Strukturbloggen

En av mina struk­tu­radepter hade för myck­et att göra.
När hennes chef frå­gade hur hon har det, sade hon: ​“Allt­så, det är verk­li­gen för myck­et nu. De när­maste månader­na hanter­ar jag tolv ären­den!”. Hennes chef var inte så insatt i detal­jer­na i hennes arbete, utan för hon­om bety­dde ​“tolv ären­den” inte så myck­et mer än vad det bety­der för dig nu, du som inte alls vet vad hon arbe­tade med.

Han frå­gade: ​“På vilket sätt är det för myck­et?” Min adept fick näs­tan tunghäf­ta. Hon kunde inte beskri­va sit­u­a­tio­nen på ett bät­tre sätt än att det helt enkelt ​“var för myck­et” och att hon kände sig stres­sad. Vad som kom ut av sam­talet var inte så myck­et mer än en klapp på axeln och kvar satt hon, med för myck­et att göra.

Låt oss excelifiera
När vi träf­fades kom vi snabbt fram till att vi behövde göra det tydligt för chefen hur myck­et tolv ären­den är. I ett kalkyl­blad lis­tade vi alla de att göra-uppgifter ett ärende bestod av och hur mån­ga minut­er var­je uppgift tar att slut­föra. Vi fick fram en sum­ma på unge­färlig effek­tiv tid­såt­gång per ärende, mul­ti­plicer­ade sum­man med antalet ären­den och lan­dade i det tota­la antal tim­mar hon kom att behö­va för näm­n­da ären­den de när­maste månaderna.

Nu var det så att hon inte kunde ägna mer än en timme per dag av ​“ären­dear­bete”, efter­som hon ock­så hade annat att göra. Vi räk­nade ut att med en arbet­stakt på en timme per dag skulle hon behö­va sex kalen­der­må­nad­er för att slut­föra alla tolv ären­den. Prob­lemet var att dead­line för det sista ären­det var om tre månader.

För att klara dead­line behövde hon allt­så tryc­ka in en timme extra av ären­dear­bete var­je dag. Det var inte kon­stigt att hon kände sig stres­sad. Det var inte län­gre bara en känsla. Det var högst påtagligt och mät­bart. Hon hade minst nio tim­mars arbete att göra på åtta tim­mar. Det hade hon lättare att beskri­va för sin chef.

Konkre­tis­era!
När du upplever att du har för myck­et att göra, konkre­tis­era hur myck­et det är (i tid räk­nat) och hur myck­et tid du har till för­fo­gande. Då får du ett fak­taun­der­lag att arbe­ta med och du hit­tar lättare vil­ka uppgifter du kan skära i eller delegera bort för att få min­dre att göra. Det är då ock­så lättare för andra att förstå hur du har det och hjäl­pa dig på traven.

Gör så här
Idag låter jag dig väl­ja mel­lan två oli­ka uppgifter.

• Anti­n­gen, ta fram din att göra-lista och upp­skat­ta hur mån­ga minut­er du behöver för var och en av de uppgifter som står där och som du allt­så har kvar att göra. Sum­mera och se vad din arbets­bör­da åtmin­stone är just nu (det lär kom­ma till nya saker).
  
  Pyt­sa gär­na ut uppgifter­na i en matris efter när de behöver vara klara, så du kan dela upp de inteck­nade arbet­stim­mar­na per vec­ka. Räk­na med att du behöver gott om tid för oförutsed­da hän­delser. För egen del räk­nar jag med att jag behöver tio tom­ma tim­mar per vec­ka för sådant som dyk­er upp, strul, spon­tana idéer och oar­bets­bar transporttid.


• Eller, välj någon återkom­mande större arbet­suppgift du har på din lott (som min adept). Kartlägg den genom att spal­ta upp de att göra-uppgifter den brukar bestå av och tidssätt dem. Mul­ti­plicera den tota­la tid­såt­gån­gen med hur mån­ga gånger du gör arbet­suppgiften under en viss tid och sätt det i rela­tion till den tid du har till för­fo­gande under sam­ma tid.

Är det rim­ligt? Kom­mer de när­maste veck­o­r­na vara behagli­ga eller stres­sigt gräsliga?

Behöver du sän­ka din arbets­be­last­ning över tid, ta till exem­pel mitt ren­odlingsverk­tyg till hjälp, vilket du kan lad­da ner från www​.stiern​holm​.com/​p​r​i​o​r​itera.

Något att ta på
Om du på det­ta eller lik­nande sätt konkre­tis­er­ar vad ​“myck­et” egentli­gen innebär, får du plöt­sligt något hand­fast att hug­ga tag i. Du fam­lar inte län­gre i blin­do styrd av en obe­haglig känsla, utan du kan han­dlingskraftigt göra något åt sit­u­a­tio­nen — själv eller till­sam­mans med din chef.

Hur gör du?
Hur gör du för att mer konkret beskri­va för andra hur du har det? Visu­alis­er­ing av abstrak­ta sit­u­a­tion­er är något av ett spe­cial­in­tresse för mig, så jag är nyfiken på att se (!) hur du brukar göra. Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta!