STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

08 May

Räddaren i Office 365 Online-nöden


Datum: 2017-05-08 13:25 Kommentarer: 2 st

Allt fler av de organisationer jag hjälper går över till att använda Microsofts Office 365 Online. Många fortsätter att arbeta med installerade Office-program i datorn, men åtskilliga gör allting istället helt online, i webbklienter.

Det har sina fördelar men också åtminstone en stor nackdel: funktionerna för att lätt få en översikt över allt de har att göra har hittills inte varit de bästa.

  • Uppgifter-funktionen i Outlook Online är en väldigt avskalad variant av den alldeles utmärkta motsvarande funktionen i det klassiska Outlook-programmet. I online-varianten går det i och för sig att sätta kategorier, men det går varken att sortera eller filtrera efter dem (som i programmet)

  • Planner är i och för sig ett praktiskt verktyg för samarbete i enkla projekt, men det är här svårt att få en snabb överblick över allt som ska göras idag. Föredrar du kan kanban-tavla-formatet (eller “lappar på whiteboard”-formatet, om du så vill), finner du mer flexibla funktioner i den populära tjänsten Trello.

  • I Sharepoint kan du också lägga en att göra-lista, men även om sök- och filtreringsmöjligheterna är förnämliga där är gränssnittet inte det smidigaste, utan det blir klickande i överkant, om du frågar mig.

Uppriktigt sagt har jag famlat efter vad jag ska rekommendera för att göra-list-verktyg för de klienter som slagit in på Office 365 Online-vägen - tills nu.

En annan app
För en dryg vecka sedan släppte Microsoft sin senaste stjärna på “hålla koll på det du har att göra”-himlen: appen Microsoft To-Do, utvecklad av skaparna av den populära listappen Wunderlist.

I och med det får Office 365 Online-användaren det som saknats hos de andra apparna - om inte helt och hållet, så i alla fall i hög grad.

En smidig lista
Microsoft To-Do ser enkelt och okomplicerat ut och är det också. Här skriver du din att göra-lista uppgift för uppgift snabbt och lätt. Vill du kategorisera uppgifterna, använder du hashtaggar (#) så att du lätt kan få fram alla uppgifter för en viss kategori. Du kan sätta förfallodatum (om det finns ett skarpt sådant) och i uppgiften kan du lägga en kompletterande, förklarande anteckning. Har du olika projekt eller arbetssfärer du vill gruppera uppgifterna inom, skapar du dessa som “listor” som du fyller med uppgifter, samtidigt som du kan se alla uppgifter om du vill - oavsett vilket projekt dom hör till.

En tom lista varje morgon
En finess jag inte sett i andra verktyg är att vyn “Min dag” (d v s dagens lista) är tom varje morgon och att användaren själv får skapa dagens lista baserat dels på förslag appen lämnar, dels efter egen prioritering bland samtliga uppgifter.

Var kommer eposten in?
I skrivande stund har jag inte funnit något sätt att lätt skapa en uppgift i To-Do av ett mail, vilket är en nackdel. Men, samtidigt tycks det som att den To-Do-version vi nu ser bara är en start och att en mängd funktioner kommer att läggas till allteftersom.

Gör så här
Om du arbetar med Office 365 helt online och inte funnit dig helt tillrätta bland de andra list-apparna jag nämnde nyss, rekommenderar jag dig verkligen att ta en titt på To-Do. Har du idag en del uppgifter i Uppgifter-funktionen, ligger de dessutom redan med i To-Do, eftersom listorna mellan de bägge funktionerna synkas med varandra.

Lättare överblick
Börjar du arbeta med To-Do för din att göra-lista när du är Office 365 Online-användare, kommer du lättare att få en helhetsbild över vad du har att göra. Du skapar snabbt listan för dagens arbete och du håller lättare fokus på de uppgifter som har högsta prioritet just nu.

Har du testat?
Har du möjligen redan tagit en titt på To-Do och börjat använda det? Berätta gärna vad du tycker i en kommentar!

Kommentera

Sanna Bloom

Sanna Bloom skriver:

#1 - 2018-05-18, 10:31

Känns som en bra app, dock så saknar jag helhetslistan som är Att-göra-listan i outlook, utan den verkar mer fokusera på de olika mapparna. To-do listan som finns i appen verkar inte vara någon motsvarighet till Att-göra-listan.
Bra att man själv kan prioritera och lägga till de uppgifter man vill göra för dagen i Min dag.

David

David skriver:

#2 - 2018-05-21, 18:24

Sanna: Ja, själva strukturen skiljer sig en del åt i relation till Uppgifter-funktionen i Outlook. Jag håller alldeles med om att det är synd att det inte finns någon totalvy som visar _alla_ uppgifter i en enda lång lista, utan att man ska behöva gå in på varje lista för sig och där plocka saker till Min dag (vilket jag tycker är en vettig funktion, förvisso).

Skulle jag gå från Uppgifter till ToDo, skulle jag göra om min struktur i Uppgifter och omvandla annan projektkategorisering till separata listor. Jag tycker i och för sig inte om att det blir en så lång lista av listor, men eftersom apparna/tjänsterna är byggda så, skulle jag kunna leva med det. Det finns andra förtjänster som väger tyngre, tycker jag.

Tack för reflektion, Sanna!

//David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.