Strukturbloggen

När du har så myck­et pap­per och pry­lar omkring dig på ditt kon­tor (eller på och vid ditt skrivbord om du sit­ter i öppet land­skap) att du läg­ger mer tid än du vill på att fly­t­ta runt sak­er för att frigöra plats och på att leta efter sådant du vet lig­ger där någon­stans, kom­mer det lätt en impuls att rensa.

Med min­dre gam­malt och inak­tuellt framme, arbe­tar du lättare med det mate­r­i­al som är aktivt. Du får mer plats att bre­da ut dig så du får överblick och du hit­tar lättare det du sök­er, efter­som det inte lika lätt försvin­ner i mängden.

Kanske drar du dig först för att sät­ta igång, för ​“var ska man bör­ja?”, men efter ett tag bestäm­mer du dig för att ta ett rik­tigt kraft­tag. Du får fart och går igenom det som lig­ger här och ren­sar ut bland det som står sta­plat där. Du plac­er­ar ut en del sak­er i tillfäl­li­ga högar, efter­som de ska läm­nas till­ba­ka eller slän­gas och du vill ta allt det på en gång senare.

Just när du fått upp ångan, knackar det på dör­ren. Din chef tit­tar in och säger: ​“Du, kan du kom­ma med ett tag; det har inträf­fat en sak vi behöver lösa direkt.”. Du läm­nar ditt halvren­sade kon­tor, som nu halvvägs genom insat­sen ser stöki­gare ut än innan. Det akut inträf­fade visade sig vara täm­li­gen kom­plicer­at, så när du efter en stund kom­mer till­ba­ka till kon­toret är det så myck­et akut du ska fixa att röjan­det får vän­ta till en annan dag.

Ofull­bor­dat är inget vidare
Halvgenom­förd struk­tur är näs­tan värre än ostruk­tur. Du har en påbör­jad struk­tur som du inte hin­ner fullföl­ja och sam­tidigt kan du inte fritt park­era mate­r­i­al var som helst, för då förstör du den struk­tur du bör­jat på. För mig är det stres­sande att ha en idé och ambi­tion om en struk­turlös­ning som jag inte kan förverk­li­ga just nu. Jag arbe­tar på ett brist­fäl­ligt sätt så länge och hop­pas otåligt att ett tillfälle att fullföl­ja idén ska infinna sig. Under tiden är det än svårare att hit­ta och att veta var jag ska spara undan nyinkom­met ​“så länge”.

Så här är det ock­så för dig­i­ta­la rensningar.

På slak lina
Att sät­ta igång med en ren­sning är att gå ut på lin­dansar­li­nan för ett ögonblick. Vi bal­anser­ar i ett högt tillfäl­ligt till­stånd och rätt som det är kan något ovän­tat hän­da och vi fall­er. Vi tar en risk att vi blir avbrut­na och inte kan fullföl­ja ren­snin­gen, med en frus­trerande oord­ning en tid framöver som följd.

Avgrän­sa där­för din ren­sning så du bara sät­ter igång med så myck­et du kom­mer att hin­na slut­föra innan du blir avbruten näs­ta gång. Då slip­per du leva i ett fysiskt kaos under obestämd tid bara för att du tog ett för stort grepp.

Gör så här

• Tänk efter hur ofta du blir avbruten i ditt jobb. Det kan vara av kol­le­gor som vill ha din hjälp (och som du vill pri­or­it­era), tele­fo­nen som ringer, aku­ta mail, spon­tana besök eller att du kom­mer på att du mis­sat något och nu måste släp­pa allt för det som du kom­mit på måste bli klart fort. Kan du utan prob­lem göra dig ostörd en kvart; fem minut­er; en timme; en halvdag?


• Se dig omkring. Vad av det du har omkring dig skulle du hin­na på den upp­skat­tade avbrotts­fria tiden?


• Om du vill och om andan fall­er på; vilken avgrän­sad yta (hyllplan, låda, hög, del­hög, mapp, disken­het el dyl) vill du gå igenom och ren­sa härnäst?


• Sätt en tid då du gör röjet. Boka in i kalen­dern som ett möte med dig själv, med påmin­nelse några minut­er före aktiviteten för säk­er­hets skull.

Ren­sa utan att riskera rub­bad struktur
Om du definier­ar en tydligt avgrän­sad mängd mate­r­i­al som du hin­ner ren­sa innan näs­ta för­modade avbrott, kom­mer du både kun­na bli av med över­flödigt mate­r­i­al och bibehål­la en väl­fungerande struk­tur. Genom det­ta tydli­ga bet­ing får du oftare boc­ka av det du gjort (och kän­na dig nöjd med det) än om du vän­tade till de där mel­landa­gar­na i decem­ber för att göra tider­nas megaröj.

Hur gör du?
Hur gör du för att ren­sa bort inak­tuellt mate­r­i­al snabbt, lätt och kon­tin­uerligt? Kom­mentera mer än gär­na nedan.