Slipp samla ihop och leta mindre ändå | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

20 sep.

Slipp samla ihop och leta mindre ändå


Datum: 2021-09-20 18:31

Ju fler ställen vi har att väl­ja på när vi ska hit­ta något, desto mer risker­ar vi leta. Har vi mån­ga platser där vi sparar blir det krång­ligt att väl­ja, så då ten­der­ar vi att läg­ga det någon­stans där vi har koll på det så länge. Och en ytterli­gare plats är född.

Mån­ga kockar ger oförde­lak­tig soppa
Det finns allt fler platser där vi kan lagra dig­i­ta­la fil­er och doku­ment. Min förs­ta dator, som jag fick 1986, hade två floppy-diskdrive:ar och ingen hård­disk. Skulle jag spara mitt nyskriv­na Basic-pro­gram, fanns det bara A: eller B: att tillgå.

Idag ser det som bekant annor­lun­da ut. Vi har mån­ga platser internt i organ­i­sa­tio­nen (lokalt i datorns mapp­struk­tur, på datorskrivbor­det, i Ever­note el dyl på datorn, på gemen­sam serv­er, i doku­men­thanter­ingssys­tem, i CRM-sys­tem et c) och ett ständigt växande antal mol­net-lagrings-tjän­ster utan­för organ­i­sa­tio­nen (Google Dri­ve, Drop­box, Box, o s v).

Var­je plats har så klart sina förtjän­ster, men visst blir det lätt rörigt och svår­sam­man­hål­let? Mån­ga är vi som läg­ger mer tid på att leta än vi önskar.

Hav förtrös­tan
Defin­i­tivt hjälper det oss om vi lagrar på färre ställen, men det är inte alltid vi själ­va som bestäm­mer vil­ka ställen vi ska använ­da. Kanske arbe­tar vi i en stor organ­i­sa­tion, kanske har vi kun­der och samar­betspart­ners som prompt vill använ­da en särskild moln-tjänst.

Men, vi står inte hand­fall­na för det. Låt mig idag dels påmin­na om en gam­mal trotjänare, dels tip­sa om en ny tjänst, som gör vårt doku­men­thit­tande något lättare.

Gen­vä­gar istäl­let för senvägar
Du kän­ner säk­ert till att du kan göra gen­vä­gar till fil­er och doku­ment. Men, hur myck­et använ­der du funk­tio­nen på andra platser än datorskrivbor­det? Att döma av vad jag ser hos mina kun­der, skulle vi ha nyt­ta av att använ­da gen­vägs-funk­tio­nen oftare. Låt säga att du har ett ställe där du främst lagrar dina dig­i­ta­la doku­ment (på din dator eller på din plats på den gemen­sam­ma servern) och att du där har en mapp­struk­tur du trivs med.

Även om du därutöver har fil­er sprid­da på andra ställen och du helst skulle ha allt sam­lat, kan du i din egen mapp­struk­tur läg­ga gen­vä­gar till fil­er­na (och map­par­na och intranät-sidor­na) som lig­ger utsprid­da, så de ändå lig­ger på rätt ställe” hos dig. Du sät­ter upp din egen struk­tur och är inte så beroende av att dina kol­le­gor rät­tar sig efter hur du har tänkt.

Hop­knuten webb
De sprid­da moln-tjän­ster­na kan vara värre. Det är förvis­so bra att till exem­pel Drop­box synkar till din dator, men det gäller inte för alla tjänster.

Polite är en webbtjänst som kop­plar ihop en mängd andra tjän­ster så att använ­daren kom­mer åt dem alla från ett enda ställe. Här når du ditt Google Dri­ve-kon­to, din Drop­box, ditt Flickr-kon­to, ditt YouTube-kon­to och fler i ett enda gränss­nitt. Tjän­sten är som sagt pur­färsk och än har jag inte upp­täckt några barn­sjuk­do­mar. Jag skulle vil­ja kun­na söka i alla mina tjän­ster sam­tidigt, men det kanske kommer.

Båda dessa lös­ningar gör allt­så att du kan sam­la ihop flera platser till en plats, utan att göra dig av med någon enda plats. Du äter kakan och har den kvar.

Gör så här
Om det­ta föll dig i smak­en, gör direkt något som sät­ter idéer­na i verket.

  1. Tänk efter, är det något dig­i­talt doku­ment eller fil som du ofta letar efter? Kanske är det en mall, en lista, en förteck­n­ing, en lath­und, en check­lista, en sida på ett intranät?

  2. Leta upp den nu och ska­pa en gen­väg till den. Lägg gen­vä­gen på den plats (i den mapp, på datorskrivbor­det, som ett bok­märke i din brows­er) där du vet med dig att du spon­tant brukar leta.

  3. Bra. Näs­ta gång hit­tar du snab­bare och får ett uns mer tid till det du helst vill läg­ga tid på.

  4. Finns det andra doku­ment du ock­så brukar leta efter?

  5. Vill du tes­ta Polite, reg­istr­erar du dig enkelt på Polite.one.

Lättare än att leta
Om du tar till ett knep som dessa två för att lättare kom­ma åt flera lagringsplatser, kom­mer du att läg­ga min­dre tid på att leta. Du får mer tid till att göra allt det du vill och behöver göra för att nå dina mål på lät­tast möjli­ga sätt. Med min­dre ansträngn­ing blir jobbtil­l­varon mer som du vill ha den.

Hur gör du?
Hur gör du för att slip­pa leta efter dig­i­ta­la fil­er och doku­ment? Hur har du lyck­ats kom­bin­era dina pref­er­enser med dina kol­le­gors och kun­ders? Berät­ta för mig.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.