STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

22 Aug

Kalla filen vid dess rätta namn


Datum: 2012-08-22 12:00 Kommentarer: 0 st

Att hitta digitala filer och dokument som vi eller våra kollegor sparat undan tidigare, brukar inte vara några större problem - om de ligger på rätt ställe.



Ibland är dokumentet som bortblåst.



Förmodligen har det råkat hamna i en annan mapp på servern i ett olyckligt ögonblick då vi skulle spara och telefonen ringde precis när kollegan tittade in på kontoret och frågade en sak.



Vi är hänvisade till att söka efter det. Frågan är vad vi ska skriva i sökrutan. Är det inte vi själva som är upphovsmannen, behöver vi lista ut vad kollegan döpt det till.



Visst, det är klart att det går att fritextsöka, men visst brukar den sökningen ta längre tid än vi har lust att vänta?

Sätt standarden

Sträva efter att döpa filerna på ett standardiserat sätt. Låt det åtminstone gälla några vanligt förekommande typer av dokument.



Ju mer vi använder en standardiserad filnamnsyntax, desto snabbare går det att hitta just det dokument vi söker, även om vi inte vet var det är lagrat.

Om offertens filnamn ibland innehåller kundens namn och ibland inte och om ordet “protokoll” i filnamnet ibland är förkortat och ibland inte, kan vi behöva både en och två och i värsta fall ännu fler sökningar innan du hittar rätt dokument.

Gör så här

  1. Börja med en vanlig typ av dokument, t ex protokoll.
  2. Lyckas du övertyga dina kollegor om nyttan med standardsyntax, gör den här förändringen tillsammans på avdelningen. Annars, börja med dig själv. Då kan du sedan vittna om dina goda erfarenheter och kanske blir det då lättare att vinna över kollegorna på rätt sida.
  3. Bestäm hur filnamnen för just den valda typen av dokument ska se ut.  Byggstenar att välja bland är t ex:
    • Dokumenttyp (skiss, protokoll, korrektur, förslag, kalkyl, offert, avtal et c)
    • Avdelning
    • Ordernummer
    • Projektnummer
    • Kundnummer
    • Anställningsnummer
    • Kundnamn
    • Mötesdatum
    • Versionsdatum
    • Versionsnummer m fl
  4. Döp nu nya filer av den här typen enligt den beslutade formen. Kanske är du frestad att döpa om de gamla filerna så de också heter på riktigt sätt, men det kan vara litet vanskligt.

    Finns det länkar och genvägar till dessa filer kommer de helt plötsligt inte att fungera och innan du vet ordet av blir du och ditt filnamnsomdöpande en punkt på nästa avdelningsmöte.

  5. När ni kommit in i det nya arbetssättet och vanan är etablerad, välj en annan dokumenttyp vars filnamnsyntax ni standardiserar.
  6. Sedan, fortsätt.

Den som söker ska finna (fortare)

Om ni kommer överens om gemensamma sätt att döpa filer ni delar med varandra, kommer ni behöva lägga mindre tid på att leta efter dem.
Ni kommer också i mindre utsträckning göra misstaget att ändra i ett gammalt dokument, eftersom ni lättare kan se direkt av namnet vilken av filerna som är den gällande versionen.

Hur gör ni?

Hur har ni i er organisation gjort för att säkerställa att ni snabbt hittar varandras gemensamma filer? Lämna gärna en kommentar och berätta för andra hur ni gör.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.