STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

16 Feb

Rensa rimligt


Datum: 2016-02-16 12:23 Kommentarer: 0 st

När du har så mycket papper och prylar omkring dig på ditt kontor (eller på och vid ditt skrivbord om du sitter i öppet landskap) att du lägger mer tid än du vill på att flytta runt saker för att frigöra plats och på att leta efter sådant du vet ligger där någonstans, kommer det lätt en impuls att rensa.

Med mindre gammalt och inaktuellt framme, arbetar du lättare med det material som är aktivt. Du får mer plats att breda ut dig så du får överblick och du hittar lättare det du söker, eftersom det inte lika lätt försvinner i mängden.

Kanske drar du dig först för att sätta igång, för “var ska man börja?”, men efter ett tag bestämmer du dig för att ta ett riktigt krafttag. Du får fart och går igenom det som ligger här och rensar ut bland det som står staplat där. Du placerar ut en del saker i tillfälliga högar, eftersom de ska lämnas tillbaka eller slängas och du vill ta allt det på en gång senare.

Just när du fått upp ångan, knackar det på dörren. Din chef tittar in och säger: “Du, kan du komma med ett tag; det har inträffat en sak vi behöver lösa direkt.”. Du lämnar ditt halvrensade kontor, som nu halvvägs genom insatsen ser stökigare ut än innan. Det akut inträffade visade sig vara tämligen komplicerat, så när du efter en stund kommer tillbaka till kontoret är det så mycket akut du ska fixa att röjandet får vänta till en annan dag.

Ofullbordat är inget vidare
Halvgenomförd struktur är nästan värre än ostruktur. Du har en påbörjad struktur som du inte hinner fullfölja och samtidigt kan du inte fritt parkera material var som helst, för då förstör du den struktur du börjat på. För mig är det stressande att ha en idé och ambition om en strukturlösning som jag inte kan förverkliga just nu. Jag arbetar på ett bristfälligt sätt så länge och hoppas otåligt att ett tillfälle att fullfölja idén ska infinna sig. Under tiden är det än svårare att hitta och att veta var jag ska spara undan nyinkommet “så länge”.

Så här är det också för digitala rensningar.

På slak lina
Att sätta igång med en rensning är att gå ut på lindansarlinan för ett ögonblick. Vi balanserar i ett högt tillfälligt tillstånd och rätt som det är kan något oväntat hända och vi faller. Vi tar en risk att vi blir avbrutna och inte kan fullfölja rensningen, med en frustrerande oordning en tid framöver som följd.


Avgränsa därför din rensning så du bara sätter igång med så mycket du kommer att hinna slutföra innan du blir avbruten nästa gång. Då slipper du leva i ett fysiskt kaos under obestämd tid bara för att du tog ett för stort grepp.

Gör så här

  • Tänk efter hur ofta du blir avbruten i ditt jobb. Det kan vara av kollegor som vill ha din hjälp (och som du vill prioritera), telefonen som ringer, akuta mail, spontana besök eller att du kommer på att du missat något och nu måste släppa allt för det som du kommit på måste bli klart fort. Kan du utan problem göra dig ostörd en kvart; fem minuter; en timme; en halvdag?

  • Se dig omkring. Vad av det du har omkring dig skulle du hinna på den uppskattade avbrottsfria tiden?

  • Om du vill och om andan faller på; vilken avgränsad yta (hyllplan, låda, hög, delhög, mapp, diskenhet el dyl) vill du gå igenom och rensa härnäst?

  • Sätt en tid då du gör röjet. Boka in i kalendern som ett möte med dig själv, med påminnelse några minuter före aktiviteten för säkerhets skull.

Rensa utan att riskera rubbad struktur
Om du definierar en tydligt avgränsad mängd material som du hinner rensa innan nästa förmodade avbrott, kommer du både kunna bli av med överflödigt material och bibehålla en välfungerande struktur. Genom detta tydliga beting får du oftare bocka av det du gjort (och känna dig nöjd med det) än om du väntade till de där mellandagarna i december för att göra tidernas megaröj.

Hur gör du?
Hur gör du för att rensa bort inaktuellt material snabbt, lätt och kontinuerligt? Kommentera mer än gärna nedan. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.