Hur ofta bör du vittja mail? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

16 nov.

Hur ofta bör du vittja mail?


Datum: 2011-11-16 11:00

En van­lig frå­ga jag får när jag föreläs­er är hur ofta man ska vit­t­ja mail egentli­gen. Jag gis­sar att det som föran­led­er frå­gan är en nyfiken­het om vad som är den opti­mala peri­od­iciteten, rent objektivt. 

Ibland har frågestäl­laren ock­så en mis­stanke om att det finns en generell förvän­tan om hur snabbt man ska svara på de mail man får och hur efter” det är OK att halka.

Inte så illa ändå

Jag upplever att mail blir ett allt­mer cen­tralt arbets-verk­tyg för de all­ra fles­ta av oss. 

Det har ju ändå en hel del förtjän­ster. Man kan fram­föra sitt bud­skap till någon även om denne inte är på sam­ma plats eller nåbar per telefon. 

Man kan skic­ka sto­ra mängder infor­ma­tion snabbt och man får kon­ver­sa­tio­nen doku­menter­ad med automatik, till skill­nad från när man diskuter­ar ett ärende telefonledes.

Bråt­tom, bråt­tom (eller?)

Men, mailen tycks ock­så vara en stress­fak­tor för mån­ga. Om vi hade var­it helt utan för­p­lik­telser när de gäller de mail vi får, skulle det inte vara några prob­lem, men då vi under­förstått förvän­tas svara på dem, blir vi lätt stres­sade när vi ser att antalet oläs­ta mail blir fler och fler i högre takt än vi hin­ner beta av dem.

Så hur ofta ska man vit­t­ja mail och hur snabbt måste man svara?

Svaret är klart och kon­cist och svä­vande på en gång: Det finns ingen uni­versell regel, utan det beror på.

Vad beror det på?

Det beror på:

  • Vad ni har för kul­tur i organ­i­sa­tio­nen. Hur snabbt svarar dina kol­le­gor? Har ni någon utta­l­ad pol­i­cy om hur till­gäng­li­ga via mail ni ska vara för varan­dra? I de före­tag och verk­samheter jag kom­mer till, är det väldigt oli­ka kul­tur när det gäller mail. Hos en del måste” man svara inom en tim­ma, hos andra är det inte alls lika bråttom.
  • Hur snabbt du svarat tidi­gare. De du mailkon­verser­ar med ten­der­ar att vän­ja sig rätt så kvickt vid hur du brukar göra. Om du under en peri­od svarar med vän­dande mail och sedan plöt­sligt är bor­ta några dagar, kan det hän­da att mailavsän­daren ringer dig och frå­gar Var tog du vägen? Fick du mitt mail? Har du läst det?”. Har du för vana att svara snabbt, lägg in ett out-of-officemed­de­lande när du kom­mer att vara otill­gäng­lig eller på resa (och du inte kan maila).
  • Din roll. Har du myck­et kund­kon­tak­ter, är det klart att ju snab­bare svar, desto bättre.
  • Vad du har för andra arbet­suppgifter. Den enda som kan göra rätt pri­or­i­ter­ing bland allt du har att göra är du, efter­som det bara är du som har hela överblick­en. Om du har hög­pri­or­it­er­ade uppgifter du behöver job­ba ostört med under län­gre stun­der, vit­t­ja mer sällan.
  • Dina värderingar och ambi­tion­er. Tyck­er du att det är extra vik­tigt att vara lät­tkom­mu­nicer­ad mail­vä­gen och att det har­monier­ar med vad du vill stå för, vit­t­ja då oftare.

Gör så här

  1. Efter­som det inte finns några lagar och regler om det­ta, tes­ta dig fram till vad som pas­sar dig själv. Jag har kun­der som vit­t­jar två gånger om dagen (mor­gon och efter­mid­dag), andra som vit­t­jar en gång i tim­men och sådana som vit­t­jar i prin­cip hela tiden.
  2. Sätt ett mål för hur snabbt du ska svara avsän­daren, om än bara med ett Tack för ditt mail, jag hin­ner arbe­ta med det­ta senare i veckan.”
  3. Bestäm dig för att hål­la den­na din egen mailpol­i­cy under den här veckan.
  4. Lägg in en påmin­nelse i din att-göra-lista att du på fredag efter­mid­dag ska utvärdera hur du tyck­er att det fungerat.
  5. Om det behövs, justera pol­i­cyn och tes­ta den under näs­ta vec­ka, varpå du utvärder­ar igen.

Du bestäm­mer


Om du bestäm­mer dig för hur du själv vill ha det, står du inte län­gre lika hand­fall­en inför det ständi­ga mail­in­flödet. Du har tag­it tag i sit­u­a­tio­nen och bör­jat mejs­la fram ditt uni­ka arbetssätt.

Om du inte redan gör det, pro­va att vit­t­ja säl­lan, t ex varan­nan tim­ma. När du vit­t­jar, proces­sa direkt de mail som kom­mer, d v s svara på de som går snabbt, gör att- göra-uppgifter av de du inte hin­ner åtgär­da nu och spara undan de du bara behöver ha kvar. Släng de du inte behöver.

Du kom­mer då att kun­na job­ba mer kon­cen­tr­erat med alla uppgifter som inte har med mail att göra och själ­va mail­verk­tyget i sig kom­mer du att förknip­pa min­dre med stress och frustration.

Hur gör du?

Hur ofta kol­lar du mail? Har du någon mål­sät­tning om hur snabbt du ska svara på de mail du får? Om du lyckas hål­la det målet, vad är ditt bäs­ta knep för att klara det? Skriv en kom­men­tar och berät­ta. Alla tips är välkomna!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.