STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

18 Apr

Omplanera medvetet så hinner du lättare


Datum: 2017-04-18 11:05 Kommentarer: 0 st

Allt som oftast får vi mer att göra en dag än vad vi hade tänkt oss. Kanske är det rent av att betrakta som ett normalläge - att vi har en grundplan och att det under dagen tillkommer högre prioriterade uppgifter som gör att vi inte hinner allt vi hade på planen.

Så länge som vi prioriterar systematiskt och inte bara efter brådska är detta inte ett nederlag, för inte kan vi förutspå vem som kommer att maila oss, vad som fallerar och behöver rättas till omedelbums eller precis vilka nya uppgifter vi skulle få på vårt bord under eftermiddagens möte.

Om inte idag, så sedan
Vi får då skjuta på några av de planerade uppgifterna till senare. De förfallodatum vi kommit överens om med någon annan är såklart bäst att hålla sig till, men de deadlines vi har satt för oss själva, som en god ambition, är en helt annan sak. Alltför många gånger har jag då bara höftat och dragit till med att skicka dem framåt en vecka, sådär på måfå. Jag har tänkt ”om en vecka hinner jag, för då har jag fått mer tid på mig”.

Gör inte så.

I blindo har jag satt en ny dag på uppgiften, utan att alls kontrollera hur den där dagen ser ut och hur mycket annat jag har att göra just då.

En björntjänst av mig själv
Konsekvensen har blivit att när jag kommit fram till dagen i fråga är planen orimligt omfattande, eftersom den dels innehåller uppgifter som jag lovat någon annan att slutföra då, dels en massa saker jag slängt dit som av en slump från förr, när jag inte hunnit. Ett avmätt ”tack för det” till vårt historiska jag är då på sin plats.

Om du inte alls gör på detta sätt, gratulerar jag dig. Då har du sluppit att åtminstone falla i den strukturmisstagsgropen. Men, om du liksom jag gjort så då och då, låt mig i dag uppmärksamma dig (och mig) på hur vi kan göra istället.

Gör istället så här
När det inte blir som du tänkt dig och då du behöver skjuta uppgifter du haft som ambition att göra idag på framtiden, gör så här:

  1. Först, titta i kalendern och se hur mycket utrymme du har den dag du tänker dig att skjuta upp uppgiften till. Hur mycket möten är redan inbokade? Hur mycket tid har vi (förmodligen) till sådant som inte är möten? Om dagen redan är i princip full, gör vi bättre i att välja en annan dag. 


  2. Sedan, i din att göra-lista, se hur många andra att göra-uppgifter som förfaller den aktuella dagen. Kanske har du det så väl förspänt när det gäller vilket att göra-listverktyg du valt att du kan se kalendern och listan i en och samma vy. Om inte, kan du säkert hitta ett sätt att se dem bägge bredvid varandra. Fast, en i taget går såklart också bra. Om att göra-list- planen uttryckt i förfallande uppgifter för dagen i fråga redan är lång, kan du antingen återigen välja en annan dag eller redan nu planera om och flytta en av planens uppgifter vidare, om den är mindre viktig än ”din” uppgift. 


  3. Om du får en impuls att inte bara titta på hur det ser ut under en enda dag, utan du tänker att ”jag behöver mer tid än en dag att få detta klart”, är det en ypperlig signal om att uppgiften du tänker flytta är för stor. Den är inte en att göra-uppgift (något som går fortare att göra än en arbetsdag), utan det är ett smärre projekt, som du skulle tjäna på att dela upp i små steg, det vill säga flera att göra-uppgifter. 


  4. När du hittar en dag som har lagom mycket inbokade möten och ett rimligt antal att göra- uppgifter som förfaller, flyttar du dagens bortprioriterade uppgift dit istället. Då är det större chans än annars att du faktiskt hinner uppgiften när du planerat den. 


Hinn utan spring
Om du bara ”drar till med en dag” när du flyttar uppgifter till framtiden, är risken stor att du får skjuta upp den igen. Då lägger vi mer tid än nödvändigt på att omplanera, skjuta fram, flytta om och omprioritera. Låt oss nyttja den tiden till att göra uppgifterna istället för att planera när vi ska göra dem.

Varje gång vi återigen behöver flytta en uppgift till sedan, kan det för en del av oss kännas som ett smärre nederlag. Många spruckna planer blir en allt tyngre börda som gör oss missmodiga, vilket är en allt annat än njutbar känsla.

Lägger vi istället ett par sekunder extra på att göra en mer medveten omplanering på det sätt vi talat om här, är chansen större att vi hinner det vi vill - när vi vill det. Att vi hinner blir en seger som ger oss en positiv kick istället för en förödande smäll.

Hur gör du?
Hur gör du för att bättre pricka rätt när du gissar när du kommer att hinna göra en viss uppgift? Kanske har du ett knep jag ännu inte hört talas om och då skulle jag vara tacksam för om du har lust att berätta i en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.