Hur du får en enda att göra-lista, trots att du… | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

05 sep.

Hur du får en enda att göra-lista, trots att du även har ett projektverktyg


Datum: 2017-09-05 16:30

Flo­ran av samar­bets- och pro­jek­thanter­ingsverk­tyg blir allt rikare genom att nya tjän­ster dyk­er upp ideli­gen. Låt mig på rak arm näm­na Jira, Trel­lo, Podio, Asana, Azen­doo, Base­camp, Dapulse, Easy Projects, Smartsheet, Pro­ject­place, Kan­ban­Flow — ja, nog finns det en del att väl­ja på.

Ett mång­facetter­at ansvar
När du arbe­tar i en organ­i­sa­tion där ni använ­der något web­baser­at pro­jek­thanter­ingsverk­tyg och du där får uppgifter (eller tasks eller issues eller cards) som du blir ans­varig för, kan det hän­da att du ock­så har andra sak­er att göra — sådant som lig­ger utan­för de pro­jekt och sprint­ar ni använ­der verk­tyget för. Kanske är det bara hälften av din arbet­stid som du arbe­tar i pro­jek­ten, efter­som du har ett annat ans­var på andra hal­van? Eller, är det rent av så att du är involver­ad i flera oli­ka pro­jekt hos oli­ka upp­drags­gi­vare och de har alla valt oli­ka projekthanteringsverktyg?

Något ham­nar här, något ham­nar där
Hur ska du då hål­la koll på allt du har att göra på ett lät­töver­skådligt sätt? Ju fler oli­ka ställen du behöver tit­ta för att se vad du har att göra, desto krång­li­gare blir det och desto lättare är det att du råkar ägna dig åt fel uppgift när du istäl­let bor­de göra en annan du nu inte ser, som egentli­gen har högre pri­or­itet just nu.

En lös­ning är såk­lart att läg­ga allt du har att göra i pro­jek­thanter­ingsverk­tyget — även om det är andra sak­er än pro­jekt, så att du i en enda lista får en kom­plett bild av dina uppgifter. Men, kanske är gränss­nit­tet där inte helt i din smak och kanske vill ni hål­la verk­tyget fritt från annat än det det är avsett för.

Zapi­er får ihop det
Du kan ändå slip­pa att ha flera lis­tor, för med rätt val­da verk­tyg kan du få ihop allt till en enda. På senare tid har jag bliv­it allt­mer fascin­er­ad av tjän­sten Zapiers ihop­kop­plingsmöj­ligheter, som i det­ta fall just kop­plar ihop det pro­jek­thanter­ingsverk­tyg ni använ­der med det att göra-listverk­tyg du har (vilket kan vara Todoist, Wun­derlist, Nozbe, Google Tasks, Too­dle­do eller Omni­fo­cus, men ännu ej Out­looks uppgifter-funktion).

Det hela innebär att du kan låta Zapi­er läg­ga till en ny att göra-uppgift i till exem­pel Todoist när du blir ans­varig för en issue i Jira. I Todoist får du då en enda kom­plett lista, bestående av dels dina uppgifter i ert arbete i Jira, dels allt annat du har att göra utan­för Jira.

En enda lista! Det är det vi vill ha!

Gör så här
Använ­der du inte något alls av dessa verk­tyg, förstår jag om det här tipset tycks full­ständigt obe­gripligt. Men, för den som gör det kan det­ta knep låta som ljuv musik. Om så, gör så här:

  1. Skaf­fa dig ett kon­to på Zapi­er (det är gratis).

  2. Gör ett recept, en zap, (det är enkelt) som ska­par en ny uppgift i din att göra-lista när du får ett nytt ans­var i pro­jek­tverk­tyget. Är de aktiviteter eller issues som ska­pas i pro­jek­tverk­tyget oftast större än en van­lig att göra-uppgift, kan du låta Zapi­er göra ett pro­jekt i att göra-listverk­tyget istäl­let, varpå du själv delar upp det i de min­dre att göra-uppgifter det består av.

  3. Sätt zap:en i läge on” och testa!

Allt i ett
Om du får ihop allt du har att göra till en enda lista, trots att du arbe­tar till­sam­mans med andra i ett eller flera pro­jek­tverk­tyg, får du en bät­tre överblick över hela ditt ans­var­som­råde. Istäl­let för att behö­va tit­ta här och där över vad som är rätt uppgift att göra härnäst, kan du på mor­gonen slå upp din att göra idag”-lista och se allt på ett ställe — oavsett var­ifrån uppgifter­na härrör.

Hur gör du?
Hur tack­lar du sit­u­a­tio­nen då det ska­pas uppgifter till dig i flera andra verk­tyg än det du valt för dina att göra-uppgifter? Har du något helt annat sätt än det jag beskriv­it här? Tip­sa gär­na i en kom­men­tar nedan. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.