STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

10 Apr

Lägg ner mindre tid på att lära upp


Datum: 2014-04-10 11:47 Kommentarer: 0 st

Har du just nu någon uppgift som du ansvarat för alldeles för länge och som du skulle vilja delegera, men avstår eftersom det känns så jobbigt att visa någon annan hur man gör?

I så fall är det synd.

Det betyder att du går miste om en lättad börda och mer tid till det du inte hinner idag. När jag har mycket att göra och vardagen lätt spinner på i högt tempo, kan jag definitivt känna starkt motstånd mot att förklara hur något går till. Det vi har varken lust eller tid att göra i stressiga perioder är att ta extra tid till att lära upp någon.

Men, vi kan göra det lätt för oss och vi behöver bara anstränga oss en smula extra. Låt oss ta den enklast möjliga vägen och beskriva vad det är vi gör när vi ändå gör det - för sista gången!

Gör så här

  1. Nästa gång du ska göra uppgiften i fråga, bestäm dig för att "nu får det vara nog".

  2. Definiera vad uppgiften består i genom att helt enkelt döpa den. Ge den med fördel ett namn som tydligt beskriver vad slutresultatet ska vara, till exempel "sammanställ månadsrapport avseende säljstatistik till ledningsgruppmötet", "vidarefakturera hotellfakturor till respektive dotterbolag", "inhämta kommentarer på rapporten från samtliga projektdeltagare" eller något helt annat.

  3. Nu är det dags att gå till handling. Så enkelt för dig som möjligt, dokumentera vad du gör i uppgiften allteftersom du gör det.
    • gör en enkel checklista i din favorittexteditor
    • rita en processkarta över varje steg
    • skapa ett nytt Worddokument där du varvar enkla instruktioner med skärmbilder för ökad förståelse
    • skaffa dig en ljud-till-text-omvandlingsapp som Dragon Dictation och tala högt för dig själv vad du gör, så appen skriver ut det hela som text istället för att du ska behöva göra det

    Gör det i en form som delegaten direkt kan använda som stöd när uppgiften nästa gång ska göras. Då slipper han själv lägga tid på att skriva sin egen manual. Du kan rent av fråga delegaten i förväg hur hon föredrar att se rutinen. Eller, boka helt enkelt möte med delegaten och låt denne vara med och själv göra sin manual denna sista gång du gör uppgiften. Då slipper du förvisso skriva själv, men å andra sidan riskerar du ändå fastna i frågor och långdraget förklarande.

    Ju exaktare du beskriver, det vill säga ju mer information du får med, desto färre följdfrågor får du senare. Vad det kostar är några sekunder här och där när du dokumenterar. Jag skulle säga att det är värt det.

  4. Om du gjort en utförlig beskrivning av uppgiften, dess förutsättningar, periodicitet, sökvägar, kontaktpersoner och annat, torde du nu tämligen lätt kunna delegera den till någon annan.

Klart! Du är en börda lättare.

Beskriv nu för att göra mindre sen
Om du beskriver den uppgift du ska delegera samtidigt som du gör den, blir uppgiften beskriven snabbare och med mindre ansträngning. Det du tyngts av alltför länge lyfts med ens av dina axlar och du orkar ta på dig mer intressanta uppgifter istället.

Hur gör du?
Hur gör du för att delegera så enkelt som möjligt? Skriv gärna en kommentar och berätta!

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.