Lägg tomma timmar i lättfylld kalender | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

30 jan.

Lägg tomma timmar i lättfylld kalender


Datum: 2017-01-30 15:47

En tum­regel jag föror­dar när det gäller vad vi skriv­er i kalen­dern och vad som ska stå i att göra-lis­tan är att det som är beroende av att vi gör det ett speci­fikt klock­slag (möten, tele­fon­sam­tal en utlo­vad tid och sådant) hör hem­ma i kalen­dern och allt annat vi har att göra (som vi inte gör med en gång) har vi i att göra-listan.

Det är annars en risk att vi fyller kalen­dern med sak­er vi hop­pas att vi ska få gjort under dagen (även om vi inte måste göra det ett visst klock­slag) och till­sam­mans med alla möten vi har, blir dagar­na allde­les späck­ade — åtmin­stone i kalendern.

Om vi inte gör uppgifter­na på de klock­slag där vi råkat läg­ga dem, får vi läg­ga tid på att fly­t­ta dem till senare (till näs­ta dag eller näs­ta vec­ka, kanske) för att inte glöm­ma dem överhuvudtaget.

I kalen­dern för säk­er­hets skull?
Men, Tobias skrev till mig häromda­gen och pekade på att även om vi tilläm­par den­na tum­regel kan det fres­ta att trots allt läg­ga in vis­sa att göra-uppgifter i kalen­dern, även om de inte är klock­slags­beroende, för att säk­er­stäl­la att vi verk­li­gen gör dem.

Det kan till exem­pel vara uppgifter som vi drar oss för att göra, efter­som de är tråki­ga eller obe­hagli­ga på något sätt. Det kän­ner jag igen och som jag ser det, kan det vara ett utmärkt sätt att se till att vi till slut får gjort något som vi skju­tit upp långt län­gre än vi önskar.

Är det dock mån­ga uppgifter vi drar oss för att göra och vi då vill pyt­sa ut dem alla i kalen­dern för säk­er­hets skull, är vi till­ba­ka på ruta ett. Kalen­dern är full­späck­ad och efter­som det lär dyka upp såväl vik­ti­ga som bråd­skande sak­er under dagen är det ingen garan­ti för att vi verk­li­gen får uppgifter­na gjor­da att läg­ga de lät­tup­p­skjut­na i kalendern.

Mötes­fullt eller lättglömd lista
Frå­gan är således hur vi kan göra det lättare för oss att få tid att göra dessa icke klock­slags­beroende uppgifter som vi ten­der­ar att skju­ta upp om vi lätt styrs av vår kalender?

Tja, prob­lemet kan vara tude­lat och sådan är där­för ock­så lös­nin­gen. Anti­n­gen har vi redan så mötes­full kalen­der att vi aldrig hin­ner ta tag i sak­er­na på att göra-lis­tan eller har vi svårt att kom­ma ihåg att ploc­ka sak­er från att göra-lis­tan de arbet­stim­mar då vi inte är på möte, utan vi gör då annat som råkar kom­ma i vår väg, som att svara på mail.

Gör så här
Frestas du att läg­ga in att göra-uppgifter i kalen­dern för säk­er­hets skull då kalen­dern starkt styr din dag, gör endera eller båda av två saker:

  1. Istäl­let för att läg­ga in tid i kalen­dern för att göra en speci­fik uppgift, lägg in tom tid för sådant som inte är möten. Kalla det egen­tid”, ostörd tid” eller något annat. Det­ta är tid då du inte är upp­bokad och iväg på annat, utan tim­mar då du kan ploc­ka vad som helst ur din att göra-lista. 

    Läg­ger du tiden som tom tid är du fri att på den stun­den arbe­ta med de uppgifter som just då har högs­ta pri­or­itet. Skulle du då göra något annat än den uppgift som var anled­nin­gen till att du lade in den tom­ma tiden är det inget prob­lem. Uppgiften lig­ger fort­farande kvar i din att göra-lista och du kom­mer inte att mis­sa den. Du behöver inte kom­ma ihåg att fly­t­ta den speci­fi­ka kalen­der­boknin­gen till en dag senare för att vara säk­er på att du ska få gjort uppgiften. Det hade du behövt om den bokade tim­men i kalen­dern var det enda sätt som du skulle hål­la koll på att du skulle göra uppgiften.

  2. Som kom­ple­ment eller alter­na­tiv, om du har lätt för att glöm­ma av att göra-lis­tan, påminn dig själv i varda­gen om att du har en genom att:
    • Sam­la ihop lösa lap­par, flag­gade mail, oläst­mark­er­ade läs­ta mail och andra kom ihåg”- mark­eringar till din att göra-lista åtmin­stone en gång var­je dag. 
    • Om du bör­jar arbe­ta vid sam­ma tid var­je dag, sätt ett dagligt alarm eller en påmin­nelse om att tit­ta i din att göra-lista den tid då du brukar bör­ja arbeta. 
    • Plac­era att göra-lis­tan så att du inte kan undgå den. Lägg den pré­cis vid tan­gent­bor­det om den är av pap­per, sätt den till startvy i Out­look om du använ­der Out­looks uppgifter/​tasks-funk­tion, ställ in din brows­er så att göra-list­tjän­sten blir din start­si­da eller vad som nu pas­sar dig, beroende på hur du har din lista.

Styrd och fri på sam­ma gång 
Om du läg­ger in tom­ma mötes­fria tim­mar och sam­tidigt håller dig upp­märk­sam­mad på att du har en att göra-lista att ploc­ka uppgifter från under dessa tim­mar, kom­mer du att lättare få gjort sådana sak­er som du risker­ar bli sen med trots att kalen­dern styr din dag. Genom att nyt­t­ja dessa två håll koll på”-verktyg (kalen­dern och att göra-lis­tan) på ett mer sys­tem­a­tiskt sätt än tidi­gare gör du lättare rätt sak i rätt tid — även om några uppgifter hand­lar om att ha möten och andra att få gjort sak­er på egen hand — på speci­fi­ka klock­slag eller när som helst. 

Hur gör du? 
Hur gör du för att inte bara styras utav din kalen­der utan ock­så kom­ma ihåg uppgifter­na på din att göra-lista? Har du något knep, någon rutin eller någon vana som du vill dela med dig av så läm­na gär­na en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.