Strukturbloggen

En tum­regel jag föror­dar när det gäller vad vi skriv­er i kalen­dern och vad som ska stå i att göra-lis­tan är att det som är beroende av att vi gör det ett speci­fikt klock­slag (möten, tele­fon­sam­tal en utlo­vad tid och sådant) hör hem­ma i kalen­dern och allt annat vi har att göra (som vi inte gör med en gång) har vi i att göra-listan.

Det är annars en risk att vi fyller kalen­dern med sak­er vi hop­pas att vi ska få gjort under dagen (även om vi inte måste göra det ett visst klock­slag) och till­sam­mans med alla möten vi har, blir dagar­na allde­les späck­ade — åtmin­stone i kalendern.

Om vi inte gör uppgifter­na på de klock­slag där vi råkat läg­ga dem, får vi läg­ga tid på att fly­t­ta dem till senare (till näs­ta dag eller näs­ta vec­ka, kanske) för att inte glöm­ma dem överhuvudtaget.

I kalen­dern för säk­er­hets skull?
Men, Tobias skrev till mig häromda­gen och pekade på att även om vi tilläm­par den­na tum­regel kan det fres­ta att trots allt läg­ga in vis­sa att göra-uppgifter i kalen­dern, även om de inte är klock­slags­beroende, för att säk­er­stäl­la att vi verk­li­gen gör dem.

Det kan till exem­pel vara uppgifter som vi drar oss för att göra, efter­som de är tråki­ga eller obe­hagli­ga på något sätt. Det kän­ner jag igen och som jag ser det, kan det vara ett utmärkt sätt att se till att vi till slut får gjort något som vi skju­tit upp långt län­gre än vi önskar.

Är det dock mån­ga uppgifter vi drar oss för att göra och vi då vill pyt­sa ut dem alla i kalen­dern för säk­er­hets skull, är vi till­ba­ka på ruta ett. Kalen­dern är full­späck­ad och efter­som det lär dyka upp såväl vik­ti­ga som bråd­skande sak­er under dagen är det ingen garan­ti för att vi verk­li­gen får uppgifter­na gjor­da att läg­ga de lät­tup­p­skjut­na i kalendern.

Mötes­fullt eller lättglömd lista
Frå­gan är således hur vi kan göra det lättare för oss att få tid att göra dessa icke klock­slags­beroende uppgifter som vi ten­der­ar att skju­ta upp om vi lätt styrs av vår kalender?

Tja, prob­lemet kan vara tude­lat och sådan är där­för ock­så lös­nin­gen. Anti­n­gen har vi redan så mötes­full kalen­der att vi aldrig hin­ner ta tag i sak­er­na på att göra-lis­tan eller har vi svårt att kom­ma ihåg att ploc­ka sak­er från att göra-lis­tan de arbet­stim­mar då vi inte är på möte, utan vi gör då annat som råkar kom­ma i vår väg, som att svara på mail.

Gör så här
Frestas du att läg­ga in att göra-uppgifter i kalen­dern för säk­er­hets skull då kalen­dern starkt styr din dag, gör endera eller båda av två saker:

1. Istäl­let för att läg­ga in tid i kalen­dern för att göra en speci­fik uppgift, lägg in tom tid för sådant som inte är möten. Kalla det ​”egen­tid”, ​”ostörd tid” eller något annat. Det­ta är tid då du inte är upp­bokad och iväg på annat, utan tim­mar då du kan ploc­ka vad som helst ur din att göra-lista. 
   
   Läg­ger du tiden som tom tid är du fri att på den stun­den arbe­ta med de uppgifter som just då har högs­ta pri­or­itet. Skulle du då göra något annat än den uppgift som var anled­nin­gen till att du lade in den tom­ma tiden är det inget prob­lem. Uppgiften lig­ger fort­farande kvar i din att göra-lista och du kom­mer inte att mis­sa den. Du behöver inte kom­ma ihåg att fly­t­ta den speci­fi­ka kalen­der­boknin­gen till en dag senare för att vara säk­er på att du ska få gjort uppgiften. Det hade du behövt om den bokade tim­men i kalen­dern var det enda sätt som du skulle hål­la koll på att du skulle göra uppgiften.


2. Som kom­ple­ment eller alter­na­tiv, om du har lätt för att glöm­ma av att göra-lis­tan, påminn dig själv i varda­gen om att du har en genom att:
   • Sam­la ihop lösa lap­par, flag­gade mail, oläst­mark­er­ade läs­ta mail och andra ​”kom ihåg”- mark­eringar till din att göra-lista åtmin­stone en gång var­je dag. 
   • Om du bör­jar arbe­ta vid sam­ma tid var­je dag, sätt ett dagligt alarm eller en påmin­nelse om att tit­ta i din att göra-lista den tid då du brukar bör­ja arbeta. 
   • Plac­era att göra-lis­tan så att du inte kan undgå den. Lägg den pré­cis vid tan­gent­bor­det om den är av pap­per, sätt den till startvy i Out­look om du använ­der Out­looks uppgifter/​tasks-funk­tion, ställ in din brows­er så att göra-list­tjän­sten blir din start­si­da eller vad som nu pas­sar dig, beroende på hur du har din lista.

Styrd och fri på sam­ma gång 
Om du läg­ger in tom­ma mötes­fria tim­mar och sam­tidigt håller dig upp­märk­sam­mad på att du har en att göra-lista att ploc­ka uppgifter från under dessa tim­mar, kom­mer du att lättare få gjort sådana sak­er som du risker­ar bli sen med trots att kalen­dern styr din dag. Genom att nyt­t­ja dessa två ​”håll koll på”-verktyg (kalen­dern och att göra-lis­tan) på ett mer sys­tem­a­tiskt sätt än tidi­gare gör du lättare rätt sak i rätt tid — även om några uppgifter hand­lar om att ha möten och andra att få gjort sak­er på egen hand — på speci­fi­ka klock­slag eller när som helst. 

Hur gör du? 
Hur gör du för att inte bara styras utav din kalen­der utan ock­så kom­ma ihåg uppgifter­na på din att göra-lista? Har du något knep, någon rutin eller någon vana som du vill dela med dig av så läm­na gär­na en kommentar.