När mailen stjälper mer än hjälper | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

09 maj

När mailen stjälper mer än hjälper


Datum: 2012-05-09 12:00

Jag har ännu inte mött någon som sagt att hon får för få mail.

Det har heller inte hänt att någon jag talat med bekla­gat sig över att mailen han får är för kor­ta och för konkreta. 

Få är de organ­i­sa­tion­er som till mig säger att CC:-användandet är på en allde­les lagom nivå.



Ändå väl­jer vi mån­ga gånger mail fram­för andra kom­mu­nika­tions­former, var­je dag.



Det är inte för inte. 



Mail är effek­tivt i det att man snab­bare än med pap­per­spost kan fram­föra ett bud­skap till någon som inte är nåbar pré­cis när vi vill fram­föra det.

Det är myck­et enklare att skic­ka ett mail med en länk än att pra­ta fram en URL i ett tele­fon­sam­tal. Mailet är lättare att spara för framti­den än det talade ordet.

Mail­box­en — en djungel

Men, i mån­ga organ­i­sa­tion­er jag möter har mailkul­turen bliv­it så vild­vux­en att mailen övergått till att bli ett frustrationsmoment.



Bilen är ock­så ett syn­nerli­gen flex­i­belt och smidigt verk­tyg, men för något helt annat — för att trans­portera oss. 

Men, det är inte bara för vem som helst som köpt en bil att köra med plat­tan i bot­ten och kors och tvärs över refuger, utan vi har kom­mit överens om vis­sa trafikre­gler utan vil­ka bilkörnin­gen blir rent livsfarlig.



Lik­som vi stä­dar upp bil­trafiken genom trafikre­gler, kan vi i vår verk­samhet stä­da upp mail­trafiken” genom att kom­ma överens om hur vi ska agera när det gäller mail, d v s genom att ska­pa en mailpolicy.

Där­för att, om vi kom­mer överens om vad vi ska hål­la oss inom när vi mailar till varan­dra (och till andra utan­för organ­i­sa­tio­nen), kan mai­lan­det bli smidigt igen.



Vi kan få färre mail utan att för den skull få min­dre information. 

Vi kan få mer tid över till att göra de sak­er som är särskilt vik­ti­ga för verk­samheten det­ta året, efter­som vi slip­per tve­ka, frå­ga och miss­förstå varan­dra, då mailen i sig är mer konkret och tydligt beskriv­na nu.

Gör så här

Gör en mailpolicy. 

  1. D v s, kom överens i din organ­i­sa­tion om hur ni ska använ­da mailen som ett effek­tivt verk­tyg. Om du är egen­före­ta­gare, kan du ska­pa din egen pol­i­cy, föl­ja den och gläd­jas åt att din mailkul­tur smit­tar av sig på dem du mailar med, mer eller mindre.
  2. Ett bra sätt att kom­ma igång är att ringa in vil­ka aspek­ter av mail som bör regleras, just i ert fall. Här är en förteck­n­ing över regler jag snap­pat upp ur de sam­lade mailpol­i­cys jag stött på. 
    • Förvän­tad svarstid på mail
    • Vil­ka mail som har högs­ta prioritet
    • Ringa i förs­ta hand, maila i andra?
    • Vilken typ av bud­skap som inte ska skickas via mail (av sekretesskäl, t ex)
    • Län­ka till fil­er eller bifo­ga filer?
    • Ändra ären­der­ad då ären­det ändras?
    • Vad ska sig­na­turen innehålla?
    • Ska mail vara lån­ga eller korta?
    • Hur for­mat­era frå­gor och upp­drag? I 1, 2, 3‑form?
    • Lämpli­ga häl­snings- och avslutningsfraser
    • Ett ämne per mail eller flera?
    • Tydlig ären­der­ad i var­je mail eller inte så noga?
    • När skic­ka CC:?
    • När skic­ka BCC:?
    • Hur betrak­ta ett mot­taget CC:?
    • Hur betrak­ta ett mot­taget BCC:?
    • När skic­ka FWD:?
    • Hur betrak­ta ett mot­taget FWD:?
    • OK att prenu­mer­era på nyhetsbrev?
    • OK att skic­ka pri­va­ta mail?
    • Hur agera om man får kränkande/​rasistiskt/​sexistiskt mail?
    • Hur agera om det blos­sar upp kon­flikt med någon via mail? Fort­sät­ta gräla via mail, lyf­ta luren eller hän­skju­ta diskus­sio­nen till ett möte?
    • Inle­da långt mail med kort sammanfattning?
    • Vad göra då ären­der­aden bör­jar med Re: Re: Re: Fwd: RERE:?
  3. Har du ledar­be­fat­tning är du lyck­ligt lot­tad i det att du har man­dat att dri­va frå­gan själv. Om inte, ta upp frå­gan i det mötes­fo­rum som fall­er sig naturligt. Belys de mail­prob­lem ni har idag och beskriv vad som skulle vara skill­naden om ni hade regler att hål­la er inom.
  4. För att det inte ska bli en regel­sam­ling som ni upplever ska föl­jas bara för att det är te’-sagt” (för att chefen bestämt det), tydlig­gör de prak­tiska och pos­i­ti­va kon­sekven-ser­na av att föl­ja var­je regel. Efter regeln skriv “, efter­som …” följt av en beskrivn­ing av den goda effek­ten. T ex När du mailar, fat­ta dig kort, efter­som det då går snab­bare för mot­ta­garen att hantera mailet och denne därmed fort­are kan svara dig.”

Samar­betets stöttepelare

Om ni kom­mer överens om ramar att hål­la er inom när ni mailar, kom­mer ni att kun­na stöd­ja er emot dem i varda­gen. Istäl­let för att fun­dera på hur snabbt du bor­de svara på mail, vet du vad ni diskuter­at er fram till och kan agera därefter.

Även om inte alla medar­betare föl­jer alla regler hela tiden, kom­mer mail-delen av ditt jobb vara ett uns lättare, efter­som fler av mailen för­mod­li­gen kom­mer att vara kortare, färre CC:ade, fler ha en lät­tförstådd ären­der­ad et c.



När vi nu spender­ar så stor del av dagen vid mail­box­en, är väl ändå var­je fören­kling värd besväret?

Hur skulle du vil­ja göra?

Vilken mail-regel skulle ni verk­li­gen må bra av på ditt jobb? Skriv en kom­men­tar och berätta.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.