Strukturbloggen

Allt fler av de organ­i­sa­tion­er jag hjälper går över till att använ­da Microsofts Office 365 Online. Mån­ga fort­sät­ter att arbe­ta med installer­ade Office-pro­gram i datorn, men åtskil­li­ga gör allt­ing istäl­let helt online, i webbklienter.

Det har sina förde­lar men ock­så åtmin­stone en stor nack­del: funk­tion­er­na för att lätt få en över­sikt över allt de har att göra har hit­tills inte var­it de bästa.

• Uppgifter-funk­tio­nen i Out­look Online är en väldigt avskalad vari­ant av den allde­les utmärk­ta motsvarande funk­tio­nen i det klas­siska Out­look-pro­gram­met. I online-vari­anten går det i och för sig att sät­ta kat­e­gori­er, men det går varken att sortera eller fil­tr­era efter dem (som i programmet)


• Plan­ner är i och för sig ett prak­tiskt verk­tyg för samar­bete i enkla pro­jekt, men det är här svårt att få en snabb överblick över allt som ska göras idag. Före­drar du kan kan­ban-tavla-for­matet (eller ​“lap­par på whiteboard”-formatet, om du så vill), finner du mer flex­i­bla funk­tion­er i den pop­ulära tjän­sten Trel­lo.


• I Share­point kan du ock­så läg­ga en att göra-lista, men även om sök- och fil­treringsmöj­ligheter­na är förnäm­li­ga där är gränss­nit­tet inte det smidi­gaste, utan det blir klickande i överkant, om du frå­gar mig.

Upprik­tigt sagt har jag fam­lat efter vad jag ska rek­om­mendera för att göra-list-verk­tyg för de klien­ter som slag­it in på Office 365 Online-vägen — tills nu.

En annan app
För en dryg vec­ka sedan släppte Microsoft sin senaste stjär­na på ​“hål­la koll på det du har att göra”-himlen: appen Microsoft To-Do, utveck­lad av ska­parna av den pop­ulära listap­pen Wun­derlist.

I och med det får Office 365 Online-använ­daren det som sak­nats hos de andra appar­na — om inte helt och hål­let, så i alla fall i hög grad.

En smidig lista
Microsoft To-Do ser enkelt och okom­plicer­at ut och är det ock­så. Här skriv­er du din att göra-lista uppgift för uppgift snabbt och lätt. Vill du kat­e­goris­era uppgifter­na, använ­der du hash­tag­gar (#) så att du lätt kan få fram alla uppgifter för en viss kat­e­gori. Du kan sät­ta för­fal­lo­da­tum (om det finns ett skarpt sådant) och i uppgiften kan du läg­ga en kom­plet­terande, förk­larande anteck­n­ing. Har du oli­ka pro­jekt eller arbetss­fär­er du vill grup­pera uppgifter­na inom, ska­par du dessa som ​“lis­tor” som du fyller med uppgifter, sam­tidigt som du kan se alla uppgifter om du vill — oavsett vilket pro­jekt dom hör till.

En tom lista var­je morgon
En finess jag inte sett i andra verk­tyg är att vyn ​“Min dag” (d v s dagens lista) är tom var­je mor­gon och att använ­daren själv får ska­pa dagens lista baser­at dels på förslag appen läm­nar, dels efter egen pri­or­i­ter­ing bland samtli­ga uppgifter.

Var kom­mer eposten in?
I skri­vande stund har jag inte fun­nit något sätt att lätt ska­pa en uppgift i To-Do av ett mail, vilket är en nack­del. Men, sam­tidigt tycks det som att den To-Do-ver­sion vi nu ser bara är en start och att en mängd funk­tion­er kom­mer att läg­gas till allteftersom.

Gör så här
Om du arbe­tar med Office 365 helt online och inte fun­nit dig helt till­rät­ta bland de andra list-appar­na jag näm­nde nyss, rek­om­mender­ar jag dig verk­li­gen att ta en titt på To-Do. Har du idag en del uppgifter i Uppgifter-funk­tio­nen, lig­ger de dessu­tom redan med i To-Do, efter­som lis­tor­na mel­lan de bägge funk­tion­er­na synkas med varandra.

Lättare överblick
Bör­jar du arbe­ta med To-Do för din att göra-lista när du är Office 365 Online-använ­dare, kom­mer du lättare att få en hel­hets­bild över vad du har att göra. Du ska­par snabbt lis­tan för dagens arbete och du håller lättare fokus på de uppgifter som har högs­ta pri­or­itet just nu.

Har du testat?
Har du möjli­gen redan tag­it en titt på To-Do och bör­jat använ­da det? Berät­ta gär­na vad du tyck­er i en kommentar!