Gör så här för att multitaska mindre

Det är sedan länge konstaterat att multitasking gör att våra uppgifter blir sämre utförda. Multitaskar är alltså vad du gör när du hoppar fram och tillbaka mellan många uppgifter ofta, snarare än arbetar med en uppgift i taget under längre, obruten tid. Det är lätt hänt att det blir att vi arbetar så — särskilt de dagar när vi har väldigt mycket att göra samtidigt som vi blir avbrutna ideligen.

Men, uppenbarligen är det inte att föredra, för kvaliteten på vårt arbete blir lidande och därutöver är det lätt att känna sig splittrad och med en känsla av otillräcklighet uppleva att man inte får något rejält gjort.

För dig som lyssnar hellre än läser, finns det här blogginlägget också som ett avsnitt av strukturpodden Klart!:

Vad driver multitaskandet?

Det finns dock tämligen enkla knep du kan ta till för att minska detta förödande multitaskande. I en studie tittar de bägge forskarna Szumowska och Kruglanski på vad som orsakar multitaskandet och vad man kan göra åt det. Resultaten av en rad utförda experiment pekar på att:

ju fler att göra-uppgifter deltagarna såg att de ville slutföra under dagen, desto mer multitaskade de (det vill säga, desto kortare tid arbetade de på varje uppgift innan de bytte till en annan)
ju oftare deltagarna blev avbrutna i arbetet, desto mer multitaskade de — särskilt om det som avbryter både låter och syns
om deltagarna valde ut en av uppgifterna och gjorde den mer viktig att slutföra under dagen, multitaskade de mindre - även om antalet uppgifter i sig var detsamma

Välj ut en uppgift ur mängden

Detta det tredje resultatet var extra intressant, tycker jag. Sättet som deltagarna gav en av uppgifterna mer vikt än de andra var att forskarna lät dem dels nämna tre vinster med att slutföra just den uppgiften under dagen, dels nämna tre möjliga hinder för att de skulle lyckas slutföra den. Genom att välja ut en av dagens uppgifter som den viktigaste, fick deltagarna mer fokus och blev mindre splittrade mellan alla dagens uppgifter.

Gör så här

Om du vill multitaska mindre i ditt arbete, ta fasta på vad som kom fram i nämnda studie.

Ur din lista över allt du vill få gjort idag, välj vilken uppgift som är den viktigaste att du hinner. Bara en, när allt du har att göra är viktigt? Ja, för har du slutfört den kan du välja en till, så länge det finns arbetsdag kvar.

Du kan skriva uppgiften på en enda gul lapp som du sätter ”mitt i synen”, så att det inte är någon tvekan om vad du helst vill få gjort. Du kan sätta en ”hög prioritet”-etikett på uppgiften i din digitala att göra- lista, till exempel en stjärna om du använder Microsoft To-Do. Du kan stryka över uppgiften med en överstrykningspenna i din favoritfärg om du har din att göra-lista på papper. Eller, gör på ett helt annat sätt som passar dig bättre för att lyfta fram en av dina uppgifter.

För att göra kontrasten mellan den valda uppgiften och de andra ännu större, tänk ut tre vinster med att slutföra den idag och tre möjliga saker som skulle kunna hindra dig från att göra det.

Under dagen, notera om detta framlyftande av en av uppgifterna hjälper dig att multitaska mindre. Får du mersmak — gör denna metod till en vana, att använda varje dag eller de dagar då du har extra mycket att göra.

Högre kvalitet och mer fokus

Om du väljer ut en uppgift bland alla dagens uppgifter och gör den till din viktigaste uppgift för dagen, kommer du att lättare kunna fokusera på den istället för att hoppa mellan många uppgifter, att döma av vad Szumowska och Kruglanskis studie antyder. Du blir mindre splittrad, kan leverera med högre kvalitet och jag förmodar dessutom att du kommer känna större tillfredsställelse med vad du fått gjort under dagen vid dagens slut.

Hur gör du?

Gör du något liknande som det jag beskrivit här? Kanske tillhör du dem som på seneftermiddagen väljer ut morgondagens tre viktigaste uppgifter? Skriv och berätta!

(Visste du också att du kan få hjälp att fokusera med Windows Clock?)