Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Fyra hanter­bara förslag

Jag får ibland frå­gan hur man ska tän­ka kring struk­tur när job­bet är nytt, så låt mig här dela med mig av de fyra vik­ti­gaste sak­er­na jag tyck­er att du ska göra och tän­ka på. Det finns såk­lart fler, men om du just nu fak­tiskt bör­jar ett nytt jobb vet jag att du har oer­hört myck­et annat att tän­ka på, så vi nöjer oss med fyra.

Gör så här

1. Välj direkt var du ska ha din enda att göra-lista och sätt igång att använ­da den. Nu är risken ännu större än van­ligt att du sprid­er noteringar om det du har att göra på mån­ga ställen, för ett sätt att försäkra oss om att vi ​”har koll” är att vi skriv­er sådant vi inte får glöm­ma där vi ser det, överst. Men, få sak­er får plats överst, så när ​”överst” på en plats är upp­taget hit­tar du en annan plats där du kan läg­ga det överst. Så blir plat­ser­na mån­ga. Håll dig istäl­let till din enda lista. Uppgifter måste inte lig­ga överst för att de ska vara i tryg­gt förvar.
2. Akta dig för att ska­pa nya map­par och sät­ta upp ​”en struk­tur” här och var. Du vet ännu inte vad som är vik­tigt och vad som hör till vad. Håll dig i skin­net ett par månad­er, till dess du fått klarhet.
3. Ta reda på vad som gäller när det gäller struk­tur redan.
   • Var går gränsen mel­lan mejl och chatt? När ska du använ­da vilket av de båda?
   • Var kom­mer det infor­ma­tion som du inte får missa?
   • Hur fort förvän­tas du kol­la efter nyinkom­met och svara i de oli­ka kom­mu­nika­tion­ssät­ten, såsom mejl, chatt, SMS, intranät och annat? Baser­at på det­ta kan du inrät­ta en rond att gå med lagom intervall.
   • Finns det några överen­skom­melser om när man kan boka in möten? Ska några tider under veck­an vara mötesfria?
   • Be någon gå igenom med dig var man ska spara vil­ka doku­ment och fil­er. Hur ser mapp­struk­tur­er och lagringsplatser ut och hur förhåller de sig till varandra?
4. Bestäm dig för att i slutet av var­je vec­ka tit­ta till­ba­ka på vad som hänt i veck­an och fun­dera på vad som skulle kun­na för­bät­tras i struk­turhänseende. Definiera det­ta näs­ta steg som en att göra-uppgift som du läg­ger till din lista och låter för­fal­la direkt på måndag. Så för­fi­nar du struk­turen bit för bit.

Slipp röra till det för dig

Om du tar fas­ta på dessa fyra punk­ter när du bör­jar ett nytt jobb und­viker du några van­li­ga, förö­dande fall­gropar och får sam­tidigt en sta­bil start på ditt näs­ta kar­riärsteg. Din bör­jan blir bra och du slip­per tap­pa dyr­bar tid i onödan.

Hur gör du?

Vad gjorde du när det gäller struk­tur som hjälpte dig senast du bör­jade en ny tjänst? Skriv till mig och berät­ta, för jag är nyfiken på att höra.

(Osäk­er på hur du sen ska sortera bland alla nya map­par? Så ser du om din mapp­struk­tur är den rät­ta!)