Se upp för ”så länge” | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

25 apr.

Se upp för ”så länge”


Datum: 2016-04-25 16:31

Det är när vi läg­ger något någon­stans så länge” som struk­turen bör­jar spric­ka. Var­je doku­ment (dig­i­talt eller fysiskt) må ha en självk­lar plats där det ska sparas (och vi vet var så väl), men när vi sparar det här” på en mer lät­till­gäng­lig plats så länge, träder vi över tunn is.

Det blev inte som vi tänkt oss — igen
Vi tyck­er att det inte är någon idé att läg­ga det där det egentli­gen ska lig­ga, för vi ska ju snart arbe­ta med det igen. Men, återi­gen gis­sade vi fel om vår planer­ing. Den plan vi trodde skulle hål­la för resten av dagen sprack, för något dök upp. Vi hin­ner inte kom­ma till­ba­ka till mate­ri­alet idag, så vi låter det lig­ga kvar där så länge.

För säk­er­hets skull
Hur länge? Ja, ju län­gre det legat där, desto större är san­no­likheten att det blir lig­gande där ett tag till. För, efter några dagar och mån­ga avk­la­rade uppgifter och genom­för­da möten senare, fal­nar min­net av var­för doku­mentet lig­ger där. Lade jag det där för att jag bara skulle ha det lät­till­gäng­ligt eller var det för att jag skulle kom­ma ihåg att jag skulle göra någonting med det. Vad i så fall?

Vi vågar inte slän­ga det eller fly­t­ta på det, för tänk om vi mis­sar att göra det som det för­mod­li­gen innebär. Det är bäst att låta det lig­ga kvar. Så länge.

Fler får fokus
Så, där lig­ger det något på ett lät­till­gäng­ligt ställe, vilket troli­gen bety­der att vi lätt ser det (för det är väl det som lät­till­gäng­ligt” innebär?) när vi ska hit­ta ett annat doku­ment som vi behöver för tillfäl­let. Vi ser det vi lagt där så länge och kom­mer att tän­ka på det och vad vi gjorde med det senast och med ens är vi dis­tra­her­ade och tap­pade fokus från den uppgift vi höll på med nu.

Oord­ning föder mer av sam­ma sort
En av den goda struk­turens nyt­tor är att vi lättare kan fokusera på den uppgift som har högst pri­or­itet för ögonblick­et då vi har ord­ning — till exem­pel då vi råkar se få för stun­den oväsentli­ga sak­er och råkar ut för färre visuel­la dis­trak­tion­er. Även om man kan tyc­ka att det inte är så farligt om man läg­ger bara en eller ett par sak­er mitt i syn­fäl­tet så länge, är det­ta en oord­ning som föder mer oord­ning, vilket till exem­pel visats i en av mig ofta cit­er­ad studie från ned­er­länd­s­ka staden Gronin­gen. Vad jag menar är att om vi bör­jar befol­ka en dig­i­tal eller fysisk yta vi lätt ser med något doku­ment som egentli­gen har en annan plats, blir det lätt fler och vi blir allt­mer distraherade.

Värt ett par sekun­der extra
En ytterli­gare riskaspekt med att läg­ga något någon­stans så länge” är att det­ta ställe ofta är ett nytt, för stun­den bra” ställe. Då är det självk­lart var, men sedan, när vi letar efter doku­mentet där det egentli­gen har sin plats och inte hit­tar det, får vi gis­sa oss till var vi kan ha lagt det. Visst, den som sök­er i sök­funk­tion han finner, men det kräver att söknin­gen innefat­tar alla möjli­ga ställen det kan ha hamnat.

Gör så här
Om du vill, var vak­sam på när du tänker här, så länge” den när­maste veck­an. Hej­da dig då och gör den lil­la, extra ansträngn­ing som krävs för att läg­ga det­ta rätt. Det är extra vik­tigt att läg­ga det på rätt plats när du är som mest stres­sad och har som minst med tid, för då är risken ännu större att du valde ett ställe i förb­i­farten som är än svårare att hit­ta till­ba­ka till senare.

Du kan ock­så hjäl­pa dig själv att snab­bare få undan mate­ri­alet till rätt plats. Några frå­gor att stäl­la dig är:

  • Kan du ska­pa en gen­väg till rätt ställe?
  • Ska du använ­da sök­funk­tio­nen mer för att snabbt öpp­na rätt mapp, trots att den lig­ger mån­ga klick ned och bort?
  • Kan du nam­nge doku­mentet tydli­gare, så du snab­bare finner det när du söker?
  • Om den rät­ta” plat­sen är så krång­lig att spara undan på så att du sparar något här, så länge”, är det verk­li­gen den bäs­ta platsen?

Min­dre letande, mer koncentration
Om du sparar det du inte behöver just nu på de rät­ta plat­ser­na istäl­let för att läg­ga det där du råkar vara för ögonblick­et så länge, kom­mer du att lättare hit­ta det du behöver när du behöver det. Efter­som du allt­mer kan lita på att det du sök­er lig­ger på den rät­ta plat­sen, blir den­na plats allt efter­som mer självk­lar — ännu mer rätt”. Du får färre sak­er som dräller omkring och dis­tra­her­ar dig och du kan lättare arbe­ta fokuser­at med den uppgift som är rätt just nu.

Hur gör du?
Hur gör du för att göra det lätt för dig att spara doku­ment direkt på den rät­ta plat­sen? Har du något särskilt snit­sigt knep? Kom­mentera gär­na med dina tankar och tips. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.