Slå ihop nu och få mer tid sedan | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

24 nov.

Slå ihop nu och få mer tid sedan


Datum: 2015-11-24 10:02

Alla har vi uppgifter som vi ska göra med jäm­na mel­lan­rum, till exem­pel var­je vec­ka, sista arbets­da­gen var­je månad, varan­nan tisdag.

Några av mina är att fyl­la i mil­er­sät­tnings­blan­kett (var­je månadsskifte), skri­va struk­tur­tips (var­je vec­ka), ren­sa en av mina hängmap­par med pap­per (var­je måndag) och skic­ka gäst­blog­gin­lägg (förs­ta veck­an var­je månad).

Boka tiden du kom­mer behöva
Ett sätt att slip­pa kom­ma ihåg att vi ska göra den där sak­en ock­så den här tis­da­gen, är att boka in ett återkom­mande möte i kalen­dern och bestäm­ma oss för att det är just den tim­men vi gör det”. En något mer flex­i­bel vari­ant är att läg­ga in uppgiften som återkom­mande i vårt dig­i­ta­la att göra-listverk­tyg, så en ny instans av uppgiften framträder var­je tillfälle då det är dags. Vi utför uppgiften, bockar av och släp­per den, i trygg förviss­ning om att den dyk­er upp med automatik näs­ta gång.

Färre starter ger mer tid
Men, om vi vill, kan vi göra arbetet med dessa uppgifter än mer effek­tivt och behagligt för oss om vi slår ihop och gör flera instanser vid ett och sam­ma tillfälle. Var­je gång vi ska göra det återkom­mande, innebär det näm­li­gen en viss start­sträc­ka innan vi är igång och ett avs­lu­tande undan­läg­gande av mate­r­i­al eller infor­ma­tion vi haft framme. Det går åt ställtid innan och efter utförandet.

Ju fler instanser av uppgiften vi gör vid sam­ma tillfälle, desto mer ställtid sparar vi. Det vi för­lorar är flex­i­bilitet i det att mer tid än annars den dagen går åt till en och sam­ma uppgift, så vi får min­dre tid till annat pré­cis just då. Å andra sidan behöver vi göra den återkom­mande uppgiften mer sällan.

Gör så här

  1. Tänk efter vil­ka återkom­mande uppgifter du har som har den karak­tären att de skulle kan göras i förväg.

  2. Välj en av dem och bestäm dig för att göra två instanser istäl­let för en av den näs­ta gång du job­bar med den. Vill du försäkra dig om att du hin­ner då; boka extra tid i kalen­dern den dagen under vilken du gör uppgiften.

  3. När du gjort två instanser vid ett tillfälle, lägg in en uppgift på den dag då du ursprung­li­gen skulle göra det som du gjort extra nu och låt uppgiften lyda unge­fär Idag skulle du egentli­gen ha gjort X, men det slip­per du, för det är redan klart.”. Tänk, vad skönt det kom­mer att kän­nas att boc­ka den uppgiften.

  4. Vill du, tänk efter näs­ta gång du gör en annan sorts återkom­mande uppgift om det är något av näs­ta tillfälle du skulle kun­na göra redan nu. Till exem­pel har jag mitt ress­chema klart för mig rul­lande någon månad framåt, vilket innebär att jag redan idag kan fyl­la i näs­ta månads mil­er­sät­tningsno­teringar. Även om du inte kan göra helt klart allt redan idag, är ändå det mes­ta gjort och du slip­per ha det kvar sedan.

Gjort idag slipps sedan
Om du slår ihop flera instanser av sam­ma återkom­mande uppgift och allt­så gör flera gånger” vid sam­ma tillfälle, läg­ger du min­dre tid på uppgiften än annars, totalt sett. Du får ock­så nju­ta av att vara ute i god tid, vilket gör att du har än mer utrymme att ta hand om aku­ta uppgifter den dag då du annars skulle ha gjort den återkom­mande uppgiften näs­ta gång.

Efter­som du inte är ute i sista sekun­den, kom­mer du troli­gen att kun­na utföra uppgiften med högre kvalitet, vilket besparar dig besväret att rät­ta till fel som lätt upp­står då vi är stres­sade. Och, det är så skönt att redan ha gjort det som ska vara klart nu.

Hur gör du?
Hur gör du för att behö­va ansträn­ga dig så lite som möjligt när det gäller dina återkom­mande uppgifter? Har du en metod eller ett verk­tyg du vill dela med dig av, till mig och till andra blogg-läsare? Gör det! Skriv gär­na en kommentar.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.