Strukturbloggen

Under hösten har alla 30 medar­betare vid NBV Mitt gått min online-kurs ​“Skaf­fa super­struk­tur” till­sam­mans — det vill säga var och en för sig, men sam­tidigt. Man kan ock­så säga att de har gått den till­sam­mans med mig, i det att jag dels svarat på delt­a­gar­nas frå­gor löpande under kursen, dels träf­fat hela grup­pen i ett halv­tim­melångt dis­tans­möte i Zoom vid tre tillfällen — vid kursens start, halvvägs igenom och vid kursens slut.

Efter att kursen hade avs­lu­tats var jag såk­lart nyfiken på att höra hur den hade fal­lit ut, så jag frå­gade min upp­drags­gi­vare, dis­trik­tschef Irja Con­va­l­ius.

Irja, var­för valde ni att gå den här online-kursen och vad var tanken bakom att göra det till­sam­mans på det­ta sätt?

“Vi fån­gade upp ett behov via vår medar­betarenkät av att reducera/​hantera stress men även att före­byg­ga stress. Det­ta med att ska­pa struk­tur fram­förallt i sin admin­is­tra­ti­va vardag pas­sade vår verk­samhet som byg­ger på mån­ga exter­na kon­tak­ter, både via mail och tele­fon samt bokade fysiska möten.

Genom att vi fått lära oss att organ­is­era, prioritera/​fokusera och automa­tis­era vårt arbete har det ska­p­ats en känsla av hanter­barhet som både är stressre­duc­erande och stress­före­byg­gande. Genom att vi alla i avdel­nin­gen har genomgått pré­cis sam­ma utbild­ning har vi även ska­p­at ett gemen­samt språk att förhål­la oss till vilket var­it till stor nyt­ta.“

Vad gjorde det för skill­nad att ha dessa tre Zoom-möten med mig, inled­ningsvis, halvvägs och avslutningsvis?

“Förde­len med det upplägget vi efter­frå­gade att få flera uppföl­jande zoom-möten har var­it att medar­betare har haft flera dead­lines och på så sätt kun­nat bry­ta ner uppgifter­na i överblick­bara delar att genom­föra. Det har även var­it bra att få syn på att det är flera som sit­ter med sam­ma frå­gor och även oli­ka lös­ningar eller förslag på orig­inel­la sätt att arbe­ta på. Vis­sa idéer har befruk­tats i rum­met och fått syn­ergi­ef­fekt.

Ditt sätt att förhål­la dig till kursen och förmed­la att det är ett smörgås­bord och att det är vik­tigt att man imple­menter­ar det som pas­sar ens egna uni­ka sit­u­a­tion för att sedan återkom­ma och ta näs­ta steg för att fort­sät­ta utveck­las har var­it super­bra! Det har inte bliv­it en extra belast­ning i form av ​‘ännu en kurs att ta sig igenom’.”

Vad kan du redan nu se att ert arbete med struk­turen har haft för effekt?

“Det vi ser att kursen har gett så här långt är som tidi­gare näm­nts att det finns ett gemen­samt språk att förhål­la sig till och att det i sig gener­erar i ​”påmin­nelse effek­ter” till varan­dra. Efter­som vår ingång var kop­plad till stress hade det var­it önskvärt om vi hade mätt de självup­plev­da stress­nivåer­na gen­te­mot den admin­is­tra­ti­va delen i arbetet innan ingån­gen av kursen för att kun­na mäta och utvärdera efteråt.

De effek­ter vi har sett är exem­pel på medar­betare som har ​”drag­it ihop” sina uppgifter till sam­lade doku­ment som 2Do-list eller att göra oli­ka map­par i mailen för att fak­tiskt kun­na nå en tom inko­rg. Det har defin­i­tivt förän­drat ​”tän­ket” hos medar­betare att utmana sig själ­va vad det gäller struk­tur, att det är ett stöd och att det inte innebär att det är tråkigt. Att det går att vara både en kreativ per­son (de fles­ta arbe­tar som verk­samhet­sutveck­lare) och ha en kreativ miljö utan rörighet. Det har spillt över i att en del stä­dar hela sitt kon­tor och bör­jar kat­e­goris­era andra sak­er i sin omgivn­ing utöver det som sker digitalt.”

Hur kom­mer ni att job­ba vidare med de här strukturfrågorna?

“Vi kom­mer under näs­ta år föl­ja upp det vi lärt oss och ta reda på var medar­be­tar­na befinner sig gäl­lande det­ta för att fort­sät­ta påmin­na om att det är en utveck­lingsre­sa. Vi förstår att det­ta hand­lar om beteende förän­dringar och att sådant kan ta tid och behöver upprepas för att befäs­tas. Vi behöver verk­li­gen använ­da det vi lärt oss för att få behål­la det.”

Tusen tack!

Vill du att jag ord­nar ett likadant kur­sup­plägg med online-kursen ​“Skaf­fa super­struk­tur” för dig och dina medar­betare, hör av dig till mig, så sät­ter jag sam­man ett förslag.