STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

18 May

Sju etikett-regler som förenklar ditt e-postande


Datum: 2011-05-18 13:17 Kommentarer: 7 st

När så mycket av vår arbetsrelaterade kommunikation idag försiggår via e-post, kan detta centrala verktyg rätt använt vara ryggraden i en god personlig struktur eller inte fullt så rätt använt vara tuvan som stjälper hela lasset.

Hur du ställer in ditt e-postsystem och hur du sätter upp mappar, regler och sorteringar i all ära; det som ofta är avgörande är hur du använder e-posten i vardagen.

Nu finns det inte några centralt och globalt fastställda regler för hur man ska maila, men någon sorts e-postetikett har väl ändå etablerats spontant?

Om vi hittar en gemensam minsta nämnare i hur vi mailar, flyter kommunikationen oss emellan den vägen smidigare och vår e-postspäckade vardag blir ett snäpp enklare.

Om jag finge bestämma, skulle vi följa dessa regler när vi mailar:

  1. Skriv alltid någonting beskrivande i ärenderaden
  2. Nej, bara “Hej” duger inte.

    Vi får så många mail och ju snabbare vi kan avgöra vad mailet handlar om, desto lättare kan vi bestämma vad som är precis rätt mail att prioritera just nu.

  3. Startar du en ny konversation, skapa ett nytt, blankt mail
  4. Istället för att skicka ett nytt mail till någon du haft kontakt med tidigare genom att svara på ett två månader gammalt mail från denne som du hittat bland alla de mail du har kvar i din inbox, skapa ett helt nytt mail eller ändra åtminstone ärenderaden till vad det här mailet handlar om (istället för “RE: [Vad ni kommunicerade om för ett bra tag sedan]”).

  5. Använd de vanliga, etablerade skrivreglerna
  6. Börja ny mening med stor bokstav, så blir texten lättare att läsa. Formulera meningar så att varje åtminstone innehåller subjekt och predikat, så ger du ett gott intryck.

  7. Är mailet långt, styckesindela flitigt
  8. Låt styckena vara kortare än om du hade skrivit ett brev att printa på papper. Text på skärm upplevs ofta jobbigare att läsa än text på papper.

  9. Skickar du samma mail till många som inte känner varandra, använd bcc:-funktionen istället för cc:
  10. Använder du cc:-funktionen, ser alla mottagare alla de andras adresser, vilket kanske inte är välkommet.
    I dessa dagar kan man väl söka sig fram till e-postadressen till vem som helst som har nätnärvaro, men tyvärr finns det fortfarande personer som tror att det är OK att skicka nyhetsbrev eller mail till andra utan att fråga, bara för att de fått adressen på detta sätt.

  11. Ställer du flera olika frågor i samma mail, numrera frågorna, så det är lätt för mottagaren att referera varje svar till rätt fråga
  12. Vissa trivs med att svara på frågor “insprängt” i det ursprungliga mailet, som då citeras i svarsmailet. För mig blir sådana svar svårare att läsa.

    E-post har mer walkie-talkie- än telefon-samtal-karaktär och därför tycker jag att formen [helt meddelande]-[helt meddelande] faller sig mer naturlig än [helt [och så ett svar på en fråga] medd[och en kommentar på en annan sak]elande].

  13. Fatta dig kort
  14. Det är lättare att hantera många, korta mail än få, långa, eftersom de förra går att radera snart efter att man läst dem, medan de sistnämnda tenderar att ligga kvar i inboxen, eftersom “det var en sak till jag behöver hantera innan jag kan ta bort det”. Surdeg var ordet.

Mindre tid till mail

Så, då var det sagt. Om vi gjorde så här, skulle vi kunna lägga mindre tid på att hantera mail och mer tid på det som verkligen engagerar oss, som är viktigast för vår verksamhet och som gör att vi har störst chans att nå dit vi vill.

Hur gör du?

Vilka e-postetikettregler har jag glömt? Skriv en kommentar för att påminna mig och andra som läser Strukturbloggen.

Kommentera

Filip Bergquist

Filip Bergquist skriver:

#1 - 2011-08-17, 17:59

1. Rensa bort ovidkommande information om du vidaresänder post.
2. Skicka inte brev där all information ligger i en bilaga.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2011-08-21, 23:18

Filip:
1. Så sant!
2. För att det då är så svårläst i mobil?

/David

Pär-Arne Nilsson

Pär-Arne Nilsson skriver:

#3 - 2012-04-18, 16:32

När du använder mail grupper tänk igenom vilken grupp du ska använda!
Troligen vill inte alla på företaget eller i föreningen ha ditt mail.

Anders Bäckström

Anders Bäckström skriver:

#4 - 2012-05-29, 10:51

Kanonpunkter!

En viktig underliggande sak att tänka på tycker jag är att epost oftast INTE fullt ut ersätter muntlig konversation. Alla har olika sätt att konversera och det som någon tycker är ett enkelt informativt meddelande kan en annan uppfatta som provocerande och ohövligt. Detta ställer höga krav på korrekt språk och tyvärr så falerar det ofta i vår elektroniska kommunikation idag. Många använder sig av akronymer och smileys schablonartat helt utan att reflektera över vad dom egentligen betyder vilket kan innebära missförstånd.

Med detta vill jag säga att din punkt sju, “Fatta dig kort”, är en allt mer viktig punkt.

I övrigt en alldeles förträfflig lista.

Jag håller inte helt med Filip angående det där med bilagor. Nu har väl diverse mailklienter, både lokalt i datorn och på internet, blivit mycket bättre men oftast är det väl så att en pdf är ett lättare sätt att få ut korrekt information till flera mottagare än att ha all text i ett mail då olika mailklienter kan visa samma information på olika sätt beroende på formatering med mera. (Ber om ursäkt för den långa meningen :o) )

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#5 - 2012-06-05, 14:52

Anders: Ja, visst kan e-post lätt bli väl nyanslöst ibland, och därmed lätt att missförstå.

Intressant aspekt angående bilagor.

Tack för bidraget!

David

Anders Bäckström

Anders Bäckström skriver:

#6 - 2012-06-07, 09:51

Jag jobbar just nu som datalärare för arbetslösa för att ge dom grundläggande kunskaper i ADB. Det är en gammal förkortning man sällan ser nu för tiden. :o) Där rekommenderar jag alltid att dom alltid gör PDF-bilagor dels för att ingen information ska förvanskas men även för att ‘skydda’ sin egen information.

Detta blir ju särskilt viktigt då man knappast vill att det personliga brevet eller CVn ska se illa ut när man söker jobb och flera arbetsgivare tar ju till exempel inte emot dokument i docx-format bland annat.

Nåja… Det var en parentes och har väl egentligen inte med epost-etikett att göra men nog så viktigt att tänka på i vissa fall.

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#7 - 2012-06-20, 21:05

Anders: Tack, det har du verkligen rätt i. Får fortfarande förvånansvärt ofta “officiella” utskick i .docx-format, så det är värt att påpeka.

Kul att ADB-förkortningen fortfarande lever! :D

/David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.