STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

30 Jan

Lägg tomma timmar i lättfylld kalender


Datum: 2017-01-30 15:47 Kommentarer: 0 st

En tumregel jag förordar när det gäller vad vi skriver i kalendern och vad som ska stå i att göra-listan är att det som är beroende av att vi gör det ett specifikt klockslag (möten, telefonsamtal en utlovad tid och sådant) hör hemma i kalendern och allt annat vi har att göra (som vi inte gör med en gång) har vi i att göra-listan.

Det är annars en risk att vi fyller kalendern med saker vi hoppas att vi ska få gjort under dagen (även om vi inte måste göra det ett visst klockslag) och tillsammans med alla möten vi har, blir dagarna alldeles späckade - åtminstone i kalendern.

Om vi inte gör uppgifterna på de klockslag där vi råkat lägga dem, får vi lägga tid på att flytta dem till senare (till nästa dag eller nästa vecka, kanske) för att inte glömma dem överhuvudtaget.

I kalendern för säkerhets skull?
Men, Tobias skrev till mig häromdagen och pekade på att även om vi tillämpar denna tumregel kan det fresta att trots allt lägga in vissa att göra-uppgifter i kalendern, även om de inte är klockslagsberoende, för att säkerställa att vi verkligen gör dem.

Det kan till exempel vara uppgifter som vi drar oss för att göra, eftersom de är tråkiga eller obehagliga på något sätt. Det känner jag igen och som jag ser det, kan det vara ett utmärkt sätt att se till att vi till slut får gjort något som vi skjutit upp långt längre än vi önskar.

Är det dock många uppgifter vi drar oss för att göra och vi då vill pytsa ut dem alla i kalendern för säkerhets skull, är vi tillbaka på ruta ett. Kalendern är fullspäckad och eftersom det lär dyka upp såväl viktiga som brådskande saker under dagen är det ingen garanti för att vi verkligen får uppgifterna gjorda att lägga de lättuppskjutna i kalendern.

Mötesfullt eller lättglömd lista
Frågan är således hur vi kan göra det lättare för oss att få tid att göra dessa icke klockslagsberoende uppgifter som vi tenderar att skjuta upp om vi lätt styrs av vår kalender?

Tja, problemet kan vara tudelat och sådan är därför också lösningen. Antingen har vi redan så mötesfull kalender att vi aldrig hinner ta tag i sakerna på att göra-listan eller har vi svårt att komma ihåg att plocka saker från att göra-listan de arbetstimmar då vi inte är på möte, utan vi gör då annat som råkar komma i vår väg, som att svara på mail.

Gör så här
Frestas du att lägga in att göra-uppgifter i kalendern för säkerhets skull då kalendern starkt styr din dag, gör endera eller båda av två saker:

  1. Istället för att lägga in tid i kalendern för att göra en specifik uppgift, lägg in tom tid för sådant som inte är möten. Kalla det ”egentid”, ”ostörd tid” eller något annat. Detta är tid då du inte är uppbokad och iväg på annat, utan timmar då du kan plocka vad som helst ur din att göra-lista. 


    Lägger du tiden som tom tid är du fri att på den stunden arbeta med de uppgifter som just då har högsta prioritet. Skulle du då göra något annat än den uppgift som var anledningen till att du lade in den tomma tiden är det inget problem. Uppgiften ligger fortfarande kvar i din att göra-lista och du kommer inte att missa den. Du behöver inte komma ihåg att flytta den specifika kalenderbokningen till en dag senare för att vara säker på att du ska få gjort uppgiften. Det hade du behövt om den bokade timmen i kalendern var det enda sätt som du skulle hålla koll på att du skulle göra uppgiften.

  2. Som komplement eller alternativ, om du har lätt för att glömma av att göra-listan, påminn dig själv i vardagen om att du har en genom att:
    • Samla ihop lösa lappar, flaggade mail, olästmarkerade lästa mail och andra ”kom ihåg”- markeringar till din att göra-lista åtminstone en gång varje dag. 

    • Om du börjar arbeta vid samma tid varje dag, sätt ett dagligt alarm eller en påminnelse om att titta i din att göra-lista den tid då du brukar börja arbeta. 

    • Placera att göra-listan så att du inte kan undgå den. Lägg den precis vid tangentbordet om den är av papper, sätt den till startvy i Outlook om du använder Outlooks uppgifter/ tasks-funktion, ställ in din browser så att göra-listtjänsten blir din startsida eller vad som nu passar dig, beroende på hur du har din lista.

Styrd och fri på samma gång 

Om du lägger in tomma mötesfria timmar och samtidigt håller dig uppmärksammad på att du har en att göra-lista att plocka uppgifter från under dessa timmar, kommer du att lättare få gjort sådana saker som du riskerar bli sen med trots att kalendern styr din dag. 
 
Genom att nyttja dessa två ”håll koll på”-verktyg (kalendern och att göra-listan) på ett mer systematiskt sätt än tidigare gör du lättare rätt sak i rätt tid - även om några uppgifter handlar om att ha möten och andra att få gjort saker på egen hand - på specifika klockslag eller när som helst. 


Hur gör du? 

Hur gör du för att inte bara styras utav din kalender utan också komma ihåg uppgifterna på din att göra-lista? Har du något knep, någon rutin eller någon vana som du vill dela med dig av så lämna gärna en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.