Strukturbloggen

En van­lig frå­ga jag får när jag föreläs­er är hur ofta man ska vit­t­ja mail egentli­gen. Jag gis­sar att det som föran­led­er frå­gan är en nyfiken­het om vad som är den opti­mala peri­od­iciteten, rent objektivt. 

Ibland har frågestäl­laren ock­så en mis­stanke om att det finns en generell förvän­tan om hur snabbt man ska svara på de mail man får och hur ​“efter” det är OK att halka.

Inte så illa ändå

Jag upplever att mail blir ett allt­mer cen­tralt arbets-verk­tyg för de all­ra fles­ta av oss. 

Det har ju ändå en hel del förtjän­ster. Man kan fram­föra sitt bud­skap till någon även om denne inte är på sam­ma plats eller nåbar per telefon. 

Man kan skic­ka sto­ra mängder infor­ma­tion snabbt och man får kon­ver­sa­tio­nen doku­menter­ad med automatik, till skill­nad från när man diskuter­ar ett ärende telefonledes.

Bråt­tom, bråt­tom (eller?)

Men, mailen tycks ock­så vara en stress­fak­tor för mån­ga. Om vi hade var­it helt utan för­p­lik­telser när de gäller de mail vi får, skulle det inte vara några prob­lem, men då vi under­förstått förvän­tas svara på dem, blir vi lätt stres­sade när vi ser att antalet oläs­ta mail blir fler och fler i högre takt än vi hin­ner beta av dem.

Så hur ofta ska man vit­t­ja mail och hur snabbt måste man svara?

Svaret är klart och kon­cist och svä­vande på en gång: Det finns ingen uni­versell regel, utan det beror på.

Vad beror det på?

Det beror på:

• Vad ni har för kul­tur i organ­i­sa­tio­nen. Hur snabbt svarar dina kol­le­gor? Har ni någon utta­l­ad pol­i­cy om hur till­gäng­li­ga via mail ni ska vara för varan­dra? I de före­tag och verk­samheter jag kom­mer till, är det väldigt oli­ka kul­tur när det gäller mail. Hos en del ​“måste” man svara inom en tim­ma, hos andra är det inte alls lika bråttom.
• Hur snabbt du svarat tidi­gare. De du mailkon­verser­ar med ten­der­ar att vän­ja sig rätt så kvickt vid hur du brukar göra. Om du under en peri­od svarar med vän­dande mail och sedan plöt­sligt är bor­ta några dagar, kan det hän­da att mailavsän­daren ringer dig och frå­gar ​“Var tog du vägen? Fick du mitt mail? Har du läst det?”. Har du för vana att svara snabbt, lägg in ett out-of-officemed­de­lande när du kom­mer att vara otill­gäng­lig eller på resa (och du inte kan maila).
• Din roll. Har du myck­et kund­kon­tak­ter, är det klart att ju snab­bare svar, desto bättre.
• Vad du har för andra arbet­suppgifter. Den enda som kan göra rätt pri­or­i­ter­ing bland allt du har att göra är du, efter­som det bara är du som har hela överblick­en. Om du har hög­pri­or­it­er­ade uppgifter du behöver job­ba ostört med under län­gre stun­der, vit­t­ja mer sällan.
• Dina värderingar och ambi­tion­er. Tyck­er du att det är extra vik­tigt att vara lät­tkom­mu­nicer­ad mail­vä­gen och att det har­monier­ar med vad du vill stå för, vit­t­ja då oftare.

Gör så här

1. Efter­som det inte finns några lagar och regler om det­ta, tes­ta dig fram till vad som pas­sar dig själv. Jag har kun­der som vit­t­jar två gånger om dagen (mor­gon och efter­mid­dag), andra som vit­t­jar en gång i tim­men och sådana som vit­t­jar i prin­cip hela tiden.
2. Sätt ett mål för hur snabbt du ska svara avsän­daren, om än bara med ett ​“Tack för ditt mail, jag hin­ner arbe­ta med det­ta senare i veckan.”
3. Bestäm dig för att hål­la den­na din egen mailpol­i­cy under den här veckan.
4. Lägg in en påmin­nelse i din att-göra-lista att du på fredag efter­mid­dag ska utvärdera hur du tyck­er att det fungerat.
5. Om det behövs, justera pol­i­cyn och tes­ta den under näs­ta vec­ka, varpå du utvärder­ar igen.

Du bestäm­mer

Om du bestäm­mer dig för hur du själv vill ha det, står du inte län­gre lika hand­fall­en inför det ständi­ga mail­in­flödet. Du har tag­it tag i sit­u­a­tio­nen och bör­jat mejs­la fram ditt uni­ka arbetssätt.

Om du inte redan gör det, pro­va att vit­t­ja säl­lan, t ex varan­nan tim­ma. När du vit­t­jar, proces­sa direkt de mail som kom­mer, d v s svara på de som går snabbt, gör att- göra-uppgifter av de du inte hin­ner åtgär­da nu och spara undan de du bara behöver ha kvar. Släng de du inte behöver.

Du kom­mer då att kun­na job­ba mer kon­cen­tr­erat med alla uppgifter som inte har med mail att göra och själ­va mail­verk­tyget i sig kom­mer du att förknip­pa min­dre med stress och frustration.

Hur gör du?

Hur ofta kol­lar du mail? Har du någon mål­sät­tning om hur snabbt du ska svara på de mail du får? Om du lyckas hål­la det målet, vad är ditt bäs­ta knep för att klara det? Skriv en kom­men­tar och berät­ta. Alla tips är välkomna!