STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

09 May

När mailen stjälper mer än hjälper


Datum: 2012-05-09 12:00 Kommentarer: 0 st

Jag har ännu inte mött någon som sagt att hon får för få mail.

Det har heller inte hänt att någon jag talat med beklagat sig över att mailen han får är för korta och för konkreta.

Få är de organisationer som till mig säger att CC:-användandet är på en alldeles lagom nivå.



Ändå väljer vi många gånger mail framför andra kommunikationsformer, varje dag.



Det är inte för inte.



Mail är effektivt i det att man snabbare än med papperspost kan framföra ett budskap till någon som inte är nåbar precis när vi vill framföra det.

Det är mycket enklare att skicka ett mail med en länk än att prata fram en URL i ett telefonsamtal. Mailet är lättare att spara för framtiden än det talade ordet.

Mailboxen - en djungel

Men, i många organisationer jag möter har mailkulturen blivit så vildvuxen att mailen övergått till att bli ett frustrationsmoment.



Bilen är också ett synnerligen flexibelt och smidigt verktyg, men för något helt annat - för att transportera oss.

Men, det är inte bara för vem som helst som köpt en bil att köra med plattan i botten och kors och tvärs över refuger, utan vi har kommit överens om vissa trafikregler utan vilka bilkörningen blir rent livsfarlig.



Liksom vi städar upp biltrafiken genom trafikregler, kan vi i vår verksamhet städa upp ”mailtrafiken” genom att komma överens om hur vi ska agera när det gäller mail, d v s genom att skapa en mailpolicy.

Därför att, om vi kommer överens om vad vi ska hålla oss inom när vi mailar till varandra (och till andra utanför organisationen), kan mailandet bli smidigt igen.



Vi kan få färre mail utan att för den skull få mindre information.

Vi kan få mer tid över till att göra de saker som är särskilt viktiga för verksamheten detta året, eftersom vi slipper tveka, fråga och missförstå varandra, då mailen i sig är mer konkret och tydligt beskrivna nu.

Gör så här

Gör en mailpolicy.

  1. D v s, kom överens i din organisation om hur ni ska använda mailen som ett effektivt verktyg. Om du är egenföretagare, kan du skapa din egen policy, följa den och glädjas åt att din mailkultur smittar av sig på dem du mailar med, mer eller mindre.
  2. Ett bra sätt att komma igång är att ringa in vilka aspekter av mail som bör regleras, just i ert fall. Här är en förteckning över regler jag snappat upp ur de samlade mailpolicys jag stött på.
    • Förväntad svarstid på mail
    • Vilka mail som har högsta prioritet
    • Ringa i första hand, maila i andra?
    • Vilken typ av budskap som inte ska skickas via mail (av sekretesskäl, t ex)
    • Länka till filer eller bifoga filer?
    • Ändra ärenderad då ärendet ändras?
    • Vad ska signaturen innehålla?
    • Ska mail vara långa eller korta?
    • Hur formatera frågor och uppdrag? I 1, 2, 3-form?
    • Lämpliga hälsnings- och avslutningsfraser
    • Ett ämne per mail eller flera?
    • Tydlig ärenderad i varje mail eller inte så noga?
    • När skicka CC:?
    • När skicka BCC:?
    • Hur betrakta ett mottaget CC:?
    • Hur betrakta ett mottaget BCC:?
    • När skicka FWD:?
    • Hur betrakta ett mottaget FWD:?
    • OK att prenumerera på nyhetsbrev?
    • OK att skicka privata mail?
    • Hur agera om man får kränkande/rasistiskt/sexistiskt mail?
    • Hur agera om det blossar upp konflikt med någon via mail? Fortsätta gräla via mail, lyfta luren eller hänskjuta diskussionen till ett möte?
    • Inleda långt mail med kort sammanfattning?
    • Vad göra då ärenderaden börjar med Re: Re: Re: Fwd: RE: RE:?
  3. Har du ledarbefattning är du lyckligt lottad i det att du har mandat att driva frågan själv. Om inte, ta upp frågan i det mötesforum som faller sig naturligt. Belys de mailproblem ni har idag och beskriv vad som skulle vara skillnaden om ni hade regler att hålla er inom.
  4.  

  5. För att det inte ska bli en regelsamling som ni upplever ska följas “bara för att det är te’-sagt” (för att chefen bestämt det), tydliggör de praktiska och positiva konsekven-serna av att följa varje regel. Efter regeln skriv “, eftersom ...” följt av en beskrivning av den goda effekten. T ex “När du mailar, fatta dig kort, eftersom det då går snabbare för mottagaren att hantera mailet och denne därmed fortare kan svara dig.”

Samarbetets stöttepelare

Om ni kommer överens om ramar att hålla er inom när ni mailar, kommer ni att kunna stödja er emot dem i vardagen. Istället för att fundera på hur snabbt du borde svara på mail, vet du vad ni diskuterat er fram till och kan agera därefter.

Även om inte alla medarbetare följer alla regler hela tiden, kommer mail-delen av ditt jobb vara ett uns lättare, eftersom fler av mailen förmodligen kommer att vara kortare, färre CC:ade, fler ha en lättförstådd ärenderad et c.



När vi nu spenderar så stor del av dagen vid mailboxen, är väl ändå varje förenkling värd besväret?

Hur skulle du vilja göra?

Vilken mail-regel skulle ni verkligen må bra av på ditt jobb? Skriv en kommentar och berätta.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.