Slipp skriva vad du har att göra | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

04 aug.

Slipp skriva vad du har att göra


Datum: 2015-08-04 11:50

En del av det vi gör i arbetet är helt uni­ka uppgifter. Vi gör dem för förs­ta gån­gen, vi bry­ter ny mark, vi innover­ar, vi utveck­lar nytt. Och, alla jag stött på hit­tills har ock­så en hop­er sak­er de gjort förut, ska göra nu och kom­mer att göra igen.

Är det ensta­ka att göra-uppgifter läg­ger vi in dem som återkom­mande i vårt att göra- listverk­tyg, men hur fören­kla om det är större uppgifter (som består av flera min­dre att göra-
uppgifter över län­gre tid än en arbets­dag), pro­jek­t­lik­nande ären­den eller en process att köra igenom då och då?

Efter­som vi vill läg­ga så lite tid som möjligt på att admin­istr­era vår struk­tur och så myck­et som möjligt av vår tid till att få sak­er gjort, hur kan vi slip­pa skri­va att göra-uppgifter på allt som ska göras i dessa process­er och sam­tidigt slip­pa ha det i huvudet?

Vad talar jag om, egentligen?
För mig kan det hand­la om ett föreläs­ning­sup­p­drag jag ska hål­la. Ett dylikt upp­drag består till exem­pel av tolv att göra-uppgifter utsprid­da över två månaders tid. För en av mina kun­der är det den halvårsvist återkom­mande per­son­alkon­fer­ensen hon är ans­varig för att plan­era var­je gång. För någon annan är det upp­da­ter­ing då och då av något som är publicerat.

Gör så här
Naturligtvis kan vi åter­an­vän­da och göra mal­lar ock­så av dessa sto­ra uppgifter. Här kom­mer fyra sätt att göra det på.

  • Om du skriv­er dina att göra-uppgifter på pap­per, kan du göra en check­lis­temall med alla att göra-uppgifter som processen består av, skri­va ut den på pap­per och sät­ta ihop det med det/​de pap­per som är din ordi­nar­ie att göra-lista.

  • Har du att göra-uppgifter­na dig­i­talt, ser jag tre oli­ka möjligheter:
    • Gör en dig­i­tal check­lis­temall och mark­era-kopiera-klis­tra in alla uppgifter­na var och en in i ditt dig­i­ta­la att göra-listverk­tyg. Då slip­per du åtmin­stone for­mulera uppgifter­na om och om igen.

    • Eller, gör en check­lis­temall i ett kalkyl­blad över alla att göra-uppgifter som ingår i den sto­ra uppgiften och importera sedan kalkyl­bladet i ditt att göra-listverk­tyg så att göra-uppgifter­na ska­pas där, med de inställ­ningar, kat­e­goris­eringar och tag:ningar du önskar.

    • En del att göra-listverk­tyg, fast de är täm­li­gen få, har pro­jek­t­mal­lar du kan läg­ga upp (med alla att göra-uppgifter i pro­jek­tet) och aktivera när det är dags för en ny instans av projektet.

Själv har jag mina process­mal­l­ar i kalkyl­blad­spro­gram­met Num­bers (för Mac) och jag importer­ar dem i att göra-listverk­tyget Things genom att köra ett Apple Script. Pré­cis det går ock­så att göra i Excel för import in i Out­looks Uppgifter-funktion.

Min­dre admin­istrerande ger mer görande
Nyt­t­jar du uppgift­mal­lar för dina återkom­mande process­er, läg­ger du min­dre tid på att skri­va att-göra-uppgifter, vilket ger dig mer tid till att göra uppgifterna.

Du kan dessu­tom vara säkrare på att du får med allt som ska göras i processen. Var­je gång.

För­fi­nar du processen och ändrar eller läg­ger till ett steg, kom­mer du med automatik ihåg det nya arbetssät­tet och du får snab­bare skör­da det goda resul­tatet av förbättringen.

Hur gör du?
Hur gör du för att min­imera själ­va tilläg­gan­det” av att göra-uppgifter till din lista? Sug­en på att berät­ta i en kom­men­tar? Gör det!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.