Hur mycket är mycket? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

08 apr.

Hur mycket är mycket?


Datum: 2014-04-08 11:45

En av mina struk­tu­radepter hade för myck­et att göra.
När hennes chef frå­gade hur hon har det, sade hon: Allt­så, det är verk­li­gen för myck­et nu. De när­maste månader­na hanter­ar jag tolv ären­den!”. Hennes chef var inte så insatt i detal­jer­na i hennes arbete, utan för hon­om bety­dde tolv ären­den” inte så myck­et mer än vad det bety­der för dig nu, du som inte alls vet vad hon arbe­tade med.

Han frå­gade: På vilket sätt är det för myck­et?” Min adept fick näs­tan tunghäf­ta. Hon kunde inte beskri­va sit­u­a­tio­nen på ett bät­tre sätt än att det helt enkelt var för myck­et” och att hon kände sig stres­sad. Vad som kom ut av sam­talet var inte så myck­et mer än en klapp på axeln och kvar satt hon, med för myck­et att göra.

Låt oss excelifiera
När vi träf­fades kom vi snabbt fram till att vi behövde göra det tydligt för chefen hur myck­et tolv ären­den är. I ett kalkyl­blad lis­tade vi alla de att göra-uppgifter ett ärende bestod av och hur mån­ga minut­er var­je uppgift tar att slut­föra. Vi fick fram en sum­ma på unge­färlig effek­tiv tid­såt­gång per ärende, mul­ti­plicer­ade sum­man med antalet ären­den och lan­dade i det tota­la antal tim­mar hon kom att behö­va för näm­n­da ären­den de när­maste månaderna.

Nu var det så att hon inte kunde ägna mer än en timme per dag av ären­dear­bete”, efter­som hon ock­så hade annat att göra. Vi räk­nade ut att med en arbet­stakt på en timme per dag skulle hon behö­va sex kalen­der­må­nad­er för att slut­föra alla tolv ären­den. Prob­lemet var att dead­line för det sista ären­det var om tre månader.

För att klara dead­line behövde hon allt­så tryc­ka in en timme extra av ären­dear­bete var­je dag. Det var inte kon­stigt att hon kände sig stres­sad. Det var inte län­gre bara en känsla. Det var högst påtagligt och mät­bart. Hon hade minst nio tim­mars arbete att göra på åtta tim­mar. Det hade hon lättare att beskri­va för sin chef.

Konkre­tis­era!
När du upplever att du har för myck­et att göra, konkre­tis­era hur myck­et det är (i tid räk­nat) och hur myck­et tid du har till för­fo­gande. Då får du ett fak­taun­der­lag att arbe­ta med och du hit­tar lättare vil­ka uppgifter du kan skära i eller delegera bort för att få min­dre att göra. Det är då ock­så lättare för andra att förstå hur du har det och hjäl­pa dig på traven.

Gör så här
Idag låter jag dig väl­ja mel­lan två oli­ka uppgifter.

  • Anti­n­gen, ta fram din att göra-lista och upp­skat­ta hur mån­ga minut­er du behöver för var och en av de uppgifter som står där och som du allt­så har kvar att göra. Sum­mera och se vad din arbets­bör­da åtmin­stone är just nu (det lär kom­ma till nya saker).

    Pyt­sa gär­na ut uppgifter­na i en matris efter när de behöver vara klara, så du kan dela upp de inteck­nade arbet­stim­mar­na per vec­ka. Räk­na med att du behöver gott om tid för oförutsed­da hän­delser. För egen del räk­nar jag med att jag behöver tio tom­ma tim­mar per vec­ka för sådant som dyk­er upp, strul, spon­tana idéer och oar­bets­bar transporttid.

  • Eller, välj någon återkom­mande större arbet­suppgift du har på din lott (som min adept). Kartlägg den genom att spal­ta upp de att göra-uppgifter den brukar bestå av och tidssätt dem. Mul­ti­plicera den tota­la tid­såt­gån­gen med hur mån­ga gånger du gör arbet­suppgiften under en viss tid och sätt det i rela­tion till den tid du har till för­fo­gande under sam­ma tid.

Är det rim­ligt? Kom­mer de när­maste veck­o­r­na vara behagli­ga eller stres­sigt gräsliga?

Behöver du sän­ka din arbets­be­last­ning över tid, ta till exem­pel mitt ren­odlingsverk­tyg till hjälp, vilket du kan lad­da ner från www​.stiern​holm​.com/​p​r​i​o​r​itera.

Något att ta på
Om du på det­ta eller lik­nande sätt konkre­tis­er­ar vad myck­et” egentli­gen innebär, får du plöt­sligt något hand­fast att hug­ga tag i. Du fam­lar inte län­gre i blin­do styrd av en obe­haglig känsla, utan du kan han­dlingskraftigt göra något åt sit­u­a­tio­nen — själv eller till­sam­mans med din chef.

Hur gör du?
Hur gör du för att mer konkret beskri­va för andra hur du har det? Visu­alis­er­ing av abstrak­ta sit­u­a­tion­er är något av ett spe­cial­in­tresse för mig, så jag är nyfiken på att se (!) hur du brukar göra. Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.