Strukturbloggen

När jag för ett tag sedan lät ett av dessa blog­gin­lägg hand­la om att ren­sa bland fil­er där vi är när vi ändå är där och bad om läsares tips om hur de gör för att hål­la nere antalet dig­i­ta­la doku­ment, var det flera som hörde av sig. En av dem var Jonas, som belyste det van­li­ga fenomenet att vi tror oss veta att ett doku­ment eller ett mejl är inak­tuellt och kan slän­gas, men vi är inte helt säkra, så vi låter det lig­ga kvar ändå. Så länge.

Kvar, men endast för en tid
Visst vore det fint om vi kunde göra oss av med något med lät­thet och ändå ha det kvar för säk­er­hets skull — men bara för ett tag? Då skulle vi för­mod­li­gen göra oss av med mer, efter­som vi har möj­lighet att ångra oss under en tid. Sam­tidigt blir vi fak­tiskt av med sådant som inte län­gre är aktuellt. Det vi annars sparar ​“så länge” blir som bekant lätt kvar i en evighet.

Lätt slängt när det är dags
Jonas berät­tade att om han har ett doku­ment eller ett mejl som har ett tydligt bäst-före-datum, flag­gar han det för att kas­tas först efter det­ta datum. Rent konkret har han en ​“Sparas ett tag”-mapp i mejl­box­en, med tolv under­map­par som rep­re­sen­ter­ar årets månad­er. Mejlet som han vill ha kvar till mars månad läg­ger han i mars-map­pen. När det blir mars, slänger han hela map­pen — i trygg förviss­ning om att han för länge sedan nog­grant bedömt att det som lig­ger i den nu är inak­tuellt och att betrak­ta som skräp. Mejlet är i prin­cip slängt under månader­na fram till mars, men han kan lätt leta fram det om han ändå skulle behö­va det.

Visst är det ett utmärkt sätt att äta kakan och ändå behål­la den — för ett tag?

Gör så här
Kän­ner igen dig i att du då och då tvekar på om du kan slän­ga något som för­mod­li­gen är skräp, men som du kanske ändå skulle behö­va? Hit­ta då på ditt eget sätt att inter­imspara doku­ment och mejl.

Kanske gör du som Jonas och ska­par månadsmap­par i mejl­box­en eller bland dina andra doku­ment. Alter­na­tivt använ­der du flag­gor, kat­e­gori­er, etiket­ter eller något annat sätt att ange när något med gott samvete kan slängas.

För mig är det­ta en utmärkt sak att använ­da tag-funk­tio­nen i mitt fil­sys­tem (OS X) till. Jag har nu 12 oli­ka månadstag:ar som jag väl­jer mel­lan när jag vill ange att en viss fil kan slän­gas efter ett tag. Den förs­ta månda­gen var­je månad pre­sen­ter­ar det förnäm­li­ga fil­fixarpro­gram­met Hazel för mig de fil­er och doku­ment som kan slän­gas den här månaden. Jag ser fram emot att bli av med mas­sor av sådant som bara legat kvar i onödan.

Lätt ren­sat ock­så efter ett tag
Om du ska­par din egen vari­ant på den här sortens inter­imsparande, kom­mer mejl- och doku­ment­mängdtil­lväx­ten inte att bli så stor som tidi­gare. Du kom­mer lätt att få undan sådant som är inak­tuellt, även om det inte var det först. ​“Så länge” har med ens en deadline.

Hur gör du?
Vad har du för knep för att slän­ga sådant som är inak­tuellt, fastän du behöver ha det kvar för ett tag? Dela gär­na med dig i en kommentar.