Strukturbloggen

Du som har valt att ha dina att-göra-uppgifter på ett och endast ett ställe, d v s i en enda att-göra-lista, kom­mer att ha en täm­li­gen omfat­tande sådan. 

Än län­gre blir den om du ser till att det som du for­muler­at som att-göra-uppgifter är sådant du kan göra i en ansats, snarare än som du behöver arbe­ta med över lång tid innan du kan boc­ka av.

Ändå är det pré­cis det jag rekommenderar.

Alter­na­tiv­en, att ha att-göra-uppgifter­na sprid­da på mån­ga ställen, eller att ha allt i huvudet, är så myck­et värre.

Sam­tidigt lever vi i en vardag där vi behöver ompri­or­it­era ofta, efter­som det dyk­er upp sak­er ideli­gen. Dessa ​“sak­er” behöver vi sät­ta i rela­tion till det vi redan har att göra, för att avgöra vad vi ska pri­or­it­era först. 

Dela in i kategorier

Det är inga prob­lem att du har en lång lista med mån­ga att-göra-uppgifter på, så länge som du flit­igt nyt­t­jar möj­ligheten att dela in den i kategorier.

Jag har tidi­gare i Klart! skriv­it om nyt­tan att kat­e­goris­era efter kon­text, d v s i vilken sit­u­a­tion du behöver vara för att kun­na göra uppgiften (på job­bet, hem­ma, vid datorn et c). Det är ock­så värde­fullt att kat­e­goris­era uppgifter­na efter vil­ka pro­jekt de är en del av.

Och, vet du, här kom­mer en kat­e­goris­er­ingsmöj­lighet till.

Hur lång tid tar det?

Om du vill, kan du dessu­tom kat­e­goris­era att-göra-uppgifter­na efter hur lång tid de tar att göra.

Om du har angett på var­je uppgift hur lång tid den tar, kan du väl­ja att bara se de uppgifter du skulle hin­na slut­föra, när du har en stund över. Du slip­per se de uppgifter som är för sto­ra och som du bara blir stres­sad av att se att du inte hin­ner ​“nu heller”.

Om du kän­ner för att snabbt kun­na boc­ka av några att-göra-uppgifter efter att du under hela dagen arbe­tat med en rik­tigt rejäl, lång­dra­gen uppgift, leta efter 5‑minutrarna. Om du har en lång fly­gn­ing fram­för dig, då du vet att du kom­mer att vara ostörd, välj bland de uppgifter som tar mer än en timme (och som har kon­tex­ten ​“vid datorn”).

Gör så här

1. Bestäm dig för vil­ka tidsin­ter­vall du vill använ­da. Välj inte för mån­ga oli­ka, utan höf­ta till med t ex 5 minut­er, 15 minut­er, 30 min, 1 tim­ma, 2 timmar.
2. Bestäm dig för hur du ska mark­era upp uppgifter­na med tid­såt­gån­gen på ett enkelt sätt.
3. Gå igenom din att-göra-lista och mark­era uppgifter­na efter hur lång tid du tror att de tar att slut­föra. Om du tyck­er att det verkar arbetssamt att gå igenom hela lis­tan, strun­ta i det och bör­ja istäl­let ange upp­skat­tad tid­såt­gång på de nya uppgifter du läg­ger till på lis­tan från och med nu. Enda kon­sekvensen är att du kom­mer att behö­va pro­va den­na metod under län­gre tid innan du kan avgöra fullt ut om den är något för dig.
4. Lägg märke till hur förvå­nans­värt mån­ga uppgifter som troli­gen tar rik­tigt kort tid att genom­föra (om du har sett till att dina att-göra-uppgifter är sådana du kan slut­föra i ett lagom stort steg, det vill säga).
5. När du har en halv­tim­ma över, välj bland uppgifter som tar 30 minut­er eller kortare att slut­föra. Om du har din lista dig­i­talt, fil­tr­era efter tid­såt­gång 30 min, 15 min eller 5 min, så slip­per du se uppgifter­na som tar län­gre tid.

Välj rätt uppgift snabbare

Anger du hur lång tid var­je att-göra-uppgift troli­gen tar, kom­mer du snab­bare kun­na väl­ja en sak du kan göra, när du bara har en stund över. Du kan slip­pa se alla de uppgifter du ändå inte hin­ner göra nu. Därmed kom­mer du att kän­na dig min­dre stres­sad i onödan.

Du kom­mer att lättare kun­na väl­ja uppgift efter vad du kän­ner för just nu. Ibland vill du snabbt kom­ma framåt, ibland vill du förd­ju­pa dig i en rik­tigt mastig utman­ing. Du får ett mer san­ningsen­ligt per­spek­tiv på det du har att göra i att-göra-lis­tan. Du kom­mer att få lättare att få gjort uppgifter du skju­tit upp ett tag, då du ser att de bara skulle ta fem minut­er att göra, bara du sat­sade de fem minut­er­na på att göra dem.

Visst är det väl värt att prova?

Hur gör du?

Hur gör du för att snabbt hit­ta rätt uppgift att hug­ga tag i, av alla dina att-göra-uppgifter? Läm­na en kom­men­tar och avs­lö­ja hur du gör.