STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

24 Nov

Slå ihop nu och få mer tid sedan


Datum: 2015-11-24 10:02 Kommentarer: 0 st

Alla har vi uppgifter som vi ska göra med jämna mellanrum, till exempel varje vecka, sista arbetsdagen varje månad, varannan tisdag.

Några av mina är att fylla i milersättningsblankett (varje månadsskifte), skriva strukturtips (varje vecka), rensa en av mina hängmappar med papper (varje måndag) och skicka gästblogginlägg (första veckan varje månad).

Boka tiden du kommer behöva
Ett sätt att slippa komma ihåg att vi ska göra den där saken också den här tisdagen, är att boka in ett återkommande möte i kalendern och bestämma oss för att “det är just den timmen vi gör det”. En något mer flexibel variant är att lägga in uppgiften som återkommande i vårt digitala att göra-listverktyg, så en ny instans av uppgiften framträder varje tillfälle då det är dags. Vi utför uppgiften, bockar av och släpper den, i trygg förvissning om att den dyker upp med automatik nästa gång.

Färre starter ger mer tid
Men, om vi vill, kan vi göra arbetet med dessa uppgifter än mer effektivt och behagligt för oss om vi slår ihop och gör flera instanser vid ett och samma tillfälle. Varje gång vi ska göra det återkommande, innebär det nämligen en viss startsträcka innan vi är igång och ett avslutande undanläggande av material eller information vi haft framme. Det går åt ställtid innan och efter utförandet.

Ju fler instanser av uppgiften vi gör vid samma tillfälle, desto mer ställtid sparar vi. Det vi förlorar är flexibilitet i det att mer tid än annars den dagen går åt till en och samma uppgift, så vi får mindre tid till annat precis just då. Å andra sidan behöver vi göra den återkommande uppgiften mer sällan.

Gör så här

  1. Tänk efter vilka återkommande uppgifter du har som har den karaktären att de skulle kan göras i förväg.

  2. Välj en av dem och bestäm dig för att göra två instanser istället för en av den nästa gång du jobbar med den. Vill du försäkra dig om att du hinner då; boka extra tid i kalendern den dagen under vilken du gör uppgiften.

  3. När du gjort två instanser vid ett tillfälle, lägg in en uppgift på den dag då du ursprungligen skulle göra det som du gjort extra nu och låt uppgiften lyda ungefär “Idag skulle du egentligen ha gjort X, men det slipper du, för det är redan klart.”. Tänk, vad skönt det kommer att kännas att bocka den uppgiften.

  4. Vill du, tänk efter nästa gång du gör en annan sorts återkommande uppgift om det är något av nästa tillfälle du skulle kunna göra redan nu. Till exempel har jag mitt resschema klart för mig rullande någon månad framåt, vilket innebär att jag redan idag kan fylla i nästa månads milersättningsnoteringar. Även om du inte kan göra helt klart allt redan idag, är ändå det mesta gjort och du slipper ha det kvar sedan.

Gjort idag slipps sedan
Om du slår ihop flera instanser av samma återkommande uppgift och alltså gör flera “gånger” vid samma tillfälle, lägger du mindre tid på uppgiften än annars, totalt sett. Du får också njuta av att vara ute i god tid, vilket gör att du har än mer utrymme att ta hand om akuta uppgifter den dag då du annars skulle ha gjort den återkommande uppgiften nästa gång.

Eftersom du inte är ute i sista sekunden, kommer du troligen att kunna utföra uppgiften med högre kvalitet, vilket besparar dig besväret att rätta till fel som lätt uppstår då vi är stressade. Och, det är så skönt att redan ha gjort det som ska vara klart nu.

Hur gör du?
Hur gör du för att behöva anstränga dig så lite som möjligt när det gäller dina återkommande uppgifter? Har du en metod eller ett verktyg du vill dela med dig av, till mig och till andra blogg-läsare? Gör det! Skriv gärna en kommentar.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.