Omplanera medvetet så hinner du lättare | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

18 apr.

Omplanera medvetet så hinner du lättare


Datum: 2017-04-18 11:05

Allt som oftast får vi mer att göra en dag än vad vi hade tänkt oss. Kanske är det rent av att betrak­ta som ett nor­mal­läge — att vi har en grund­plan och att det under dagen tillkom­mer högre pri­or­it­er­ade uppgifter som gör att vi inte hin­ner allt vi hade på planen.

Så länge som vi pri­or­it­er­ar sys­tem­a­tiskt och inte bara efter bråd­s­ka är det­ta inte ett ned­er­lag, för inte kan vi förut­spå vem som kom­mer att maila oss, vad som fall­er­ar och behöver rät­tas till omedel­bums eller pré­cis vil­ka nya uppgifter vi skulle få på vårt bord under efter­mid­da­gens möte.

Om inte idag, så sedan
Vi får då skju­ta på några av de plan­er­ade uppgifter­na till senare. De för­fal­lo­da­tum vi kom­mit överens om med någon annan är såk­lart bäst att hål­la sig till, men de dead­lines vi har satt för oss själ­va, som en god ambi­tion, är en helt annan sak. Allt­för mån­ga gånger har jag då bara höf­tat och drag­it till med att skic­ka dem framåt en vec­ka, sådär på måfå. Jag har tänkt om en vec­ka hin­ner jag, för då har jag fått mer tid på mig”.

Gör inte så.

I blin­do har jag satt en ny dag på uppgiften, utan att alls kon­trollera hur den där dagen ser ut och hur myck­et annat jag har att göra just då.

En björn­tjänst av mig själv
Kon­sekvensen har bliv­it att när jag kom­mit fram till dagen i frå­ga är pla­nen orim­ligt omfat­tande, efter­som den dels innehåller uppgifter som jag lovat någon annan att slut­föra då, dels en mas­sa sak­er jag slängt dit som av en slump från förr, när jag inte hun­nit. Ett avmätt tack för det” till vårt his­toriska jag är då på sin plats.

Om du inte alls gör på det­ta sätt, grat­uler­ar jag dig. Då har du slup­pit att åtmin­stone fal­la i den struk­tur­mis­stags­gropen. Men, om du lik­som jag gjort så då och då, låt mig i dag upp­märk­sam­ma dig (och mig) på hur vi kan göra istället.

Gör istäl­let så här
När det inte blir som du tänkt dig och då du behöver skju­ta uppgifter du haft som ambi­tion att göra idag på framti­den, gör så här:

  1. Först, tit­ta i kalen­dern och se hur myck­et utrymme du har den dag du tänker dig att skju­ta upp uppgiften till. Hur myck­et möten är redan inbokade? Hur myck­et tid har vi (för­mod­li­gen) till sådant som inte är möten? Om dagen redan är i prin­cip full, gör vi bät­tre i att väl­ja en annan dag. 

  2. Sedan, i din att göra-lista, se hur mån­ga andra att göra-uppgifter som för­fall­er den aktuel­la dagen. Kanske har du det så väl för­spänt när det gäller vilket att göra-listverk­tyg du valt att du kan se kalen­dern och lis­tan i en och sam­ma vy. Om inte, kan du säk­ert hit­ta ett sätt att se dem bägge bred­vid varan­dra. Fast, en i taget går såk­lart ock­så bra. Om att göra-list- pla­nen uttryckt i för­fal­lande uppgifter för dagen i frå­ga redan är lång, kan du anti­n­gen återi­gen väl­ja en annan dag eller redan nu plan­era om och fly­t­ta en av pla­nens uppgifter vidare, om den är min­dre vik­tig än din” uppgift. 

  3. Om du får en impuls att inte bara tit­ta på hur det ser ut under en enda dag, utan du tänker att jag behöver mer tid än en dag att få det­ta klart”, är det en ypperlig sig­nal om att uppgiften du tänker fly­t­ta är för stor. Den är inte en att göra-uppgift (något som går fort­are att göra än en arbets­dag), utan det är ett smärre pro­jekt, som du skulle tjä­na på att dela upp i små steg, det vill säga flera att göra-uppgifter. 

  4. När du hit­tar en dag som har lagom myck­et inbokade möten och ett rim­ligt antal att göra- uppgifter som för­fall­er, fly­t­tar du dagens bort­pri­or­it­er­ade uppgift dit istäl­let. Då är det större chans än annars att du fak­tiskt hin­ner uppgiften när du plan­er­at den. 

Hinn utan spring
Om du bara drar till med en dag” när du fly­t­tar uppgifter till framti­den, är risken stor att du får skju­ta upp den igen. Då läg­ger vi mer tid än nöd­vändigt på att omplan­era, skju­ta fram, fly­t­ta om och ompri­or­it­era. Låt oss nyt­t­ja den tiden till att göra uppgifter­na istäl­let för att plan­era när vi ska göra dem.

Var­je gång vi återi­gen behöver fly­t­ta en uppgift till sedan, kan det för en del av oss kän­nas som ett smärre ned­er­lag. Mån­ga spruck­na plan­er blir en allt tyn­gre bör­da som gör oss miss­modi­ga, vilket är en allt annat än njut­bar känsla.

Läg­ger vi istäl­let ett par sekun­der extra på att göra en mer med­veten omplaner­ing på det sätt vi talat om här, är chansen större att vi hin­ner det vi vill — när vi vill det. Att vi hin­ner blir en seger som ger oss en pos­i­tiv kick istäl­let för en förö­dande smäll.

Hur gör du?
Hur gör du för att bät­tre pric­ka rätt när du gis­sar när du kom­mer att hin­na göra en viss uppgift? Kanske har du ett knep jag ännu inte hört talas om och då skulle jag vara tack­sam för om du har lust att berät­ta i en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.