Strukturbloggen

Ibland går vårt nya, super­struk­tur­erade arbetssätt som ett vältrim­mat urverk. Men, det hän­der att allt rasar och de ohanter­ade inkom­na mailen, pap­pren och noteringar­na väx­er till och vi är till­ba­ka i gam­la upp­kör­da hjul­spår igen.

Ofta inträf­far det här när något extra­ordinärt hänt (som vi behövt fokusera max­i­malt på), när vi reser flera dagar i rad och när vi har en särskilt inten­siv mötesspäck­ad period.

Föru­tom att tän­ka till och hit­ta ett moment vi kan göra annor­lun­da näs­ta gång så vi inte halkar dit igen, gäller det att snabbt kom­ma upp i vagnen igen. Vi behöver så fort som möjligt till­ba­ka till vår lju­vligt väl­struk­tur­erade vardag.

Struk­tur-haver­i­ets första-hjälpen

Men, hur gör man? Var ska vi bör­ja? Det är lätt att bäva inför den till­synes över­mäk­ti­ga mäng­den sak­er vi har att få ord­ning bland. Det är just där­för vi behöver någon som med fast hand guidar oss genom arbetet med att kom­ma ikapp.

Häromveck­an träf­fade jag en av mina enmans-ses­sion-adepter som på grund av ett extra inten­sivt schema hade tap­pat all den struk­tur hon lärt sig. Under den dry­ga timme det tog att kom­ma till­ba­ka igen, arbe­tade vi efter en ​“kom­ma ikapp-check­lista” jag tog fram.

Efter­som den funger­ade så väl vill jag gär­na dela med mig av den ock­så till dig som läs­er Klart!.

Gör så här

När du halkat till­ba­ka i gam­la hjul­spår och behöver åter­vin­na struk­turen, stäng om dig och stäng av allt som kan ringa och plinga.

Då,

1. Sam­la ihop att göra-uppgifter
   • Gör att göra-uppgifter av allt du tänker att du har att göra som inte idag lig­ger i listan.
   • Lägg alla lösa lap­par i den fysiska inkorgen.
   • Töm den portabla inko­r­gen i den fysiska d:o.
   • Proces­sa den fysiska inkorgen.
   • Proces­sa mailboxen.


2. Upp­dat­era pro­jek­töver­sik­ten
   • Skum­ma igenom pro­jek­töver­sik­ten och lägg till exis­terande pro­jekt som sak­nas där.
   • Ta bort pro­jekt som nu är avslutade.
   • För var­je pro­jekt, se om du har ett näs­ta steg (som du ska göra eller som du vän­tar på från någon annan). Om näs­ta steg sak­nas, definiera det och lägg till din att göra-lista.


3. Upp­dat­era att göra-lis­tan
   • Öpp­na dagens vy i att-göra-listan
   • För var­je uppgift, omvärdera dess för­fal­lodag. Fly­t­ta fram eller behåll. Är det prompt så att uppgiften måste vara klar en viss dag, eller vill du bara göra uppgiften så fort som möjligt? Ta då bort för­fal­loda­gen (du kom­mer ändå att se och bli påmind om uppgiften i din veckogenomgång).


4. Klart! Nu vet du att allt som du har på ditt bord finns i lis­tan och i över­sik­ten. Du vet vad som måste göras idag och inga uppgifter lyser röda i onödan.

Få koll på nolltid

Sparar du undan den här check­lis­tan (eller din vari­ant av den) och tar fram den så fort du halkat efter, kom­mer du snabbt till­ba­ka till den goda struk­tur du bestämt dig för. Du kom­mer inte efter allt­mer som ett resul­tat av att du kän­ner dig sänkt och matt vid åsy­nen av din arbetsplats.Du får snabbt koll på läget och kan genom att pri­or­it­era med­vetet igen fokusera på det som är vik­tigt för dig.

Lugn istäl­let för stress. Till­fredsstäl­lelse istäl­let för bävan.

Hur gör du?

Hur gör du för att snabbt kom­ma ikapp då du kom­mit efter? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.