för­rän du kom­mit till din att-göra-lista, star­tat upp den, log­gat in, bläd­drat fram till rätt plats och knap­pat in det du har att göra. ??Ha alltid med dig en ​“sorteras in”-mapp i väskan när du är utan­för kon­toret och lägg där pap­per du bestämt dig för är bra-att-ha-material.På en post-it-lapp eller direkt på doku­mentet, skriv var det ska sorteras in. När du är till­ba­ka till kon­toret, töm map­pen och sortera direkt in mate­ri­alet (vilket är lätt, efter­som du redan bestämt vart det ska).

Vad går du och tänker på?

Vilken frågeställ­ning inom struk­tur­om­rådet fun­der­ar du mest över? Vad skulle du helst vil­ja lösa när det gäller din egen struk­tur? Som du förstår är god struk­tur och hur man fören­klar varda­gen ett av mina sto­ra intressen, både pri­vat och i min struk­törsroll. Jag hop­pas kun­na ta upp din frå­ga i ett kom­mande blog­gin­lägg, så välkom­men att läm­na en kom­men­tar nedan.