STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

25 Apr

Se upp för ”så länge”


Datum: 2016-04-25 16:31 Kommentarer: 0 st

Det är när vi lägger något någonstans “så länge” som strukturen börjar spricka. Varje dokument (digitalt eller fysiskt) må ha en självklar plats där det ska sparas (och vi vet var så väl), men när vi sparar det “här” på en mer lättillgänglig plats så länge, träder vi över tunn is.

Det blev inte som vi tänkt oss - igen
Vi tycker att det inte är någon idé att lägga det där det egentligen ska ligga, för vi ska ju snart arbeta med det igen. Men, återigen gissade vi fel om vår planering. Den plan vi trodde skulle hålla för resten av dagen sprack, för något dök upp. Vi hinner inte komma tillbaka till materialet idag, så vi låter det ligga kvar där så länge.

För säkerhets skull
Hur länge? Ja, ju längre det legat där, desto större är sannolikheten att det blir liggande där ett tag till. För, efter några dagar och många avklarade uppgifter och genomförda möten senare, falnar minnet av varför dokumentet ligger där. Lade jag det där för att jag bara skulle ha det lättillgängligt eller var det för att jag skulle komma ihåg att jag skulle göra någonting med det. Vad i så fall?

Vi vågar inte slänga det eller flytta på det, för tänk om vi missar att göra det som det förmodligen innebär. Det är bäst att låta det ligga kvar. Så länge.

Fler får fokus
Så, där ligger det något på ett lättillgängligt ställe, vilket troligen betyder att vi lätt ser det (för det är väl det som “lättillgängligt” innebär?) när vi ska hitta ett annat dokument som vi behöver för tillfället. Vi ser det vi lagt där så länge och kommer att tänka på det och vad vi gjorde med det senast och med ens är vi distraherade och tappade fokus från den uppgift vi höll på med nu.

Oordning föder mer av samma sort
En av den goda strukturens nyttor är att vi lättare kan fokusera på den uppgift som har högst prioritet för ögonblicket då vi har ordning - till exempel då vi råkar se få för stunden oväsentliga saker och råkar ut för färre visuella distraktioner. Även om man kan tycka att det inte är så farligt om man lägger bara en eller ett par saker mitt i synfältet så länge, är detta en oordning som föder mer oordning, vilket till exempel visats i en av mig ofta citerad studie från nederländska staden Groningen. Vad jag menar är att om vi börjar befolka en digital eller fysisk yta vi lätt ser med något dokument som egentligen har en annan plats, blir det lätt fler och vi blir alltmer distraherade.

Värt ett par sekunder extra
En ytterligare riskaspekt med att lägga något någonstans “så länge” är att detta ställe ofta är ett nytt, för stunden “bra” ställe. Då är det självklart var, men sedan, när vi letar efter dokumentet där det egentligen har sin plats och inte hittar det, får vi gissa oss till var vi kan ha lagt det. Visst, den som söker i sökfunktion han finner, men det kräver att sökningen innefattar alla möjliga ställen det kan ha hamnat.

Gör så här
Om du vill, var vaksam på när du tänker “här, så länge” den närmaste veckan. Hejda dig då och gör den lilla, extra ansträngning som krävs för att lägga detta rätt. Det är extra viktigt att lägga det på rätt plats när du är som mest stressad och har som minst med tid, för då är risken ännu större att du valde ett ställe i förbifarten som är än svårare att hitta tillbaka till senare.

Du kan också hjälpa dig själv att snabbare få undan materialet till rätt plats. Några frågor att ställa dig är:

  • Kan du skapa en genväg till rätt ställe?
  • Ska du använda sökfunktionen mer för att snabbt öppna rätt mapp, trots att den ligger många klick ned och bort?
  • Kan du namnge dokumentet tydligare, så du snabbare finner det när du söker?
  • Om den “rätta” platsen är så krånglig att spara undan på så att du sparar något “här, så länge”, är det verkligen den bästa platsen?

Mindre letande, mer koncentration
Om du sparar det du inte behöver just nu på de rätta platserna istället för att lägga det där du råkar vara för ögonblicket så länge, kommer du att lättare hitta det du behöver när du behöver det. Eftersom du alltmer kan lita på att det du söker ligger på den rätta platsen, blir denna plats allt eftersom mer självklar - ännu mer “rätt”. Du får färre saker som dräller omkring och distraherar dig och du kan lättare arbeta fokuserat med den uppgift som är rätt just nu.

Hur gör du?
Hur gör du för att göra det lätt för dig att spara dokument direkt på den rätta platsen? Har du något särskilt snitsigt knep? Kommentera gärna med dina tankar och tips. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.