Kalla filen vid dess rätta namn | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

22 aug.

Kalla filen vid dess rätta namn


Datum: 2012-08-22 12:00

Att hit­ta dig­i­ta­la fil­er och doku­ment som vi eller våra kol­le­gor sparat undan tidi­gare, brukar inte vara några större prob­lem — om de lig­ger på rätt ställe.



Ibland är doku­mentet som bortblåst. 



För­mod­li­gen har det råkat ham­na i en annan mapp på servern i ett oly­ck­ligt ögonblick då vi skulle spara och tele­fo­nen ringde pré­cis när kol­le­gan tit­tade in på kon­toret och frå­gade en sak.



Vi är hän­visade till att söka efter det. Frå­gan är vad vi ska skri­va i sökru­tan. Är det inte vi själ­va som är upphovs­man­nen, behöver vi lista ut vad kol­le­gan döpt det till.



Visst, det är klart att det går att fri­textsö­ka, men visst brukar den söknin­gen ta län­gre tid än vi har lust att vänta?

Sätt stan­dar­d­en

Strä­va efter att döpa fil­er­na på ett stan­dard­is­er­at sätt. Låt det åtmin­stone gäl­la några van­ligt förekom­mande typer av dokument.



Ju mer vi använ­der en stan­dard­is­er­ad fil­namn­syn­tax, desto snab­bare går det att hit­ta just det doku­ment vi sök­er, även om vi inte vet var det är lagrat.

Om offer­tens fil­namn ibland innehåller kun­dens namn och ibland inte och om ordet pro­tokoll” i fil­nam­net ibland är förko­r­tat och ibland inte, kan vi behö­va både en och två och i värs­ta fall ännu fler sökningar innan du hit­tar rätt dokument.

Gör så här

  1. Bör­ja med en van­lig typ av doku­ment, t ex protokoll.
  2. Lyckas du över­ty­ga dina kol­le­gor om nyt­tan med stan­dard­syn­tax, gör den här förän­drin­gen till­sam­mans på avdel­nin­gen. Annars, bör­ja med dig själv. Då kan du sedan vit­tna om dina goda erfaren­heter och kanske blir det då lättare att vin­na över kol­le­gor­na på rätt sida.
  3. Bestäm hur fil­nam­nen för just den val­da typen av doku­ment ska se ut. Byg­g­ste­nar att väl­ja bland är t ex: 
    • Doku­ment­typ (skiss, pro­tokoll, kor­rek­tur, förslag, kalkyl, offert, avtal et c)
    • Avdel­ning
    • Order­num­mer
    • Pro­jek­t­num­mer
    • Kund­num­mer
    • Anställ­ningsnum­mer
    • Kund­namn
    • Mötes­da­tum
    • Ver­sions­da­tum
    • Ver­sion­snum­mer m fl
  4. Döp nu nya fil­er av den här typen enligt den beslu­tade for­men. Kanske är du frestad att döpa om de gam­la fil­er­na så de ock­så het­er på rik­tigt sätt, men det kan vara litet van­skligt.

    Finns det länkar och gen­vä­gar till dessa fil­er kom­mer de helt plöt­sligt inte att fungera och innan du vet ordet av blir du och ditt fil­namn­somdö­pande en punkt på näs­ta avdelningsmöte.

  5. När ni kom­mit in i det nya arbetssät­tet och vanan är etabler­ad, välj en annan doku­ment­typ vars fil­namn­syn­tax ni standardiserar.
  6. Sedan, fort­sätt.

Den som sök­er ska finna (fort­are)

Om ni kom­mer överens om gemen­sam­ma sätt att döpa fil­er ni delar med varan­dra, kom­mer ni behö­va läg­ga min­dre tid på att leta efter dem.
Ni kom­mer ock­så i min­dre utsträck­n­ing göra mis­staget att ändra i ett gam­malt doku­ment, efter­som ni lättare kan se direkt av nam­net vilken av fil­er­na som är den gäl­lande versionen.

Hur gör ni?

Hur har ni i er organ­i­sa­tion gjort för att säk­er­stäl­la att ni snabbt hit­tar varan­dras gemen­sam­ma fil­er? Läm­na gär­na en kom­men­tar och berät­ta för andra hur ni gör.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.