Låt att göra-listan skriva  sig själv, utan…

I förra veckan visade jag här hur du kan låta Microsoft 365 skriva din att göra-lista åt dig. Idén är alltså att när det gäller sådant du ska göra som består av flera kortare uppgifter och som du gör fler gånger än en, vill du såklart inte skriva upp liknande att göra-uppgifter om och om igen. Det skulle vara onödigt arbete.

Visst vore det mycket enklare om du bara kunde ange när något ska vara klart och din att göra-lista sedan skapar alla uppgifter som ska göras, med de rätta förfallodatumena redan inlagda?

För dig som inte mejlar i outlook

Men, vad ska du göra som inte arbetar i Microsoft 365, utan mejlar i Gmail, Mail för Mac eller något annat? Vad ska den göra som använder en annan listtjänst än Microsoft To-Do?

Låt mig här och nu visa dig ett av många sätt.

Gör så här

Låt oss också denna gång ta bakningsexemplet jag använde senast. Vi låtsas alltså att vi då och då vill baka något. Varje gång är det olika bakverk, men processen ser i princip likadan ut från gång till gång. Medan vi förut byggde lösningen kring Microsoft Power Automate, väljer jag nu att istället använda automatiseringstjänsten Zapier till samma sak.

Eftersom Zapier samarbetar med fler än 7 000 andra webbtjänster, finns det många sätt att göra det vi vill nu, så betrakta det jag här visar som ett sätt bland flera möjliga.

Först, i formulärtjänsten Typeform, skapa ett formulär där du dels skriver in vad som ska bakas, dels när det ska vara bakat och klart.
Sedan, i Zapier, skapa en ny “zap” (kallat “flöde” i Power Automate).
Som “trigger” (“utlösare” i Power Automate), ange Typeform och bageriformuläret du nyss skapade.
Nu är det dags att skapa zap:ens första “action”, vilket är att skriva den första att göra-uppgiften till din att göra-lista. Men, först ska vi lägga till en annan aktivitet, vilket är att låta Zapiers egen “Formatter” beräkna uppgiftens förfallodatum baserat på datumet då bakverket ska vara klart. Du väljer “Add/Subtract time”, vilket datum den ska utgå ifrån, hur många dagar före det beräknade förfallodatumet ska inträffa (till exempel “-7 days”) och vilket format du vill ha på datumet.
Nu är det så dags för uppgiften. Zapier kan skapa uppgifter i många att göra-list-verktyg, såsom Todoist, Asana, Trello och andra. Men, här säger vi att du använder Todoist. Skapa en “action” som skriver en ny att göra-uppgift i Todoist, med lydelsen “Köp ingredienser till ” och plocka själva bakverkets namn från formulärsvaret som kommit från Typeform. Sätt förfallodatumet till det du låtit Formatter beräkna tidigare.
Skapa ett par “actions” till på samma sätt (som skriver resterande att göra-uppgifter till listan) och avsluta med en som i ett mail informerar dig om att uppgifterna för den förestående bakningen nu är skrivna till listan.
Testa alltihop genom att i Typeform-formuläret skriva att du ska baka småkakor och att de ska vara klara ett visst datum.
Vänta ett ögonblick till dess du får ett mail från Zapier om att listan är skriven.
Ta en titt i din lista i Todoist och gläds åt att det du behöver komma ihåg att göra för att njuta goda småkakor ligger där som att göra-uppgifter.

Klart!

(Gick detta fort och var det luddigt? På Strukturbloggen finner du en video där jag med ljud och bild går igenom allt klarare och tydligare. Den har några år på nacken, men jag tror ändå att den hjälper dig ta ett steg framåt.)

Mer tid till görandet

Om du på detta sätt automatiserar skrivandet av en del av dina uppgifter, får du mer tid till att göra uppgifterna. För mig förenklar det så fort jag får ett nytt uppdrag. Varje gång någon kund bokar mig för en föreläsning, innebär det att jag fram till och strax efter föreläsningen ska göra nio saker, det vill säga nio att göra-uppgifter. Låt säga att jag gör 70 föreläsningar under ett år. Det skulle innebära att jag skulle behöva skriva 630 att göra-uppgifter till min lista, men det behöver jag inte, för Zapier gör det åt mig. Jag får mer tid till att utforska mitt ämne så att min föreläsning kan vara till än mer nytta för min publik.