STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

25 Mar

Gör din egen strukturguide


Datum: 2015-03-25 11:00 Kommentarer: 0 st

Hittar du på nya strukturer hela tiden? Testar du så många olika lösningar för hur du ska hålla kolla på allt du har att göra att du till slut inte alls har den koll du önskar dig?

Glömmer du lätt var du brukar stuva undan ett visst material, vilket får till följd att du bestämmer dig för ett nytt ställe och hittar ännu sämre nästa gång?

Onödigt krångligt
I så fall låter det som att du i onödan gör tillvaron mer komplicerad än nödvändigt. Självklart har du ett gott syfte i att söka den perfekta lösningen, men på vägen gissar jag att det blir en smula arbetssamt och stressigt.

För mig är en av de främsta förtjänsterna med att ha god struktur att jag kan vara säker på att det som finns på en plats där jag lagrar allt av en viss sort är verkligen allt som finns av just den sorten. Skummar jag igenom min översikt över de stora uppgifter jag behöver slutföra över tid (projekt, förändringar, initiativ), ska jag inte behöva fundera på om några fler ligger och dräller någonstans. Går jag in i mappen med skattedeklarationer, ska alla som jag sparat ligga där och ingen annanstans. Och så vidare.

Slipp leta men hitta ändå
Det hela bygger på att vi gjort det lätt för oss att komma ihåg var något ska placeras och när. Om du istället tenderar skapa nya platser och därmed sprider det sparade så du får svårt att få överblick, gör en strukturguide till dig själv.

Gör så här
Gör en guide, en manual, en karta över vilka platser du har för dina strukturkomponenter.

  1. Bestäm dig först för ditt format.
    • En lista?
    • En mindmap? (Detta råkar vara mitt val.)
    • Ett flödesschema?
    • Något helt annat?

  2. Skapa nu guiden. Det du behöver kartlägga är
    • Att göra-uppgifter - Vilket är det enda ställe där du har dem?
    • Översikt över alla stora uppgifter du har igång (som var och en består av flera att göra-uppgifter)
    • Referensinformation - D v s all information du inte vet när du behöver, men som du behöver hitta fort och lätt när du behöver den
      • Mail
      • Digitala filer och dokument
      • Pappersdokument (Till exempel i pärmar, hängmappar et c)
    • Sådant material du vet precis när du behöver, bara inte just nu:
      • Digitala filer - Hur har du det åtkomstbart när du behöver det?
      • Papper och fysiska ting - Var lägger du det så du inte kan undgå att komma ihåg att ta med det?
    • Briljanta idéer du inte kan genomföra nu, men kanske sedan
    • Noteringar om allt du väntar på från någon annan och som du behöver följa upp att du får i rätt tid
    • Checklistor och rutinbeskrivningar - D v s beskrivningar om hur du gör det du ska göra, så det går lite mer automatiskt att få gjort än annars
    • De mål du ansvarar för, för veckan, för månaden, för året (eftersom du behöver dem i stunden för att göra en smidig och medveten prioritering mellan uppgifter)

  3. Fråga dig:
    • Har jag onödigt många platser för någon av de här kategorierna?
    • Är det någon plats som egentligen är så otillgänglig att jag tenderar lägga materialet någon annanstans så länge?
    • Var ska jag spara den här guiden så den är lätt att få syn på när jag som mest behöver det?
      • Ska du skriva ut den och hänga upp den på ett ögonkasts avstånd från där du sitter och jobbar?
      • Lägger du den i väskan som du alltid har med dig?
      • Gör du en genväg till den på datorskrivbordet och låter den ligga där några veckor till dess det är självklart för dig var varje strukturkomponent ska ligga?

  4. Om du kommer på att du vill förändra något, formulera förändringen som en att göra-uppgift och lägg till den i din att göra-lista. Då blir det enkelt att komma till skott med förändringen istället för att bara tänka att du borde göra det någon gång.

Låt guiden leda dig
Gör du en strukturguide som jag beskrivit den ovan, kommer du lätt att hitta material som du i onödan sparar på flera ställen och som det blir tvetydigt var du ska leta efter (och var spara undan). 
När du i vardagen får något till dig som du vill förvara på ett säkert ställe (så du lätt hittar det) i väntan på att det ska göras eller på att du behöver materialet, kommer du i fortsättningen att få undan det på ett så entydigt sätt att du lättare vet när du med gott samvete kan känna att du har ryggen fri och att allt är under kontroll. Detta även i de intensivaste av dagar.

Hur gör du?
Vad är ditt bästa sätt att hålla dig till den struktur du bestämt dig för, istället för att hitta på nya varianter hela tiden?
Kontinuitet är en förutsättning för att lyckas etablera en god struktur i jobbet och därför är ditt tips varmt välkommet. Skriv gärna en kommentar och dela med dig. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.