Strukturbloggen

Tro’t om du vill, men semes­tern är snart här. Nat­tfrosten har knappt släppt sitt grepp, men innan du vet ordet av är kväl­lar­na ljum­na och nät­ter­na ljusa. Åtmin­stone för mig är vårar­na inten­si­va och jag har redan nu på känn att det bara kom­mer att säga ​“svisch!” så är det plöt­sligt midsommar.

Semes­tern är en tid för rekreation och reflek­tion, men visst omgär­das den lätt av en känsla av stress och otill­räck­lighet. Vi job­bar och job­bar hela vägen ​“rätt in i kak­let” och ändå hin­ner vi inte klart med allt som behövde fixas innan vi gick på ledighet. Just när vi kom­mit ner i varv, ringer en kol­le­ga från job­bet som behöver hjälp med att hit­ta några doku­ment inne på vårt rum. Och, när vi är till­ba­ka på job­bet efter fem härli­ga veck­or, möter oss en späck­ad mail­box och dry­ga 800 oläs­ta mail.

Kanske känns det fort­farande avlägset, men gör vi något konkret redan nu för att göra semes­ter­avbrot­tet rik­tigt smidigt har vi god fram­förhåll­ning och behöver inte kän­na oss fullt så stressade.

När jag häromveck­an inter­vjuades om vad vi kan göra för att plan­era semes­tern på ett struk­tur­erat sätt, sva­rade jag ungefär:

Gör så här

1. Reservera tom tid strax före och direkt efter semes­tern. Bloc­ka veck­an före semes­tern så du inte har några möten då (eller åtmin­stone så få som möjligt). Du kan behö­va en vec­ka för att få klart dels de uppgifter du verk­li­gen behöver ha klart innan du går, dels de uppgifter andra ​“bara behöver ha hjälp med innan du försvinner”.
   
   Under din bor­tavaro fort­sät­ter mailen rasa in. När du kom­mer till­ba­ka behöver du ta hand om de alla. Har du då fyllt förs­ta veck­an med möten, kom­mer du efter ytterli­gare en vec­ka och det kan lätt ta flera veck­or (för att inte säga månad­er) innan du kom­mit ikapp. Bloc­ka där­för ock­så tid i veck­an då du kom­mer till­ba­ka. Jag brukar räk­na ​“en vec­ka bor­ta = en hel dags mail­hanter­ing efteråt” (jag får mel­lan 60 och 80 mail om dagen)


2. Gör mate­r­i­al kol­le­gor­na behöver när du är bor­ta lät­till­gäng­ligt. Vill du bli min­dre störd av att någon frå­gar dig var de hit­tar skisser­na för det aktuel­la pro­jek­tet, lägg på för­hand fram de pär­mar eller map­par som det är troli­gast att kol­le­gor­na behöver hit­ta. Det är förvis­so ett tag kvar, men ska­pa idag en lapp (eller ett textdoku­ment) där du fram till sista dagen före semes­tern skriv­er upp det mate­r­i­al du suc­ces­sivt kom­mer på att någon annan kom­mer att behö­va när du är bor­ta. På så vis byg­ger du en check­lista att använ­da pré­cis innan du läm­nar kon­toret för ledighet. Just innan du går, lägg fram på skrivbor­det allt som står på check­lis­tan. Nu hit­tar andra mate­ri­alet lättare (om det för övrigt är tomt på skrivbordet).


3. Skum­ma igenom din att göra-lista och leta fram uppgifter som för­fall­er under dina semes­ter­veck­or. Bestäm redan nu om du:
   • fly­t­tar för­fal­lo­da­tumet till senare (och med­dela dem du ska utföra uppgiften för)
   • fly­t­tar för­fal­lo­da­tumet till tidi­gare (så du får klart dem långt innan du tar ledigt)
   • delegerar till en kol­le­ga, som inte är ledig då du är ledig (och plan­era in när du lär upp veder­börande om det är nödvändigt)

Gnis­sel­fritt inträde till och utträde från semestern
Om du redan nu motar Olle i grind så att inte semes­terledigheten omgär­das av stress och slit, kom­mer du att få mer gläd­je av de veck­o­rs uppe­håll i job­bet du plan­er­at in. Du kom­mer snab­bare igång när du är till­ba­ka i tjänst igen, utan att behö­va bära så tung oläs­ta mail-bör­da flera veck­or efter att du kom­mit åter.

Hur gör du?
Hur gör du för att struk­tur­era arbetet runt semes­tern på bäs­ta sätt? Skriv en kom­men­tar och berätta.