Strukturbloggen

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

En dunge istäl­let för en skog

Delar du istäl­let in lis­tan i oli­ka kat­e­gori­er, kan du väl­ja att bara tit­ta på en kat­e­gori i taget, så du ser åtta uppgifter istäl­let för etthun­dra­sex­tiotre. Valet av näs­ta uppgift går smidi­gare och du kän­ner dig lättare till mods.

Hur ska vi då kat­e­goris­era lis­tan? Här är nio van­li­ga sätt

Nio kat­e­goris­eringar

• Hur lång tid det tar att göra uppgiften. Jag kat­e­goris­er­ar mina uppgifter efter tid­såt­gång, vilken kan vara 5 min, 15 min, 30 min eller 60 min. Ibland har jag bara en kort stund över. Då låter jag lis­tan bara visa 5 min-uppgifter­na, så jag snabbt kan få gjort ett sjok av den sorten.
• Var du behöver vara för att kun­na göra uppgiften (eller som David Allen beskriv­er det i sin GTD-metod, ​“kon­text”). Allt vi har att göra kan vi inte göra var som helst. När vi är på en viss plats, i en viss kon­text, kan vi låta att göra-lis­tan visa bara det vi kan göra där. Van­li­ga platser är på kon­toret, fram­för datorn (även om den inte står på kon­toret), med tele­fo­nen, på stan (ären­den att göra), hem­ma, på vårt andra kon­tor i en annan stad.
• Vilken per­son (till exem­pel kol­le­ga) som berörs av det du gör i uppgiften. Måhän­da vill du då och då se ​“allt” du har att göra gen­te­mot någon speciell inför att du ska ha ett möte med hon­om eller henne.
• Vilket mötes­fo­rum du ska ta upp det som uppgiften innebär. Inför mötet kan du snabbt kol­la vil­ka frå­gor du park­er­at i lis­tan inför det­ta möte.
• Vilket ärende uppgiften är en del av eller vilket projekt.
• Vilket ämne­som­råde uppgiften fall­er inom.
• Hur vik­tig uppgiften är, satt i rela­tion till målen du ans­varar för.
• När den ska vara klar. Idag, den­na vec­ka, näs­ta månad?
• Om du kan göra den när du är trött eller om du behöver vara pigg för att det ens ska var någon vits att sät­ta igång med den.

Gör så här

1. Om du är sug­en på att tes­ta en kat­e­goris­er­ing som du ännu inte använt, bestäm dig för en av de oli­ka du har idéer om. Välj bara en ny kat­e­goris­er­ing just nu, så du inte gör det onödigt krång­ligt att läg­ga till nya uppgifter till listan.
2. Vil­ka oli­ka kat­e­gori­er ska kat­e­goris­erin­gen ha? Välj ock­så här bara fyra, fem sty­ck­en så valet av kat­e­gori går snabbt och lätt.
3. Gå igenom så stor del av att göra-lis­tan som du hin­ner just nu och sätt de nya kat­e­gori­er­na på uppgifterna.
4. Ge den nya kat­e­goris­erin­gen någon vec­ka eller två och utvärdera sedan om det­ta fören­klade eller krånglade till arbetet med att göra-uppgifterna.
5. Om det behövs, justera och för­fi­na och tes­ta ett tag till.

Petitess­er lock­ade till handling

Om du kat­e­goris­er­ar din att göra-lista på ett sätt som motsvarar det du använ­der som kri­teri­um när du väl­jer vad du ska göra härnäst (till exem­pel hur lång tid det tar, vad du kan göra där du är, vad det hand­lar om), får du sak­er gjort snab­bare, efter­som det inte gör något att du definier­ar att göra-uppgifter­na så små att de blir allde­les oemot­ståndli­ga att sät­ta igång med, då du ändå aldrig tit­tar på hela lis­tan sam­tidigt. Du får lättare överblick och kan än mer låta att göra-lis­tan vara det ställe där du håller koll istäl­let för att ha sak­er i huvudet för säk­er­hets skull.

Hur gör du?

Kat­e­goris­er­ar du din att göra-lista på något helt annat sätt än vad jag näm­nt här? Skriv gär­na och dela dina goda råd!

(Med tiden kan vår att göra-lista växa sig gan­s­ka lång. Kän­ner du igen dig? Kol­la in mina tips hur du kan ren­sa ut idéer ur att göra-lis­tan!)