Strukturbloggen

En lät­tar­be­tad att göra-lista är guld värd när vi vill hål­la koll på allt vi har att göra och på vad vi lovat andra. Men, alla våra åta­gan­den är inte så kort­fat­tade som att göra-uppgifter (“ringa”, ​“maila”, ​“skri­va”, ​“boka” et c), utan en hel del vi arbe­tar med är sto­ra uppgifter, som tar lång kalendertid.

Vi kan kalla dem för pro­jekt, upp­drag, ären­den, förän­dringsini­tia­tiv, arbetsgrupper(-s arbete) och aktiviteter, men det de har gemen­samt är att de behöver mer än en arbets­dag för att slut­föras och de består av flera steg, det vill säga att vi kom­mer till­ba­ka till uppgiften då och då och gör något på den flera gånger innan vi kan boc­ka av den som klar.

Hel­heten i en enda bild
Har vi en över­sikt över våra sto­ra uppgifter, kan vi gå igenom den i alla fall en gång i veck­an och se till att vi har ett näs­ta steg definier­at på var och en. Då fall­er ingen av dem i glöm­s­ka och mel­lan sto­lar­na, utan vi har lätt(-are) att se till att de hela tiden rör sig framåt.

Ofta arbe­tar vi dock med dessa sto­ra uppgifter i ett virtuellt pro­jek­trum här, i en mapp där, på en white­board i en annan del av kon­toret och djupt inne i ett ären­de­hanter­ingssys­tem. Så, mån­ga möter jag som inte med automatik ser alla sto­ra uppgifter på ett bräde, utan som får ska­pa sin egen översikt.

Det finns otal­i­ga for­mat: en lista, en mindmap, ett kalky­blad och så klart ett årshjul, som jag hit­tills knappt näm­nt i något veck­o­brev. Men, jag har just nu upp­drag i en organ­i­sa­tion som arbe­tar flit­igt med årshjul och visst kan vi ock­så använ­da årshjuls­for­matet för att få överblick över de sto­ra uppgifterna.

Gör så här

1. Om du både har åta­gan­den som återkom­mer var­je år och därutöver uni­ka pro­jekt som ock­så ska hin­nas med under året, kan årshjulet vara ett prak­tiskt for­mat för dig för att få överblick.


2. Om ni inte redan använ­der årshjul och har en mall för det, gör en förs­ta skiss på ett blankt blad.
   • En stor cirkel delar du in i tolv tårt­bitar som du märk­er upp med månadsnamnen.
   • Du kan låta hjulet ha två banor. Den inre banan innehåller de återkom­mande åta­gan­de­na, såsom utveck­lingssam­tal, bud­getar­bete, semes­ter­planer­ing och annat. Den yttre kan du hål­la fri i grun­den och suc­ces­sivt fyl­la den med de uni­ka pro­jek­ten du ska slut­föra under året.
   • Låt oli­ka färg­er indik­era oli­ka arbet­som­rå­den, sorter, inten­sitet eller rik­t­ning (internt/​externt) så du hjälper dig själv att snabbt skaf­fa dig en upp­fat­tning när du kas­tar ett getö­ga på hjulet.
   • Scan­nar du in hjulet när du lagt in de återkom­mande sak­er­na, skriv­er du lätt ut ett nytt vid årsskiftet.
   • Eller, ren­ri­tar du kanske hjulet dig­i­talt när du hit­tat utföran­det du gillar så du lätt duplicer­ar det närhelst du vill.
   • Mon­ter­ar du årshjulet på ett större ark med hjälp av en påskläm­ma och ett maskande ark ovan­på, kan du få till ett snur­rande hjul som ömsom vis­ar bara de tre aktuel­la månader­na (den senaste, den aktuel­la och den nästkom­mande), ömsom vis­ar hela året.


3. En gång i veck­an, under ditt återkom­mande möte med dig själv, tit­tar du framåt och bakåt i hjulet och läg­ger till att göra-uppgifter till din att göra-lista om du upp­täck­er att du inte ännu definier­at vad som är näs­ta steg i något av projekten.

Lugn och effek­tivitet med perspektiv
Gör du ett årshjul skaf­far du dig ett lätt sätt att se alla dina större åta­gan­den i var­je stund, vilket hjälper dig arbe­ta med bät­tre fram­förhåll­ning. Du kän­ner än mer att du har koll på läget, vilket skänker dig en skön tryg­ghet i varda­gen på job­bet. Blir du föres­la­gen att ans­vara för ännu en arbets­grupp, gör du enklare en bedömn­ing om du har rim­ligt utrymme att fullföl­ja upp­draget istäl­let för att allt­för sent upp­täc­ka att du tack­at ja till för mycket.

Hur gör du?
Använ­der du årshjuls­for­matet för att få en överblick? Ska­pade du i det­ta nu ditt förs­ta årshjul? Berät­ta gär­na för mig!