Strukturbloggen

Det blir så lätt mer av allt­ing över­allt — dig­i­ta­la doku­ment, till exem­pel. Vi sparar undan och sparar undan, ska­par nya och läg­ger dit. Där vi sparar ham­nar allt fler fil­er — nya och gam­la, tem­porärt prak­tiska och långsik­tigt avgörande.

Även om vi oftast sök­er fram de doku­ment vi behöver (och därmed säl­lan är inne i map­par­na eller på plat­ser­na och tit­tar omkring), hän­der det att vi stan­nar upp och frå­gar oss vilken av de sju näs­tan likadant nam­n­giv­na fil­er­na i sökre­sul­tatet eller i map­pen som är den rät­ta filen vi vill åt. Vi tvekar, gis­sar och öpp­nar en av dem. Nej, det var inte den vi var ute efter. Kanske var det den bred­vid? Ja, just det, det var rätt.

En hastig inbromsning
Vi hin­dras i vår fram­fart och även om vi såk­lart inte måste ha full fart hela tiden hela dagen, är det smått frus­trerande att behö­va stan­na upp oön­skat. Åtmin­stone jag tar hellre en paus när jag vill det än när jag plöt­sligt tvin­gas till det.

Lite och ofta istäl­let för myck­et och aldrig
Det är gott att strä­va efter att göra sig av med de inak­tuel­la fil­er­na så att de vi letar bland i större utsträck­n­ing är de aktuel­la, efter­som det då torde gå fort­are att hit­ta rätt. Men, hur ofta avsät­ter vi tid till att ren­sa bort gam­malt? När blir fil­städ­nin­gen någon­sin den högst pri­or­it­er­ade uppgiften? För­mod­li­gen när det bara inte går län­gre, när fil-oredan är så graverande att den läg­ger rik­tig häm­sko på våra möj­ligheter att nå de mål vi ans­varar för. Jag gis­sar att först då är uppgiften ​“Ren­sa gam­la fil­er” såväl vik­tig som brådskande.

Då är det så dags. Fram till dess, när det inte var så illa men ändå allt annat än enkelt, har vi lid­it och fru­s­tat över vilken ansträn­gande hin­der­löp­n­ing det inneb­u­rit att hop­pa över fel fil efter fel fil för att till sist lan­da på den vi verk­li­gen var ute efter.

Men, om vi snab­b­gall­rar helt kort där vi ändå är när vi ska ​“ploc­ka upp” ett doku­ment, blir det ett uns mer ren­sat utan att vi behöver ansträn­ga oss nämnvärt.

Gör så här
Vill du lite raskare än tidi­gare hit­ta den fil du behöver i fort­sät­tnin­gen, gör så här:

1. Bestäm dig för den när­maste veck­an för att ren­sa snabbt där och när du letar efter ett doku­ment. Allt­så, när du är ​“inne” i en mapp på din egen dator, på en gemen­sam filserv­er, på OneDrive, på Drop­box, i Google Dri­ve eller något helt annat ställe — innan du läm­nar map­pen när du har hit­tat rätt doku­ment, ta en kort titt om det är någon (om bara en enda) annan fil som lig­ger där som du kan ta bort. När du först fick den, trodde du kanske att du skulle ha nyt­ta av den och där­för spa­rade du den. Men när nu tiden gått och du fått mer kött på benen, vet du att den är allde­les oväsentlig.


2. Ta så bort dokumentet.


3. Ta en snabb titt till. Kanske hit­tar du ännu en att göra dig av med?


4. När det återi­gen är ny vec­ka, fun­dera en min­ut på hur det­ta funger­ade för dig. Gav det mers­mak, anam­ma mikroren­sandet som en vana.

Lättare hit­tat och oer­hört myck­et skönare
Om du ren­sar helt kort och lätt där du ändå är och letar efter något, får du suc­ces­sivt allt färre oväsentli­ga doku­ment att leta bland. Du stä­dar förvis­so inte bland allt du har sparat, men du gör det där du oftast är inne och ​“tit­tar” om dagar­na. Även om ansträngnin­gen är liten, blir den upplev­da effek­ten där­för högst påtaglig. På det­ta sätt behöver du inte heller avsät­ta någon extra tid till gall­rin­gen. Och, om du är som jag, kom­mer du ofta att få kän­na den befriande känsla det skänker att bli av med åtmin­stone något. Nog är det en poäng i sig.

Hur gör du?
Hur gör du för att enkelt ren­sa undan så att inak­tuel­la doku­ment inte ​“lig­ger i vägen” för de aktuel­la du vill åt? Kom­mentera och berätta.