STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

04 Aug

Slipp skriva vad du har att göra


Datum: 2015-08-04 11:50 Kommentarer: 0 st

En del av det vi gör i arbetet är helt unika uppgifter. Vi gör dem för första gången, vi bryter ny mark, vi innoverar, vi utvecklar nytt. Och, alla jag stött på hittills har också en hoper saker de gjort förut, ska göra nu och kommer att göra igen.

Är det enstaka att göra-uppgifter lägger vi in dem som återkommande i vårt att göra- listverktyg, men hur förenkla om det är större uppgifter (som består av flera mindre att göra-
uppgifter över längre tid än en arbetsdag), projektliknande ärenden eller en process att köra igenom då och då?

Eftersom vi vill lägga så lite tid som möjligt på att administrera vår struktur och så mycket som möjligt av vår tid till att få saker gjort, hur kan vi slippa skriva att göra-uppgifter på allt som ska göras i dessa processer och samtidigt slippa ha det i huvudet?

Vad talar jag om, egentligen?
För mig kan det handla om ett föreläsningsuppdrag jag ska hålla. Ett dylikt uppdrag består till exempel av tolv att göra-uppgifter utspridda över två månaders tid. För en av mina kunder är det den halvårsvist återkommande personalkonferensen hon är ansvarig för att planera varje gång. För någon annan är det uppdatering då och då av något som är publicerat.

Gör så här
Naturligtvis kan vi återanvända och göra mallar också av dessa stora uppgifter. Här kommer fyra sätt att göra det på.

  • Om du skriver dina att göra-uppgifter på papper, kan du göra en checklistemall med alla att göra-uppgifter som processen består av, skriva ut den på papper och sätta ihop det med det/de papper som är din ordinarie att göra-lista.

  • Har du att göra-uppgifterna digitalt, ser jag tre olika möjligheter:
    • Gör en digital checklistemall och markera-kopiera-klistra in alla uppgifterna var och en in i ditt digitala att göra-listverktyg. Då slipper du åtminstone formulera uppgifterna om och om igen.

    • Eller, gör en checklistemall i ett kalkylblad över alla att göra-uppgifter som ingår i den stora uppgiften och importera sedan kalkylbladet i ditt att göra-listverktyg så att göra-uppgifterna skapas där, med de inställningar, kategoriseringar och tag:ningar du önskar.

    • En del att göra-listverktyg, fast de är tämligen få, har projektmallar du kan lägga upp (med alla att göra-uppgifter i projektet) och aktivera när det är dags för en ny instans av projektet.

Själv har jag mina processmallar i kalkylbladsprogrammet Numbers (för Mac) och jag importerar dem i att göra-listverktyget Things genom att köra ett Apple Script. Precis det går också att göra i Excel för import in i Outlooks Uppgifter-funktion.

Mindre administrerande ger mer görande
Nyttjar du uppgiftmallar för dina återkommande processer, lägger du mindre tid på att skriva att-göra-uppgifter, vilket ger dig mer tid till att göra uppgifterna.

Du kan dessutom vara säkrare på att du får med allt som ska göras i processen. Varje gång.

Förfinar du processen och ändrar eller lägger till ett steg, kommer du med automatik ihåg det nya arbetssättet och du får snabbare skörda det goda resultatet av förbättringen.

Hur gör du?
Hur gör du för att minimera själva "tilläggandet" av att göra-uppgifter till din lista? Sugen på att berätta i en kommentar? Gör det!

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.