STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

29 Apr

Planera för en riktigt av-kopplad semester


Datum: 2015-04-29 12:00 Kommentarer: 0 st

Tro't om du vill, men semestern är snart här. Nattfrosten har knappt släppt sitt grepp, men innan du vet ordet av är kvällarna ljumna och nätterna ljusa. Åtminstone för mig är vårarna intensiva och jag har redan nu på känn att det bara kommer att säga "svisch!" så är det plötsligt midsommar.

Semestern är en tid för rekreation och reflektion, men visst omgärdas den lätt av en känsla av stress och otillräcklighet. Vi jobbar och jobbar hela vägen "rätt in i kaklet" och ändå hinner vi inte klart med allt som behövde fixas innan vi gick på ledighet. Just när vi kommit ner i varv, ringer en kollega från jobbet som behöver hjälp med att hitta några dokument inne på vårt rum. Och, när vi är tillbaka på jobbet efter fem härliga veckor, möter oss en späckad mailbox och dryga 800 olästa mail.

Kanske känns det fortfarande avlägset, men gör vi något konkret redan nu för att göra semesteravbrottet riktigt smidigt har vi  god framförhållning och behöver inte känna oss fullt så stressade.

När jag häromveckan intervjuades om vad vi kan göra för att planera semestern på ett strukturerat sätt, svarade jag ungefär:

Gör så här

  1. Reservera tom tid strax före och direkt efter semestern. Blocka veckan före semestern så du inte har några möten då (eller åtminstone så få som möjligt). Du kan behöva en vecka för att få klart dels de uppgifter du verkligen behöver ha klart innan du går, dels de uppgifter andra "bara behöver ha hjälp med innan du försvinner".

    Under din bortavaro fortsätter mailen rasa in. När du kommer tillbaka behöver du ta hand om de alla. Har du då fyllt första veckan med möten, kommer du efter ytterligare en vecka och det kan lätt ta flera veckor (för att inte säga månader) innan du kommit ikapp. Blocka därför också tid i veckan då du kommer tillbaka. Jag brukar räkna "en vecka borta = en hel dags mailhantering efteråt" (jag får mellan 60 och 80 mail om dagen)

  2. Gör material kollegorna behöver när du är borta lättillgängligt. Vill du bli mindre störd av att någon frågar dig var de hittar skisserna för det aktuella projektet, lägg på förhand fram de pärmar eller mappar som det är troligast att kollegorna behöver hitta. Det är förvisso ett tag kvar, men skapa idag en lapp (eller ett textdokument) där du fram till sista dagen före semestern skriver upp det material du successivt kommer på att någon annan kommer att behöva  när du är borta. På så vis bygger du en checklista att använda precis innan du lämnar kontoret för ledighet. Just innan du går, lägg fram på skrivbordet allt som står på checklistan. Nu hittar andra materialet lättare (om det för övrigt är tomt på skrivbordet).

  3. Skumma igenom din att göra-lista och leta fram uppgifter som förfaller under dina semesterveckor. Bestäm redan nu om du:
    • flyttar förfallodatumet till senare (och meddela dem du ska utföra uppgiften för)
    • flyttar förfallodatumet till tidigare (så du får klart dem långt innan du tar ledigt)
    • delegerar till en kollega, som inte är ledig då du är ledig (och planera in när du lär upp vederbörande om det är nödvändigt)

Gnisselfritt inträde till och utträde från semestern
Om du redan nu motar Olle i grind så att inte semesterledigheten omgärdas av stress och slit, kommer du att få mer glädje av de veckors uppehåll i jobbet du planerat in. Du kommer snabbare igång när du är tillbaka i tjänst igen, utan att behöva bära så tung olästa mail-börda flera veckor efter att du kommit åter.

Hur gör du?
Hur gör du för att strukturera arbetet runt semestern på bästa sätt? Skriv en kommentar och berätta. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.