STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

24 Apr

Lugn och ro eller ideliga avbrott


Datum: 2017-04-24 12:25 Kommentarer: 0 st

Ännu har jag inte mött den som aldrig behöver arbeta ostört med någon uppgift. Inte heller har jag mött någon som inte förstår att någon annan behöver arbeta ostört då och då.

Varje vecka möter jag dock flera som brottas med att få till den där ostörda stunden som är så illa värdefull. Mycket av det som “stör” oss kan vi göra något åt helt på egen hand.

Vi stänger av mailplinget och förhandsvisningen av mailet, som så lätt drar till sig vår uppmärksamhet. Vi plockar undan papper och högar från vår arbetsyta så vi inte råkar se något överst som skulle distrahera oss från det som vi behöver fokusera på. Vi sätter mobilen i “flygplansläge” så vi är säkra på att den varken plingar eller ringer eller vibrerar den närmaste stunden.

Dessa kollegor
Det är värre med kollegorna. Ett av de vanligaste avbrotten är en kollega som kommer till oss och vill någonting. Den har en fråga, behöver en påskrift, har något som den behöver hjälp med, vill stämma av en sak. För många av oss är det svårt att säga nej när en kollega frågar “har du tid ett kort ögonblick?”, kanske för att det ibland är vi som är den där kollegan som behöver hjälp av någon annan. Vi har lätt att leva oss in i personens situation.

Samtidigt är det vi som får ta smällen i det att våra uppgifter åker ned i prioritet och de tar längre tid att slutföra, eftersom varje avbrott tar tid och koncentration.

I samma sits
Det fina med att alla då och då behöver arbeta ostört och att alla förstår att alla behöver det, är att vi sitter i samma båt. Vi har en gemensam utmaning och vi kan lösa den på ett gemensamt sätt.

Jag vet inte vad det beror på, men att döma av de samtal jag har med kurs- och föreläsningsdeltagare runt om i landet verkar det som att vi sällan talar med våra kollegor om hur vi ska göra det tydligt för varandra om vi är tillgängliga för frågor och hjälp eller om vi behöver vara ostörda för stunden.

Prata om det
Så, har ni inte gjort det hos er och om du har behov av ostörda stunder då och då, vill jag idag uppmana dig att tala om ostördhet med dina kollegor - på ert veckomöte, på nästa APT, på avdelningsmötet eller där det passar bäst.

Gör så här

  1. Just nu, bestäm dig för när du ska ta upp det här ämnet och i vilket mötesforum. Om du inte kan bestämma dig, fråga din närmaste kollega när han eller hon tror att det skulle vara lämpligt.

  2. Reflektera en stund på egen hand över frågeställningen: "Hur ska vi göra det tydligt för varandra om vi är tillgängliga eller om vi vill vara ostörda?". Har du själv ett eget förslag på lösning kommer ni troligare fram till något konkret. Lösningar jag hört om från andra organisationer genom åren är till exempel:
    • "När vi har lurar eller hörsnäcka på, betyder det att vi vill vara ostörda.”
    • "En stängd dörr betyder att jag behöver vara ostörd.”
    • "Vill vi arbeta ostört, tänder vi röda lampan på "trafikljuset" utanför dörren.”
    • "Sätter vi upp ett mjukisdjur på skärmen, är det en signal om att vi helst vill vara ostörda.”
    • "Alla har en likadan skylt som vi tagit fram och som man ställer på skrivbordet när man vill vara ostörd. Då behöver ingen fundera på hur man ska säga om någon frågar något.”
    • "Vi meddelar kollegorna på förhand att vi vill vara ostörda den närmaste timmen. Glömmer vi meddela, är det helt OK att bara ignorera frågan, för då förstår den andra att jag glömt meddela."
    • "Vi tycker att 'STÖR EJ!' låter så hårt, så vi sätter upp en mer trevligt och empatiskt formulerad jag-behöver-arbeta-i-lugn-och-ro-skylt på utsidan dörren."

  3. När det är dags för möte, ta upp frågan till kreativ diskussion. Det skulle förvåna mig om du inte får gehör. Kom fram till hur just ni ska göra framöver. Det kan vara något av exemplen ovan eller något alldeles annorlunda.

Mer koncentration och större lätthet
Om ni kommer överens i kollegiet om hur ni ska signalera enkelt och tydligt när ni är tillgängliga och inte, kommer du rätt och slätt att få arbeta i lugn och ro mer än tidigare. Du slipper till och med frågan om du är tillgänglig eller inte, för du har delegerat den kommunikationen till en skylt eller en grej eller ett par lurar. Du blir mindre distraherad, kan koncentrera dig bättre och får fler saker gjort med större lätthet.

Hur gör ni?
Signalerar ni på ett helt annat sätt än i mina exempel ovan? Skriv gärna en kommentar och berätta. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.