STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

11 Jan

Så undviker du att fastna i mailen


Datum: 2016-01-11 09:43 Kommentarer: 2 st

En vanlig strukturfallgrop är att fastna i mailen. Vi har förvisso en att göra-lista och kanske har vi lagt in den i den senaste appen vi nyss blivit tipsade om, men när vi kommer till jobbet på morgonen och slår på datorn, säger den “pling” eller snarare “rassel” och mailen rasar in.

Vi råkar se ett mail som verkar lite argt formulerat och vi hugger tag i det direkt. Under det att vi formulerar ett välavvägt svar, droppar det in ett mail till och ett till. Dagen går, vi är iväg på några möten och hanterar mailinflödet däremellan.

I slutet av dagen packar vi ihop och då går det upp för oss att “vi hade ju en att göra-lista också”. Där låg några saker som verkligen behövde bli klara idag.

Övertid.

Laga lätt lista
Känner du igen dig i det här, behöver du göra det lätt för dig att i första hand plocka arbetsuppgifter från att göra-listan. Du kan göra det lätt för dig att slippa glömma det du har att göra som inte nyss landat i mailen.

Hur?

Här kommer fyra sätt. Vilket som passar dig beror på vilka verktyg du har.

Gör till exempel något av detta

  1. Om du har din att göra-lista i en webbtjänst, ställ in så att internetbrowsern startar automatiskt när du loggar in på datorn och att den då öppnar webbtjänsten i fråga.

  2. Om du är Mac-användare, använd snabbstartappen Alfred för att skapa ett script som startar alla de program och dokument du vill öppna när du börjar jobba.

  3. Om du använder dig av Outlooks uppgifter-funktion, ställ in så att startvyn i Outlook inte är E-post, utan Uppgifter-listan (klicka Arkiv / Alternativ / Avancerat / Starta och avsluta Outlook / Bläddra… (vid “Starta Outlook i den här mappen”) och välj den vy du vill se direkt vid start)

  4. Har du din att göra-lista på papper, lägg listan på tangentbordet innan du går från jobbet varje eftermiddag. Du kommer inte att kunna öppna mailen utan att flytta på att göra-listan.

”Prio ett” blir ”prio rätt”
För, om du gör det lätt för dig att bli varse din att göra-lista kommer du i fortsättningen göra en mer korrekt prioritering. Du frestas inte att prioritera upp något felaktigt, bara för att det kom till dig i en kanal som har välutvecklad förmåga att pocka på uppmärksamhet (läs “mailen”).

Hur gör du?
Hur gör du för att komma ihåg att du har en att göra-lista och för att minnas att använda den? Kommentera gärna. 

Kommentera

Eva Solly

Eva Solly skriver:

#1 - 2016-01-13, 09:29

Prioritera = välja bort.
Sluta göra det dom är “enkelt & snabbt” och börja göra viktigt & långsiktigt.
Simple as that!
Stå ut med ditt eget förändrade arbetssätt. Det kommer inifrån och har ingenting med e-mail att göra!

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2016-01-13, 20:16

Tack för reflektionen, Eva. Jag delar din syn att vi gör rätt i att prioritera efter hur viktiga uppgifterna är, snarare än efter vad vi råkar få syn på.

För mig är e-mail det kommunikationssätt jag använder mest i mitt jobb (förutom när jag föreläser och träffar kunder öga mot öga, såklart), så i mailform kan det komma allt möjligt - också uppgifter jag har att göra som är viktiga.

Men, allt i mailen är inte viktigt, så jag skulle missta mig om jag bara skulle prioritera ur inboxen. Som jag ser det är att göra-listan det rätta stället att prioritera ur, för dit har jag bara lagt de uppgifter jag vill göra (förr eller senare) - oavsett genom vilken “kommunikationskanal” de kommit till mig.

Så för mig har också e-mail med prioritering att göra.

Tack för tankefrö! //David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.