Strukturbloggen

Ju fler ställen vi har att väl­ja på när vi ska hit­ta något, desto mer risker­ar vi leta. Har vi mån­ga platser där vi sparar blir det krång­ligt att väl­ja, så då ten­der­ar vi att läg­ga det någon­stans där vi har koll på det så länge. Och en ytterli­gare plats är född.

Mån­ga kockar ger oförde­lak­tig soppa
Det finns allt fler platser där vi kan lagra dig­i­ta­la fil­er och doku­ment. Min förs­ta dator, som jag fick 1986, hade två floppy-diskdrive:ar och ingen hård­disk. Skulle jag spara mitt nyskriv­na Basic-pro­gram, fanns det bara A: eller B: att tillgå.

Idag ser det som bekant annor­lun­da ut. Vi har mån­ga platser internt i organ­i­sa­tio­nen (lokalt i datorns mapp­struk­tur, på datorskrivbor­det, i Ever­note el dyl på datorn, på gemen­sam serv­er, i doku­men­thanter­ingssys­tem, i CRM-sys­tem et c) och ett ständigt växande antal mol­net-lagrings-tjän­ster utan­för organ­i­sa­tio­nen (Google Dri­ve, Drop­box, Box, o s v).

Var­je plats har så klart sina förtjän­ster, men visst blir det lätt rörigt och svår­sam­man­hål­let? Mån­ga är vi som läg­ger mer tid på att leta än vi önskar.

Hav förtrös­tan
Defin­i­tivt hjälper det oss om vi lagrar på färre ställen, men det är inte alltid vi själ­va som bestäm­mer vil­ka ställen vi ska använ­da. Kanske arbe­tar vi i en stor organ­i­sa­tion, kanske har vi kun­der och samar­betspart­ners som prompt vill använ­da en särskild moln-tjänst.

Men, vi står inte hand­fall­na för det. Låt mig idag dels påmin­na om en gam­mal trotjänare, dels tip­sa om en ny tjänst, som gör vårt doku­men­thit­tande något lättare.

Gen­vä­gar istäl­let för senvägar
Du kän­ner säk­ert till att du kan göra gen­vä­gar till fil­er och doku­ment. Men, hur myck­et använ­der du funk­tio­nen på andra platser än datorskrivbor­det? Att döma av vad jag ser hos mina kun­der, skulle vi ha nyt­ta av att använ­da gen­vägs-funk­tio­nen oftare. Låt säga att du har ett ställe där du främst lagrar dina dig­i­ta­la doku­ment (på din dator eller på din plats på den gemen­sam­ma servern) och att du där har en mapp­struk­tur du trivs med.

Även om du därutöver har fil­er sprid­da på andra ställen och du helst skulle ha allt sam­lat, kan du i din egen mapp­struk­tur läg­ga gen­vä­gar till fil­er­na (och map­par­na och intranät-sidor­na) som lig­ger utsprid­da, så de ändå lig­ger på ​”rätt ställe” hos dig. Du sät­ter upp din egen struk­tur och är inte så beroende av att dina kol­le­gor rät­tar sig efter hur du har tänkt.

Hop­knuten webb
De sprid­da moln-tjän­ster­na kan vara värre. Det är förvis­so bra att till exem­pel Drop­box synkar till din dator, men det gäller inte för alla tjänster.

Polite är en webbtjänst som kop­plar ihop en mängd andra tjän­ster så att använ­daren kom­mer åt dem alla från ett enda ställe. Här når du ditt Google Dri­ve-kon­to, din Drop­box, ditt Flickr-kon­to, ditt YouTube-kon­to och fler i ett enda gränss­nitt. Tjän­sten är som sagt pur­färsk och än har jag inte upp­täckt några barn­sjuk­do­mar. Jag skulle vil­ja kun­na söka i alla mina tjän­ster sam­tidigt, men det kanske kommer.

Båda dessa lös­ningar gör allt­så att du kan sam­la ihop flera platser till en plats, utan att göra dig av med någon enda plats. Du äter kakan och har den kvar.

Gör så här
Om det­ta föll dig i smak­en, gör direkt något som sät­ter idéer­na i verket.

1. Tänk efter, är det något dig­i­talt doku­ment eller fil som du ofta letar efter? Kanske är det en mall, en lista, en förteck­n­ing, en lath­und, en check­lista, en sida på ett intranät?


2. Leta upp den nu och ska­pa en gen­väg till den. Lägg gen­vä­gen på den plats (i den mapp, på datorskrivbor­det, som ett bok­märke i din brows­er) där du vet med dig att du spon­tant brukar leta.


3. Bra. Näs­ta gång hit­tar du snab­bare och får ett uns mer tid till det du helst vill läg­ga tid på.


4. Finns det andra doku­ment du ock­så brukar leta efter?


5. Vill du tes­ta Polite, reg­istr­erar du dig enkelt på Polite.one.

Lättare än att leta
Om du tar till ett knep som dessa två för att lättare kom­ma åt flera lagringsplatser, kom­mer du att läg­ga min­dre tid på att leta. Du får mer tid till att göra allt det du vill och behöver göra för att nå dina mål på lät­tast möjli­ga sätt. Med min­dre ansträngn­ing blir jobbtil­l­varon mer som du vill ha den.

Hur gör du?
Hur gör du för att slip­pa leta efter dig­i­ta­la fil­er och doku­ment? Hur har du lyck­ats kom­bin­era dina pref­er­enser med dina kol­le­gors och kun­ders? Berät­ta för mig.