STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

09 Jun

Låt systemet göra jobbet


Datum: 2010-06-09 11:04 Kommentarer: 0 st

Om du har för vana att använda en att-göra-lista, består den förmodligen mest av uppgifter som du kommit på att du ska göra och som du då skrivit upp på listan. Uppgifterna kommer du att göra inom kort och sedan stryker du eller tar bort dem.

Men du behöver hålla ännu mindre i huvudet om du låter att-göra-listan själv generera nya saker att göra.

Alla har vi uppgifter som vi gör med jämna mellanrum. Det kan vara uppgifter som du för länge sedan beslutat dig för att göra med bestämda intervall och som lätt glöms bort bland allt som är akut och nyss uppkommet. Varje vecka, första måndagen varje månad, en gång i halvåret et c gör vi en specifik sak.

Ett typiskt exempel är det här med att underhålla prylar. Du vet, när vi står i butiken och ska köpa den där manicken, säger säljaren “Visst, och åtminstone var tredje månad är det viktigt att du… (smörjer, uppgraderar, tar backup, plockar isär, låter vila el dyl)”. Vi tänker kanske “OK, var tredje månad; tja det ska väl inte vara så svårt att komma ihåg?”. Nej, men dessutom har vi redan en mojäng som måste justeras en gång i halvåret och en annan pryl som ska fyllas på varannan vecka och ... .

Återkommande uppgift

För att slippa komma ihåg att vi ska göra det där en gång i halvåret, och för att slippa komma ihåg att vi ska göra det också nästa halvår och också nästa månad och också nästa vecka, låt systemet göra jobbet med att ta fram nya uppgifter att göra. Använd konceptet “återkommande uppgift”. Det kan du göra oavsett om du jobbar med dina att-göra-uppgifter i datorn eller om du har dem på papper.

Att-göra-listan digitalt…

I de flesta digitala system för att-göra-uppgifter (Outlook, RememberTheMilk.com el dyl) kan du lägga in en uppgift som återkommande, antingen med ett fast intervall (t ex varannan dag, varje torsdag, fjärde dagen i var tredje månad eller den 6 oktober varje år) eller x dagar/veckor/månader/år efter att den sist slutfördes. När du bockar av uppgiften skapas en ny automatiskt, med förfallodatum uträknat efter det intervall du valt.

... eller på papper?

Är ditt system för att-göra-uppgifter i pappersform, ser jag två möjligheter. Antingen har du en tickler file (www.stiernholm.com/ticklerfile), och då kan du lägga en lapp med uppgiften i fråga i den mapp som representerar nästa tillfälle du vill att den ska utföras. Efter att du slutfört uppgiften, flyttar du lappen till nästa tillfälles mapp, och så vidare.

Om du saknar tickler file och har en att-göra-lista på papper (och du inte gör en ny lista varje morgon, utan låter den leva över tid), markera upp de uppgifter som du vill ska vara återkommande med en kod; förslagsvis “Å2V” för “återkommande varannan vecka” eller “Å4M” för “återkommande var fjärde månad” el dyl. När du slutför en av dessa uppgifter, ser du att den har en kodmärkning och därför skapar du direkt en ny, likadan uppgift med ett förfallodatum som motsvarar det intervall du valt.

Några exempel

För egen del, rör mina återkommande uppgifter lika mycket min privata vardag som min jobbvardag. Ett axplock ur min lista är:

  • Beställ tid för att skifta till vinterdäck (ett bestämt datum varje år)
  • Sätt igång planering av julkortutskick
  • Registrera moms- och skattedeklaration
  • Smörj hjulaxlarna på barnvagnen (var tredje månad), byt olja på gräsklipparen (1 maj varje år), fyll på kaliumpermanganat på vattenfiltret (1 dec varje år)
  • Uppgifter som beror på att ett månadsskifte passerat: maila kontoutdrag till redovisningsbyrå, stämma av likviditetsbudgeten, sammanställ reseräkning för passerad månad et c
  • Veckogenomgången (varje fredag): uppdatera att-göra-listan, rensa del av bra-att-  ha-materialet, tar en titt på visionen, uppdaterar projektöversikten
  • Byt månadskontaktlinser (dag 9 varje månad)
  • Ta backup på material jag har på webplatser, t ex lista över Klart!-prenumeranter (en månad efter senaste backupen)
  • Se över takpannorna och byt ut de som är spruckna (en gång per år)

Frivillig läxa

Om du vill, fundera på vilka saker du borde göra med jämna mellanrum som du brukar komma på att du glömt av att göra. Lägg upp dem som återkommande uppgifter.

Hur gör du?

Hur gör du för att utan ansträngning komma ihåg att-göra-uppgifter du ska göra med jämna, återkommande mellanrum?

Svara i en kommentar nedan!

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.