Så ger ett årshjul dig betryggande översikt | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

17 jan.

Så ger ett årshjul dig betryggande översikt


Datum: 2022-01-17 15:05

En lät­tar­be­tad att göra-lista är guld värd när vi vill hål­la koll på allt vi har att göra och på vad vi lovat andra. Men, alla våra åta­gan­den är inte så kort­fat­tade som att göra-uppgifter (“ringa”, maila”, skri­va”, boka” et c), utan en hel del vi arbe­tar med är sto­ra uppgifter, som tar lång kalendertid.

Vi kan kalla dem för pro­jekt, upp­drag, ären­den, förän­dringsini­tia­tiv, arbetsgrupper(-s arbete) och aktiviteter, men det de har gemen­samt är att de behöver mer än en arbets­dag för att slut­föras och de består av flera steg, det vill säga att vi kom­mer till­ba­ka till uppgiften då och då och gör något på den flera gånger innan vi kan boc­ka av den som klar.

Hel­heten i en enda bild
Har vi en över­sikt över våra sto­ra uppgifter, kan vi gå igenom den i alla fall en gång i veck­an och se till att vi har ett näs­ta steg definier­at på var och en. Då fall­er ingen av dem i glöm­s­ka och mel­lan sto­lar­na, utan vi har lätt(-are) att se till att de hela tiden rör sig framåt.

Ofta arbe­tar vi dock med dessa sto­ra uppgifter i ett virtuellt pro­jek­trum här, i en mapp där, på en white­board i en annan del av kon­toret och djupt inne i ett ären­de­hanter­ingssys­tem. Så, mån­ga möter jag som inte med automatik ser alla sto­ra uppgifter på ett bräde, utan som får ska­pa sin egen översikt.

Det finns otal­i­ga for­mat: en lista, en mindmap, ett kalky­blad och så klart ett årshjul, som jag hit­tills knappt näm­nt i något veck­o­brev. Men, jag har just nu upp­drag i en organ­i­sa­tion som arbe­tar flit­igt med årshjul och visst kan vi ock­så använ­da årshjuls­for­matet för att få överblick över de sto­ra uppgifterna.

Gör så här

  1. Om du både har åta­gan­den som återkom­mer var­je år och därutöver uni­ka pro­jekt som ock­så ska hin­nas med under året, kan årshjulet vara ett prak­tiskt for­mat för dig för att få överblick.

  2. Om ni inte redan använ­der årshjul och har en mall för det, gör en förs­ta skiss på ett blankt blad.
    • En stor cirkel delar du in i tolv tårt­bitar som du märk­er upp med månadsnamnen.
    • Du kan låta hjulet ha två banor. Den inre banan innehåller de återkom­mande åta­gan­de­na, såsom utveck­lingssam­tal, bud­getar­bete, semes­ter­planer­ing och annat. Den yttre kan du hål­la fri i grun­den och suc­ces­sivt fyl­la den med de uni­ka pro­jek­ten du ska slut­föra under året.
    • Låt oli­ka färg­er indik­era oli­ka arbet­som­rå­den, sorter, inten­sitet eller rik­t­ning (internt/​externt) så du hjälper dig själv att snabbt skaf­fa dig en upp­fat­tning när du kas­tar ett getö­ga på hjulet.
    • Scan­nar du in hjulet när du lagt in de återkom­mande sak­er­na, skriv­er du lätt ut ett nytt vid årsskiftet.
    • Eller, ren­ri­tar du kanske hjulet dig­i­talt när du hit­tat utföran­det du gillar så du lätt duplicer­ar det närhelst du vill.
    • Mon­ter­ar du årshjulet på ett större ark med hjälp av en påskläm­ma och ett maskande ark ovan­på, kan du få till ett snur­rande hjul som ömsom vis­ar bara de tre aktuel­la månader­na (den senaste, den aktuel­la och den nästkom­mande), ömsom vis­ar hela året.

  3. En gång i veck­an, under ditt återkom­mande möte med dig själv, tit­tar du framåt och bakåt i hjulet och läg­ger till att göra-uppgifter till din att göra-lista om du upp­täck­er att du inte ännu definier­at vad som är näs­ta steg i något av projekten.

Lugn och effek­tivitet med perspektiv
Gör du ett årshjul skaf­far du dig ett lätt sätt att se alla dina större åta­gan­den i var­je stund, vilket hjälper dig arbe­ta med bät­tre fram­förhåll­ning. Du kän­ner än mer att du har koll på läget, vilket skänker dig en skön tryg­ghet i varda­gen på job­bet. Blir du föres­la­gen att ans­vara för ännu en arbets­grupp, gör du enklare en bedömn­ing om du har rim­ligt utrymme att fullföl­ja upp­draget istäl­let för att allt­för sent upp­täc­ka att du tack­at ja till för mycket.

Hur gör du?
Använ­der du årshjuls­for­matet för att få en överblick? Ska­pade du i det­ta nu ditt förs­ta årshjul? Berät­ta gär­na för mig!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.