Strukturbloggen

Allt som oftast får vi mer att göra en dag än vad vi hade tänkt oss. Kanske är det rent av att betrak­ta som ett nor­mal­läge — att vi har en grund­plan och att det under dagen tillkom­mer högre pri­or­it­er­ade uppgifter som gör att vi inte hin­ner allt vi hade på planen.

Så länge som vi pri­or­it­er­ar sys­tem­a­tiskt och inte bara efter bråd­s­ka är det­ta inte ett ned­er­lag, för inte kan vi förut­spå vem som kom­mer att maila oss, vad som fall­er­ar och behöver rät­tas till omedel­bums eller pré­cis vil­ka nya uppgifter vi skulle få på vårt bord under efter­mid­da­gens möte.

Om inte idag, så sedan
Vi får då skju­ta på några av de plan­er­ade uppgifter­na till senare. De för­fal­lo­da­tum vi kom­mit överens om med någon annan är såk­lart bäst att hål­la sig till, men de dead­lines vi har satt för oss själ­va, som en god ambi­tion, är en helt annan sak. Allt­för mån­ga gånger har jag då bara höf­tat och drag­it till med att skic­ka dem framåt en vec­ka, sådär på måfå. Jag har tänkt ​”om en vec­ka hin­ner jag, för då har jag fått mer tid på mig”.

Gör inte så.

I blin­do har jag satt en ny dag på uppgiften, utan att alls kon­trollera hur den där dagen ser ut och hur myck­et annat jag har att göra just då.

En björn­tjänst av mig själv
Kon­sekvensen har bliv­it att när jag kom­mit fram till dagen i frå­ga är pla­nen orim­ligt omfat­tande, efter­som den dels innehåller uppgifter som jag lovat någon annan att slut­föra då, dels en mas­sa sak­er jag slängt dit som av en slump från förr, när jag inte hun­nit. Ett avmätt ​”tack för det” till vårt his­toriska jag är då på sin plats.

Om du inte alls gör på det­ta sätt, grat­uler­ar jag dig. Då har du slup­pit att åtmin­stone fal­la i den struk­tur­mis­stags­gropen. Men, om du lik­som jag gjort så då och då, låt mig i dag upp­märk­sam­ma dig (och mig) på hur vi kan göra istället.

Gör istäl­let så här
När det inte blir som du tänkt dig och då du behöver skju­ta uppgifter du haft som ambi­tion att göra idag på framti­den, gör så här:

1. Först, tit­ta i kalen­dern och se hur myck­et utrymme du har den dag du tänker dig att skju­ta upp uppgiften till. Hur myck­et möten är redan inbokade? Hur myck­et tid har vi (för­mod­li­gen) till sådant som inte är möten? Om dagen redan är i prin­cip full, gör vi bät­tre i att väl­ja en annan dag. 


2. Sedan, i din att göra-lista, se hur mån­ga andra att göra-uppgifter som för­fall­er den aktuel­la dagen. Kanske har du det så väl för­spänt när det gäller vilket att göra-listverk­tyg du valt att du kan se kalen­dern och lis­tan i en och sam­ma vy. Om inte, kan du säk­ert hit­ta ett sätt att se dem bägge bred­vid varan­dra. Fast, en i taget går såk­lart ock­så bra. Om att göra-list- pla­nen uttryckt i för­fal­lande uppgifter för dagen i frå­ga redan är lång, kan du anti­n­gen återi­gen väl­ja en annan dag eller redan nu plan­era om och fly­t­ta en av pla­nens uppgifter vidare, om den är min­dre vik­tig än ​”din” uppgift. 


3. Om du får en impuls att inte bara tit­ta på hur det ser ut under en enda dag, utan du tänker att ​”jag behöver mer tid än en dag att få det­ta klart”, är det en ypperlig sig­nal om att uppgiften du tänker fly­t­ta är för stor. Den är inte en att göra-uppgift (något som går fort­are att göra än en arbets­dag), utan det är ett smärre pro­jekt, som du skulle tjä­na på att dela upp i små steg, det vill säga flera att göra-uppgifter. 


4. När du hit­tar en dag som har lagom myck­et inbokade möten och ett rim­ligt antal att göra- uppgifter som för­fall­er, fly­t­tar du dagens bort­pri­or­it­er­ade uppgift dit istäl­let. Då är det större chans än annars att du fak­tiskt hin­ner uppgiften när du plan­er­at den. 

Hinn utan spring
Om du bara ​”drar till med en dag” när du fly­t­tar uppgifter till framti­den, är risken stor att du får skju­ta upp den igen. Då läg­ger vi mer tid än nöd­vändigt på att omplan­era, skju­ta fram, fly­t­ta om och ompri­or­it­era. Låt oss nyt­t­ja den tiden till att göra uppgifter­na istäl­let för att plan­era när vi ska göra dem.

Var­je gång vi återi­gen behöver fly­t­ta en uppgift till sedan, kan det för en del av oss kän­nas som ett smärre ned­er­lag. Mån­ga spruck­na plan­er blir en allt tyn­gre bör­da som gör oss miss­modi­ga, vilket är en allt annat än njut­bar känsla.

Läg­ger vi istäl­let ett par sekun­der extra på att göra en mer med­veten omplaner­ing på det sätt vi talat om här, är chansen större att vi hin­ner det vi vill — när vi vill det. Att vi hin­ner blir en seger som ger oss en pos­i­tiv kick istäl­let för en förö­dande smäll.

Hur gör du?
Hur gör du för att bät­tre pric­ka rätt när du gis­sar när du kom­mer att hin­na göra en viss uppgift? Kanske har du ett knep jag ännu inte hört talas om och då skulle jag vara tack­sam för om du har lust att berät­ta i en kommentar.