När ärendehanteringssystemet inte räcker | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

11 jan.

När ärendehanteringssystemet inte räcker


Datum: 2022-01-11 12:17

Den som har ett ären­de­hanter­ingssys­tem, behöver den verk­li­gen ock­så en att göra-lista? Det är ju ändå uppen­bart i sys­temet vad som ska hän­da härnäst, utan att man själv behöver kom­ma ihåg det.

Och, den som har ett CRM-sys­tem? Näs­ta aktivitet för den aktuel­la kun­den lig­ger där och kan plin­ga när det är dags, om man vill.

För att inte tala om pro­jek­tverk­tyget. Den som arbe­tar i ett eller flera sådana, till exem­pel i Share­point, har ju alla pro­jek­t­ste­gen klart och tydligt där, så behövs det ock­så en att göra-lista?

Det raka svaret på alla dessa frå­gor är:

Det beror på”.

Vad beror det på?
Du behöver en sep­a­rat att göra-lista …

  • om aktiviteter­na i sys­temet är så gro­va att du ändå hit­tar andra sätt att hål­la koll på att du ska ringa någon, maila iväg något, kol­la upp något, boka något et c

  • om du bara upp­dat­er­ar ären­det eller pro­jek­tet inför avstämn­ingsmöte­na eller rent av pré­cis innan du avs­lu­tar hela ärendet

Så här lig­ger det näm­li­gen till: Om du inte använ­der ären­de­hanter­ings-sys­temet till alla småsak­er” som att ringa, maila, skri­va, skic­ka, återkop­pla, sam­mankalla et c, är du ändå hän­visad till att ha dessa sak­er i huvudet, på små lap­par, i en app eller någon annanstans. Du har då inte nyt­ta av sys­temet i kom­ma ihåg”-hänseende.

Gör så här
Du som tyck­er att du inte behöver en att göra-lista efter­som du har ett pro­jek­tverk­tyg, ett CRM-sys­tem eller ett ären­de­hanter­ingssys­tem, stäm av dessa två saker:

  • Skriv­er du idag upp något du ska kom­ma ihåg att göra på något annat ställe än i sys­temet i fråga?

  • Bockar du av flera uppgifter åt gån­gen i sys­temet och dessu­tom vid gle­sa tillfällen istäl­let för en och en all­tefter­som var­je uppgift slutförs?

Om du svarar ja” på någon av dessa frå­gor, behöver du en att göra-lista utöver ditt ären­de­hanter­ingssys­tem (el dyl). Har du det redan, är sak­en biff. Annars, bestäm dig för ett enda ställe där du skriv­er allt det du har att göra som du inte gör nu direkt.

Har du tur, kan du läg­ga in uppgifter­na i ditt ärende-/pro­jekt-/CRM-sys­tem så de med automatik synkas till där du vill ha din lista, till exem­pel i Out­looks uppgifter om det är i Out­look du mailar.

Återi­gen, bät­tre överblick
Om du skaf­far dig en enda att göra-lista trots att du har ett ären­de­hanter­ingssys­tem (el dyl) får du ett enty­digt sätt att sam­la alla dina uppgifter som inte har med ären­de­na att göra. Du får därmed lättare överblick över dina åta­gan­den och påverkar med större enkel­het din arbetssi­t­u­a­tion. Färre sak­er i huvudet ger mer plats att tän­ka på väsent­ligheter. Min­dre dis­trak­tion­er av sådant vi råkat se för att det för tillfäl­let låg överst ger större fokus i arbetsvardagen.

Hur gör du?
Hur har du kom­bin­er­at att göra-lista med något samar­betssys­tem så att det funger­ar smidigt för dig? Om du har en bra lös­ning så berät­ta gär­na för mig!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.