Lägg ner mindre tid på att lära upp | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

10 apr.

Lägg ner mindre tid på att lära upp


Datum: 2014-04-10 11:47

Har du just nu någon uppgift som du ans­varat för allde­les för länge och som du skulle vil­ja delegera, men avstår efter­som det känns så job­bigt att visa någon annan hur man gör?

I så fall är det synd.

Det bety­der att du går miste om en lät­tad bör­da och mer tid till det du inte hin­ner idag. När jag har myck­et att göra och varda­gen lätt spin­ner på i högt tem­po, kan jag defin­i­tivt kän­na starkt mot­stånd mot att förk­lara hur något går till. Det vi har varken lust eller tid att göra i stres­si­ga peri­oder är att ta extra tid till att lära upp någon.

Men, vi kan göra det lätt för oss och vi behöver bara ansträn­ga oss en smu­la extra. Låt oss ta den enklast möjli­ga vägen och beskri­va vad det är vi gör när vi ändå gör det — för sista gången!

Gör så här

  1. Näs­ta gång du ska göra uppgiften i frå­ga, bestäm dig för att nu får det vara nog”.

  2. Definiera vad uppgiften består i genom att helt enkelt döpa den. Ge den med fördel ett namn som tydligt beskriv­er vad slutre­sul­tatet ska vara, till exem­pel sam­manställ månad­srap­port avseende säljs­ta­tis­tik till led­nings­grupp­mötet”, vidare­fak­tur­era hotell­fak­tur­or till respek­tive dot­ter­bo­lag”, inhäm­ta kom­mentar­er på rap­porten från samtli­ga pro­jek­t­delt­a­gare” eller något helt annat.

  3. Nu är det dags att gå till han­dling. Så enkelt för dig som möjligt, doku­mentera vad du gör i uppgiften all­tefter­som du gör det.
    • gör en enkel check­lista i din favorittexteditor
    • rita en processkar­ta över var­je steg
    • ska­pa ett nytt Word­doku­ment där du var­var enkla instruk­tion­er med skärm­bilder för ökad förståelse
    • skaf­fa dig en ljud-till-text-omvan­dlingsapp som Drag­on Dic­ta­tion och tala högt för dig själv vad du gör, så appen skriv­er ut det hela som text istäl­let för att du ska behö­va göra det

    Gör det i en form som del­e­gat­en direkt kan använ­da som stöd när uppgiften näs­ta gång ska göras. Då slip­per han själv läg­ga tid på att skri­va sin egen man­u­al. Du kan rent av frå­ga del­e­gat­en i förväg hur hon före­drar att se ruti­nen. Eller, boka helt enkelt möte med del­e­gat­en och låt denne vara med och själv göra sin man­u­al den­na sista gång du gör uppgiften. Då slip­per du förvis­so skri­va själv, men å andra sidan risker­ar du ändå fast­na i frå­gor och lång­draget förklarande.

    Ju exak­tare du beskriv­er, det vill säga ju mer infor­ma­tion du får med, desto färre följd­frå­gor får du senare. Vad det kostar är några sekun­der här och där när du doku­menter­ar. Jag skulle säga att det är värt det.

  4. Om du gjort en utförlig beskrivn­ing av uppgiften, dess förut­sät­tningar, peri­od­icitet, sökvä­gar, kon­tak­t­per­son­er och annat, torde du nu täm­li­gen lätt kun­na delegera den till någon annan.

Klart! Du är en bör­da lättare.

Beskriv nu för att göra min­dre sen
Om du beskriv­er den uppgift du ska delegera sam­tidigt som du gör den, blir uppgiften beskriv­en snab­bare och med min­dre ansträngn­ing. Det du tyn­gts av allt­för länge lyfts med ens av dina axlar och du orkar ta på dig mer intres­san­ta uppgifter istället.

Hur gör du?
Hur gör du för att delegera så enkelt som möjligt? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.