Strukturbloggen

Det är när vi läg­ger något någon­stans ​“så länge” som struk­turen bör­jar spric­ka. Var­je doku­ment (dig­i­talt eller fysiskt) må ha en självk­lar plats där det ska sparas (och vi vet var så väl), men när vi sparar det ​“här” på en mer lät­till­gäng­lig plats så länge, träder vi över tunn is.

Det blev inte som vi tänkt oss — igen
Vi tyck­er att det inte är någon idé att läg­ga det där det egentli­gen ska lig­ga, för vi ska ju snart arbe­ta med det igen. Men, återi­gen gis­sade vi fel om vår planer­ing. Den plan vi trodde skulle hål­la för resten av dagen sprack, för något dök upp. Vi hin­ner inte kom­ma till­ba­ka till mate­ri­alet idag, så vi låter det lig­ga kvar där så länge.

För säk­er­hets skull
Hur länge? Ja, ju län­gre det legat där, desto större är san­no­likheten att det blir lig­gande där ett tag till. För, efter några dagar och mån­ga avk­la­rade uppgifter och genom­för­da möten senare, fal­nar min­net av var­för doku­mentet lig­ger där. Lade jag det där för att jag bara skulle ha det lät­till­gäng­ligt eller var det för att jag skulle kom­ma ihåg att jag skulle göra någonting med det. Vad i så fall?

Vi vågar inte slän­ga det eller fly­t­ta på det, för tänk om vi mis­sar att göra det som det för­mod­li­gen innebär. Det är bäst att låta det lig­ga kvar. Så länge.

Fler får fokus
Så, där lig­ger det något på ett lät­till­gäng­ligt ställe, vilket troli­gen bety­der att vi lätt ser det (för det är väl det som ​“lät­till­gäng­ligt” innebär?) när vi ska hit­ta ett annat doku­ment som vi behöver för tillfäl­let. Vi ser det vi lagt där så länge och kom­mer att tän­ka på det och vad vi gjorde med det senast och med ens är vi dis­tra­her­ade och tap­pade fokus från den uppgift vi höll på med nu.

Oord­ning föder mer av sam­ma sort
En av den goda struk­turens nyt­tor är att vi lättare kan fokusera på den uppgift som har högst pri­or­itet för ögonblick­et då vi har ord­ning — till exem­pel då vi råkar se få för stun­den oväsentli­ga sak­er och råkar ut för färre visuel­la dis­trak­tion­er. Även om man kan tyc­ka att det inte är så farligt om man läg­ger bara en eller ett par sak­er mitt i syn­fäl­tet så länge, är det­ta en oord­ning som föder mer oord­ning, vilket till exem­pel visats i en av mig ofta cit­er­ad studie från ned­er­länd­s­ka staden Gronin­gen. Vad jag menar är att om vi bör­jar befol­ka en dig­i­tal eller fysisk yta vi lätt ser med något doku­ment som egentli­gen har en annan plats, blir det lätt fler och vi blir allt­mer distraherade.

Värt ett par sekun­der extra
En ytterli­gare riskaspekt med att läg­ga något någon­stans ​“så länge” är att det­ta ställe ofta är ett nytt, för stun­den ​“bra” ställe. Då är det självk­lart var, men sedan, när vi letar efter doku­mentet där det egentli­gen har sin plats och inte hit­tar det, får vi gis­sa oss till var vi kan ha lagt det. Visst, den som sök­er i sök­funk­tion han finner, men det kräver att söknin­gen innefat­tar alla möjli­ga ställen det kan ha hamnat.

Gör så här
Om du vill, var vak­sam på när du tänker ​“här, så länge” den när­maste veck­an. Hej­da dig då och gör den lil­la, extra ansträngn­ing som krävs för att läg­ga det­ta rätt. Det är extra vik­tigt att läg­ga det på rätt plats när du är som mest stres­sad och har som minst med tid, för då är risken ännu större att du valde ett ställe i förb­i­farten som är än svårare att hit­ta till­ba­ka till senare.

Du kan ock­så hjäl­pa dig själv att snab­bare få undan mate­ri­alet till rätt plats. Några frå­gor att stäl­la dig är:

• Kan du ska­pa en gen­väg till rätt ställe?
• Ska du använ­da sök­funk­tio­nen mer för att snabbt öpp­na rätt mapp, trots att den lig­ger mån­ga klick ned och bort?
• Kan du nam­nge doku­mentet tydli­gare, så du snab­bare finner det när du söker?
• Om den ​“rät­ta” plat­sen är så krång­lig att spara undan på så att du sparar något ​“här, så länge”, är det verk­li­gen den bäs­ta platsen?

Min­dre letande, mer koncentration
Om du sparar det du inte behöver just nu på de rät­ta plat­ser­na istäl­let för att läg­ga det där du råkar vara för ögonblick­et så länge, kom­mer du att lättare hit­ta det du behöver när du behöver det. Efter­som du allt­mer kan lita på att det du sök­er lig­ger på den rät­ta plat­sen, blir den­na plats allt efter­som mer självk­lar — ännu mer ​“rätt”. Du får färre sak­er som dräller omkring och dis­tra­her­ar dig och du kan lättare arbe­ta fokuser­at med den uppgift som är rätt just nu.

Hur gör du?
Hur gör du för att göra det lätt för dig att spara doku­ment direkt på den rät­ta plat­sen? Har du något särskilt snit­sigt knep? Kom­mentera gär­na med dina tankar och tips.