STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

08 Nov

Hur du kommer ikapp när du halkat efter


Datum: 2013-11-08 09:44 Kommentarer: 4 st

Ibland går vårt nya, superstrukturerade arbetssätt som ett vältrimmat urverk. Men, det händer att allt rasar och de ohanterade inkomna mailen, pappren och noteringarna växer till och vi är tillbaka i gamla uppkörda hjulspår igen.

Ofta inträffar det här när något extraordinärt hänt (som vi behövt fokusera maximalt på), när vi reser flera dagar i rad och när vi har en särskilt intensiv mötesspäckad period.

Förutom att tänka till och hitta ett moment vi kan göra annorlunda nästa gång så vi inte halkar dit igen, gäller det att snabbt komma upp i vagnen igen. Vi behöver så fort som möjligt tillbaka till vår ljuvligt välstrukturerade vardag.

Struktur-haveriets första-hjälpen

Men, hur gör man? Var ska vi börja? Det är lätt att bäva inför den tillsynes övermäktiga mängden saker vi har att få ordning bland. Det är just därför vi behöver någon som med fast hand guidar oss genom arbetet med att komma ikapp.

Häromveckan träffade jag en av mina enmans-session-adepter som på grund av ett extra intensivt schema hade tappat all den struktur hon lärt sig. Under den dryga timme det tog att komma tillbaka igen, arbetade vi efter en “komma ikapp-checklista” jag tog fram.

Eftersom den fungerade så väl vill jag gärna dela med mig av den också till dig som läser Klart!.

Gör så här

När du halkat tillbaka i gamla hjulspår och behöver återvinna strukturen, stäng om dig och stäng av allt som kan ringa och plinga.

Då,

  1. Samla ihop att göra-uppgifter
    • Gör att göra-uppgifter av allt du tänker att du har att göra som inte idag ligger i listan.
    • Lägg alla lösa lappar i den fysiska inkorgen.
    • Töm den portabla inkorgen i den fysiska d:o.
    • Processa den fysiska inkorgen.
    • Processa mailboxen.

  2. Uppdatera projektöversikten
    • Skumma igenom projektöversikten och lägg till existerande projekt som saknas där.
    • Ta bort projekt som nu är avslutade.
    • För varje projekt, se om du har ett nästa steg (som du ska göra eller som du väntar på från någon annan). Om nästa steg saknas, definiera det och lägg till din att göra-lista.

  3. Uppdatera att göra-listan
    • Öppna dagens vy i att-göra-listan
    • För varje uppgift, omvärdera dess förfallodag. Flytta fram eller behåll. Är det prompt så att uppgiften måste vara klar en viss dag, eller vill du bara göra uppgiften så fort som möjligt? Ta då bort förfallodagen (du kommer ändå att se och bli påmind om uppgiften i din veckogenomgång).

  4. Klart! Nu vet du att allt som du har på ditt bord finns i listan och i översikten. Du vet vad som måste göras idag och inga uppgifter lyser röda i onödan.

Få koll på nolltid

Sparar du undan den här checklistan (eller din variant av den) och tar fram den så fort du halkat efter, kommer du snabbt tillbaka till den goda struktur du bestämt dig för. Du kommer inte efter alltmer som ett resultat av att du känner dig sänkt och matt vid åsynen av din arbetsplats.Du får snabbt koll på läget och kan genom att prioritera medvetet igen fokusera på det som är viktigt för dig.

Lugn istället för stress. Tillfredsställelse istället för bävan.

Hur gör du?

Hur gör du för att snabbt komma ikapp då du kommit efter? Skriv gärna en kommentar och berätta.

Kommentera

Karin

Karin skriver:

#1 - 2013-11-11, 10:37

Hej,
Vad betyder “Töm den portabla inkorgen i den fysiska d:o.” ?

Karin

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#2 - 2013-11-13, 20:09

Karin: Fint att du frågar. Min portabla inkorg är en robust plastmapp som jag alltid har i väskan och som är det ställe där jag, när jag är på resa, snabbt lägger taxikvitton, mötesnoteringar et c, för att sedan ta hand om dem när jag är åter på kontoret. Jag skrev om portabel inkorg i det här inlägget, om du vill läsa mer: http://www.stiernholm.com/blogg/var-lade-jag-det-dar-kvittot

Innan jag skaffade mig en sådan, stoppade jag kvitton i någon ficka och lappar rätt ner i väskan och när jag sedan skulle stämma av kvittona mot kreditkortsfakturan var det alltför ofta jag inte hittade ett kvitto för att det blivit kvar i någon kavajficka någonstans. Då jag nu har ett, enda, självklart ställe där jag parkerar kvittona när jag är på språng, vet jag att jag får med mig alla tillbaka till kontoret och vidare till bokföringen.

Att tömma den portabla i den fysiska [inkorgen] är helt enkelt starten på att processa allt inkommet.

Var jag tydligare nu?

David

Maria Gustafsson

Maria Gustafsson skriver:

#3 - 2014-01-21, 11:14

Hej David,
Din blogg är en guldgruva med all inspirerande kunskap om struktur som du delar med dig av år efter år!

Tack för inspirationen och intervjun om hur vi ska få mer tid att skriva!

Här är den färdiga bloggposten: http://www.kntnt.com/fa-tid-att-skriva/1095

Allt gott,
Maria Gustafsson
@mikumaria

David Stiernholm

David Stiernholm skriver:

#4 - 2014-01-21, 13:32

Maria: Tack, det var trevligt att höra! Det var med glädje jag talade om skrivtid med dig.

Allt gott,

David

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.