STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

16 Nov

Hur ofta bör du vittja mail?


Datum: 2011-11-16 11:00 Kommentarer: 0 st

En vanlig fråga jag får när jag föreläser är hur ofta man ska vittja mail egentligen. Jag gissar att det som föranleder frågan är en nyfikenhet om vad som är den optimala periodiciteten, rent objektivt.

Ibland har frågeställaren också en misstanke om att det finns en generell förväntan om hur snabbt man ska svara på de mail man får och hur “efter” det är OK att halka.

Inte så illa ändå

Jag upplever att mail blir ett alltmer centralt arbets-verktyg för de allra flesta av oss.

Det har ju ändå en hel del förtjänster. Man kan framföra sitt budskap till någon även om denne inte är på samma plats eller nåbar per telefon.

Man kan skicka stora mängder information snabbt och man får konversationen dokumenterad med automatik, till skillnad från när man diskuterar ett ärende telefonledes.

Bråttom, bråttom (eller?)

Men, mailen tycks också vara en stressfaktor för många. Om vi hade varit helt utan förpliktelser när de gäller de mail vi får, skulle det inte vara några problem, men då vi underförstått förväntas svara på dem, blir vi lätt stressade när vi ser att antalet olästa mail blir fler och fler i högre takt än vi hinner beta av dem.

Så hur ofta ska man vittja mail och hur snabbt måste man svara?

Svaret är klart och koncist och svävande på en gång: Det finns ingen universell regel, utan det beror på.

Vad beror det på?

Det beror på:

  • Vad ni har för kultur i organisationen. Hur snabbt svarar dina kollegor? Har ni någon uttalad policy om hur tillgängliga via mail ni ska vara för varandra? I de företag och verksamheter jag kommer till, är det väldigt olika kultur när det gäller mail. Hos en del “måste” man svara inom en timma, hos andra är det inte alls lika bråttom.
  • Hur snabbt du svarat tidigare. De du mailkonverserar med tenderar att vänja sig rätt så kvickt vid hur du brukar göra. Om du under en period svarar med vändande mail och sedan plötsligt är borta några dagar, kan det hända att mailavsändaren ringer dig och frågar “Var tog du vägen? Fick du mitt mail? Har du läst det?”. Har du för vana att svara snabbt, lägg in ett out-of-officemeddelande när du kommer att vara otillgänglig eller på resa (och du inte kan maila).
  • Din roll. Har du mycket kundkontakter, är det klart att ju snabbare svar, desto bättre.
  • Vad du har för andra arbetsuppgifter. Den enda som kan göra rätt prioritering bland allt du har att göra är du, eftersom det bara är du som har hela överblicken. Om du har högprioriterade uppgifter du behöver jobba ostört med under längre stunder, vittja mer sällan.
  • Dina värderingar och ambitioner. Tycker du att det är extra viktigt att vara lättkommunicerad mailvägen och att det harmonierar med vad du vill stå för, vittja då oftare.

Gör så här

  1. Eftersom det inte finns några lagar och regler om detta, testa dig fram till vad som passar dig själv. Jag har kunder som vittjar två gånger om dagen (morgon och eftermiddag), andra som vittjar en gång i timmen och sådana som vittjar i princip hela tiden.
  2. Sätt ett mål för hur snabbt du ska svara avsändaren, om än bara med ett “Tack för ditt mail, jag hinner arbeta med detta senare i veckan.”
  3. Bestäm dig för att hålla denna din egen mailpolicy under den här veckan.
  4. Lägg in en påminnelse i din att-göra-lista att du på fredag eftermiddag ska utvärdera hur du tycker att det fungerat.
  5. Om det behövs, justera policyn och testa den under nästa vecka, varpå du utvärderar igen.

Du bestämmer


Om du bestämmer dig för hur du själv vill ha det, står du inte längre lika handfallen inför det ständiga mailinflödet. Du har tagit tag i situationen och börjat mejsla fram ditt unika arbetssätt.

Om du inte redan gör det, prova att vittja sällan, t ex varannan timma. När du vittjar, processa direkt de mail som kommer, d v s svara på de som går snabbt, gör att- göra-uppgifter av de du inte hinner åtgärda nu och spara undan de du bara behöver ha kvar. Släng de du inte behöver.

Du kommer då att kunna jobba mer koncentrerat med alla uppgifter som inte har med mail att göra och själva mailverktyget i sig kommer du att förknippa mindre med stress och frustration.

Hur gör du?

Hur ofta kollar du mail? Har du någon målsättning om hur snabbt du ska svara på de mail du får? Om du lyckas hålla det målet, vad är ditt bästa knep för att klara det? Skriv en kommentar och berätta. Alla tips är välkomna!

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.