Strukturbloggen

Den som har ett ären­de­hanter­ingssys­tem, behöver den verk­li­gen ock­så en att göra-lista? Det är ju ändå uppen­bart i sys­temet vad som ska hän­da härnäst, utan att man själv behöver kom­ma ihåg det.

Och, den som har ett CRM-sys­tem? Näs­ta aktivitet för den aktuel­la kun­den lig­ger där och kan plin­ga när det är dags, om man vill.

För att inte tala om pro­jek­tverk­tyget. Den som arbe­tar i ett eller flera sådana, till exem­pel i Share­point, har ju alla pro­jek­t­ste­gen klart och tydligt där, så behövs det ock­så en att göra-lista?

Det raka svaret på alla dessa frå­gor är:

“Det beror på”.

Vad beror det på?
Du behöver en sep­a­rat att göra-lista …

• om aktiviteter­na i sys­temet är så gro­va att du ändå hit­tar andra sätt att hål­la koll på att du ska ringa någon, maila iväg något, kol­la upp något, boka något et c


• om du bara upp­dat­er­ar ären­det eller pro­jek­tet inför avstämn­ingsmöte­na eller rent av pré­cis innan du avs­lu­tar hela ärendet

Så här lig­ger det näm­li­gen till: Om du inte använ­der ären­de­hanter­ings-sys­temet till alla ​“småsak­er” som att ringa, maila, skri­va, skic­ka, återkop­pla, sam­mankalla et c, är du ändå hän­visad till att ha dessa sak­er i huvudet, på små lap­par, i en app eller någon annanstans. Du har då inte nyt­ta av sys­temet i ​“kom­ma ihåg”-hänseende.

Gör så här
Du som tyck­er att du inte behöver en att göra-lista efter­som du har ett pro­jek­tverk­tyg, ett CRM-sys­tem eller ett ären­de­hanter­ingssys­tem, stäm av dessa två saker:

• Skriv­er du idag upp något du ska kom­ma ihåg att göra på något annat ställe än i sys­temet i fråga?


• Bockar du av flera uppgifter åt gån­gen i sys­temet och dessu­tom vid gle­sa tillfällen istäl­let för en och en all­tefter­som var­je uppgift slutförs?

Om du svarar ​“ja” på någon av dessa frå­gor, behöver du en att göra-lista utöver ditt ären­de­hanter­ingssys­tem (el dyl). Har du det redan, är sak­en biff. Annars, bestäm dig för ett enda ställe där du skriv­er allt det du har att göra som du inte gör nu direkt.

Har du tur, kan du läg­ga in uppgifter­na i ditt ärende-/pro­jekt-/CRM-sys­tem så de med automatik synkas till där du vill ha din lista, till exem­pel i Out­looks uppgifter om det är i Out­look du mailar.

Återi­gen, bät­tre överblick
Om du skaf­far dig en enda att göra-lista trots att du har ett ären­de­hanter­ingssys­tem (el dyl) får du ett enty­digt sätt att sam­la alla dina uppgifter som inte har med ären­de­na att göra. Du får därmed lättare överblick över dina åta­gan­den och påverkar med större enkel­het din arbetssi­t­u­a­tion. Färre sak­er i huvudet ger mer plats att tän­ka på väsent­ligheter. Min­dre dis­trak­tion­er av sådant vi råkat se för att det för tillfäl­let låg överst ger större fokus i arbetsvardagen.

Hur gör du?
Hur har du kom­bin­er­at att göra-lista med något samar­betssys­tem så att det funger­ar smidigt för dig? Om du har en bra lös­ning så berät­ta gär­na för mig!