Strukturbloggen

Så här är det för en del: De har helt uppen­barli­gen för myck­et att göra och det tycks inte min­s­ka. De skulle behö­va delegera vis­sa uppgifter till någon annan, men det blir lik­som inte av. De job­bar på och job­bar på under obe­hagligt hög belast­ning och tänker att ​“bara det­ta blir klart, kom­mer det att lät­ta sedan” (men det gör det inte).

Jag kän­ner igen en aspekt av det där. När jag tänker på vad jag gör på dagar­na, vad som är mina arbet­suppgifter, tänker jag på det som att det är just jag som ska göra uppgifter­na. Det krävs en extra ansträngn­ing att ploc­ka ut det som kan göras av någon annan (“det är ju ändå mina arbet­suppgifter”) och när jag är som mest tyn­gd av min arbets­bör­da ten­der­ar jag väl­ja att avstå den extra ansträngningen.

Delegera mera är hemligheten

Här­förleden följde jag upp hur det gått för en grupp delt­a­gare i en av mina öpp­na kurs­er. Mark­nad­schefen Christi­na sade: ​“Sedan vi sågs sist har jag fått en ny kol­le­ga att delegera till och nu har jag kom­mit på en mas­sa uppgifter jag kan bli fri från!”. Så kan det verk­li­gen vara. Tit­tar vi på mäng­den av allt vi har att göra, ser vi inte sko­gen för alla träd. Men, vän­der vi på kut­tin­gen och istäl­let först tydlig­gör vil­ka vi skulle kun­na delegera till, är det ofta lättare att kom­ma på sak­er vi gör som de skulle kun­na göra istället.

Gör så här

1. Ta nu ett blankt blad, en white­board eller den tom­ma yta du fram­förallt föredrar.


2. Lista per­son­er du kan förestäl­la dig du skulle kun­na delegera någonting till.

   Det kan till exem­pel vara:

   • Din/​a när­maste kollega/​or
   • Dina under­ställ­da
   • Din chef
   • Andra pro­jek­t­delt­a­gare
   • Per­son­er som arbe­tar hos din leverantör
   • Kon­tak­t­per­so­n­en hos din kund
   • Andra per­son­er hos dina kunder
   • Din kon­takt på resebyrån
   • Den där trevlige man­nen du träf­fade på min­glet i för­ra veck­an, han som arbe­tar på ett bemanningsföretag
   • En kol­le­ga i en helt annan del av ditt företag
   • Kol­le­gor på ert kon­tor i en annan stad


3. Skum­ma igenom lis­tan och för var­je namn, fun­dera en halvmin­ut på vad du gör idag som den per­so­n­en skulle kun­na göra istället.
   Om det hjälper dig, skum­ma igenom din att göra-lista (där ju allt står som du har att göra) och leta efter någon uppgift som skulle kun­na pas­sa veder­börande och som skulle vara skönt för dig att få fly­t­ta till delegerat-lis­tan istället.


4. Då så; jag gis­sar att du hit­tat åtmin­stone någon uppgift att göra dig av med (kanske hit­tade du mån­ga). Gör då vad du behöver för att delegera den, t ex definiera vad det är den innefat­tar och vilket mate­r­i­al man behöver, frå­ga del­e­gat­en om hon har lust att ta sig an uppgiften, et c.

Frigör värde­full tid

Tydlig­gör du vil­ka du skulle kun­na delegera uppgifter till, iden­ti­fier­ar du lättare sak­er att delegera, så du kom­mer till skott med att sän­ka din arbets­be­last­ning. Då får du mer tid till det som är vik­tigt för att nå de verk­samhetsmål du ans­varar för och vad det bety­der för dig, vet bara du.

Hur gör du?

Hur gör du för att snabbt och lätt delegera uppgifter du växt ur? Berät­ta i en kommentar!