Strukturbloggen

Flo­ran av samar­bets- och pro­jek­thanter­ingsverk­tyg blir allt rikare genom att nya tjän­ster dyk­er upp ideli­gen. Låt mig på rak arm näm­na Jira, Trel­lo, Podio, Asana, Azen­doo, Base­camp, Dapulse, Easy Projects, Smartsheet, Pro­ject­place, Kan­ban­Flow — ja, nog finns det en del att väl­ja på.

Ett mång­facetter­at ansvar
När du arbe­tar i en organ­i­sa­tion där ni använ­der något web­baser­at pro­jek­thanter­ingsverk­tyg och du där får uppgifter (eller tasks eller issues eller cards) som du blir ans­varig för, kan det hän­da att du ock­så har andra sak­er att göra — sådant som lig­ger utan­för de pro­jekt och sprint­ar ni använ­der verk­tyget för. Kanske är det bara hälften av din arbet­stid som du arbe­tar i pro­jek­ten, efter­som du har ett annat ans­var på andra hal­van? Eller, är det rent av så att du är involver­ad i flera oli­ka pro­jekt hos oli­ka upp­drags­gi­vare och de har alla valt oli­ka projekthanteringsverktyg?

Något ham­nar här, något ham­nar där
Hur ska du då hål­la koll på allt du har att göra på ett lät­töver­skådligt sätt? Ju fler oli­ka ställen du behöver tit­ta för att se vad du har att göra, desto krång­li­gare blir det och desto lättare är det att du råkar ägna dig åt fel uppgift när du istäl­let bor­de göra en annan du nu inte ser, som egentli­gen har högre pri­or­itet just nu.

En lös­ning är såk­lart att läg­ga allt du har att göra i pro­jek­thanter­ingsverk­tyget — även om det är andra sak­er än pro­jekt, så att du i en enda lista får en kom­plett bild av dina uppgifter. Men, kanske är gränss­nit­tet där inte helt i din smak och kanske vill ni hål­la verk­tyget fritt från annat än det det är avsett för.

Zapi­er får ihop det
Du kan ändå slip­pa att ha flera lis­tor, för med rätt val­da verk­tyg kan du få ihop allt till en enda. På senare tid har jag bliv­it allt­mer fascin­er­ad av tjän­sten Zapiers ihop­kop­plingsmöj­ligheter, som i det­ta fall just kop­plar ihop det pro­jek­thanter­ingsverk­tyg ni använ­der med det att göra-listverk­tyg du har (vilket kan vara Todoist, Wun­derlist, Nozbe, Google Tasks, Too­dle­do eller Omni­fo­cus, men ännu ej Out­looks uppgifter-funktion).

Det hela innebär att du kan låta Zapi­er läg­ga till en ny att göra-uppgift i till exem­pel Todoist när du blir ans­varig för en issue i Jira. I Todoist får du då en enda kom­plett lista, bestående av dels dina uppgifter i ert arbete i Jira, dels allt annat du har att göra utan­för Jira.

En enda lista! Det är det vi vill ha!

Gör så här
Använ­der du inte något alls av dessa verk­tyg, förstår jag om det här tipset tycks full­ständigt obe­gripligt. Men, för den som gör det kan det­ta knep låta som ljuv musik. Om så, gör så här:

1. Skaf­fa dig ett kon­to på Zapi­er (det är gratis).


2. Gör ett recept, en zap, (det är enkelt) som ska­par en ny uppgift i din att göra-lista när du får ett nytt ans­var i pro­jek­tverk­tyget. Är de aktiviteter eller issues som ska­pas i pro­jek­tverk­tyget oftast större än en van­lig att göra-uppgift, kan du låta Zapi­er göra ett pro­jekt i att göra-listverk­tyget istäl­let, varpå du själv delar upp det i de min­dre att göra-uppgifter det består av.


3. Sätt zap:en i läge ​“on” och testa!

Allt i ett
Om du får ihop allt du har att göra till en enda lista, trots att du arbe­tar till­sam­mans med andra i ett eller flera pro­jek­tverk­tyg, får du en bät­tre överblick över hela ditt ans­var­som­råde. Istäl­let för att behö­va tit­ta här och där över vad som är rätt uppgift att göra härnäst, kan du på mor­gonen slå upp din ​“att göra idag”-lista och se allt på ett ställe — oavsett var­ifrån uppgifter­na härrör.

Hur gör du?
Hur tack­lar du sit­u­a­tio­nen då det ska­pas uppgifter till dig i flera andra verk­tyg än det du valt för dina att göra-uppgifter? Har du något helt annat sätt än det jag beskriv­it här? Tip­sa gär­na i en kom­men­tar nedan.