Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Mer direkt kommunicerat

Det vis­ar sig vara rätt beslut, för på några minut­er har ni rett ut det hela, kom­mit till klarhet, bestämt hur ni går vidare och sak­en är biff. Ni läg­ger på och återgår till ert ido­ga arbete som vanligt.

Men på ett möte några dagar senare blir det uppen­bart att er slut­sats gått alla andra kol­le­gor för­bi, för de är inte alls med på noter­na. Det tror jag, det! De var ju inte med i ert telefonsamtal.

En doku­men­ta­tion bland andra

Har ni en ordi­nar­ie kanal ​”där allt hän­der” och som utta­lat eller inte funger­ar som en slags doku­men­ta­tion av vad ni gör, doku­mentera ock­så väsent­ligheter som avhand­las i andra forum (till exem­pel tele­fon­sam­tal, fysiska möten utan pro­tokoll och informel­la ​”vid kaffeautomaten”-samtal) i den ordi­nar­ie kanalen.

Min gode vän Tom Airaksi­nen (som gjorde mig upp­märk­sam­mad på det här fenomenet) berät­tade att han, efter ett ​”lyfte luren”-samtal skrev ett inlägg i den ordi­nar­ie kanalen i stil med ​”För er som inte var med i vårt sam­tal; det här kom vi fram till:”.

Är det inte en chat­tkanal som utgör doku­men­ta­tions­basen kanske ni har något annat doku­ment i arbets­grup­pen där allt vik­tigt noteras, som en slags loggbok?

Gör så här

Kän­ner du igen sit­u­a­tio­nen jag beskriv­it här? Kanske har du ock­så råkat ut för att något sådant ställt till det för er? Fun­dera då på vad som skulle vara det bäs­ta stäl­let att notera det vik­ti­ga ur ett avgörande sam­tal i just ert samarbetsforum.

I näs­ta lämpli­ga möte, föres­lå för dem du arbe­tar med att ni mer än tidi­gare doku­menter­ar det väsentli­ga där, så att vem som helst av er lätt kan kol­la upp vad som sagts och vad som gäller när det finns ett behov för det.

Färre miss­förstånd

Om ni doku­menter­ar muntli­ga överen­skom­melser och utkom­ster av sam­tal där all redan dig­i­tal kom­mu­nika­tion doku­menteras kom­mer alla med­verkande lättare hän­ga med i vad som gäller och vad som hänt. Det blir färre miss­förstånd än annars, vilket sparar er så väl tid som pen­gar, för att inte säga irritation.

Hur gör du?

Har ni löst det här prob­lemet på ett annat sätt? Skriv gär­na och berätta!

(Har du mån­ga dig­i­ta­la doku­ment att hål­la reda på? Tes­ta att göra en dig­i­ta­la-doku­ment-kar­ta!)