Strukturbloggen

För ett par veck­or sedan, besök­te jag Fläkt Woods i Växjö för att hål­la kurs i per­son­lig effek­tivitet för deras per­son­al. Fläkt Woods är en värld­som­spän­nande kon­cern inom ven­ti­la­tion­slös­ningar och de är dominerande inom sitt fält. 

Att möta dem var imponerande på mån­ga sätt. En sak var det jag såg när jag strosade runt i kon­tors­land­skapet innan vi skulle dra igång.
På dör­ren till ett av kon­fer­en­srum­men och på väggen intill, satt det två lappar.

Jag tyck­er om att de har kom­mit överens om några ramar de behöver hål­la sig inom för att arbetet ska fly­ta smidigt. I det­ta fall gäller det möteskul­tur och att springa ut från möten för att ta ett telefonsamtal.

De fyra mötes­rik­tlin­jer­na är alltså:

• Always be in time for meetings
• Nev­er talk in the phone dur­ing meetings
• Switch off or put the phones in silent mode dur­ing meetings
• If you have to take an impor­tant call dur­ing a meet­ing, step out before you answer

Behovet av den andra skyl­ten, att man ska ta tele­fon­sam­tal i ett tomt kon­fer­en­srum, kom­mer sig av att de sit­ter i öppet kontorslandskap.

Enkla, tydli­ga ramar ska­par plats för kreativitet

Det finns säk­ert de som tyck­er att regler som dessa är ett utslag av petime­ter­men­tal­itet och att de kväver kreativitet, men för mig slår enkla rik­tlin­jer som dessa effek­tivt undan benen på frus­tra­tions­mo­ment som verk­li­gen sänker vardagsef­fek­tiviteten i arbetsgruppen.

På mina kurs­er brukar vi göra en kartläg­gn­ing över vil­ka tid­stju­var delt­a­gar­na upplever finns i varda­gen. En av de som alltid är med, var­je gång, är inef­fek­ti­va möten där folk kom­mer sent, har tele­fo­nen på eller springer ut ideli­gen. Så, visst behövs det riktlinjer.

Men, funkar det?

Man kan frå­ga sig hur stor effekt en lapp på väggen har. Fredrik, min värd på Fläkt Woods, inty­gade att sedan de kom överens om rik­tlin­jer­na har för­bät­trin­gen var­it markant. Han sade:

“Det kunde vara ännu bät­tre, men vi märk­er en tydlig skillnad.”

Hur gör ni?

Vil­ka ramar har ni kom­mit överens om på din arbet­splats, som gör att varda­gen fly­ter smidi­gare? Välkom­men att kom­mentera nedan.