Gör din egen strukturguide | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

25 mars

Gör din egen strukturguide


Datum: 2015-03-25 11:00

Hit­tar du på nya struk­tur­er hela tiden? Tes­tar du så mån­ga oli­ka lös­ningar för hur du ska hål­la kol­la på allt du har att göra att du till slut inte alls har den koll du önskar dig?

Glöm­mer du lätt var du brukar stu­va undan ett visst mate­r­i­al, vilket får till följd att du bestäm­mer dig för ett nytt ställe och hit­tar ännu säm­re näs­ta gång?

Onödigt krång­ligt
I så fall låter det som att du i onö­dan gör till­varon mer kom­plicer­ad än nöd­vändigt. Självk­lart har du ett gott syfte i att söka den per­fek­ta lös­nin­gen, men på vägen gis­sar jag att det blir en smu­la arbetssamt och stressigt.

För mig är en av de främ­s­ta förtjän­ster­na med att ha god struk­tur att jag kan vara säk­er på att det som finns på en plats där jag lagrar allt av en viss sort är verk­li­gen allt som finns av just den sorten. Skum­mar jag igenom min över­sikt över de sto­ra uppgifter jag behöver slut­föra över tid (pro­jekt, förän­dringar, ini­tia­tiv), ska jag inte behö­va fun­dera på om några fler lig­ger och dräller någon­stans. Går jag in i map­pen med skat­tedekla­ra­tioner, ska alla som jag sparat lig­ga där och ingen annanstans. Och så vidare.

Slipp leta men hit­ta ändå
Det hela byg­ger på att vi gjort det lätt för oss att kom­ma ihåg var något ska plac­eras och när. Om du istäl­let ten­der­ar ska­pa nya platser och därmed sprid­er det spa­rade så du får svårt att få överblick, gör en struk­tur­guide till dig själv.

Gör så här
Gör en guide, en man­u­al, en kar­ta över vil­ka platser du har för dina strukturkomponenter.

  1. Bestäm dig först för ditt format.
    • En lista?
    • En mindmap? (Det­ta råkar vara mitt val.)
    • Ett flödess­chema?
    • Något helt annat?

  2. Ska­pa nu guiden. Det du behöver kartläg­ga är
    • Att göra-uppgifter — Vilket är det enda ställe där du har dem?
    • Över­sikt över alla sto­ra uppgifter du har igång (som var och en består av flera att göra-uppgifter)
    • Ref­er­ensin­for­ma­tion — D v s all infor­ma­tion du inte vet när du behöver, men som du behöver hit­ta fort och lätt när du behöver den
      • Mail
      • Dig­i­ta­la fil­er och dokument
      • Pap­pers­doku­ment (Till exem­pel i pär­mar, hängmap­par et c)
    • Sådant mate­r­i­al du vet pré­cis när du behöver, bara inte just nu:
      • Dig­i­ta­la fil­er — Hur har du det åtkom­st­bart när du behöver det?
      • Pap­per och fysiska ting — Var läg­ger du det så du inte kan undgå att kom­ma ihåg att ta med det?
    • Bril­jan­ta idéer du inte kan genom­föra nu, men kanske sedan
    • Noteringar om allt du vän­tar på från någon annan och som du behöver föl­ja upp att du får i rätt tid
    • Check­lis­tor och ruti­nbeskrivningar — D v s beskrivningar om hur du gör det du ska göra, så det går lite mer automa­tiskt att få gjort än annars
    • De mål du ans­varar för, för veck­an, för månaden, för året (efter­som du behöver dem i stun­den för att göra en smidig och med­veten pri­or­i­ter­ing mel­lan uppgifter)

  3. Frå­ga dig:
    • Har jag onödigt mån­ga platser för någon av de här kategorierna?
    • Är det någon plats som egentli­gen är så otill­gäng­lig att jag ten­der­ar läg­ga mate­ri­alet någon annanstans så länge?
    • Var ska jag spara den här guiden så den är lätt att få syn på när jag som mest behöver det?
      • Ska du skri­va ut den och hän­ga upp den på ett ögonkasts avstånd från där du sit­ter och jobbar?
      • Läg­ger du den i väskan som du alltid har med dig?
      • Gör du en gen­väg till den på datorskrivbor­det och låter den lig­ga där några veck­or till dess det är självk­lart för dig var var­je struk­turkom­po­nent ska ligga?

  4. Om du kom­mer på att du vill förän­dra något, for­mulera förän­drin­gen som en att göra-uppgift och lägg till den i din att göra-lista. Då blir det enkelt att kom­ma till skott med förän­drin­gen istäl­let för att bara tän­ka att du bor­de göra det någon gång.

Låt guiden leda dig
Gör du en struk­tur­guide som jag beskriv­it den ovan, kom­mer du lätt att hit­ta mate­r­i­al som du i onö­dan sparar på flera ställen och som det blir tvety­digt var du ska leta efter (och var spara undan). 
När du i varda­gen får något till dig som du vill för­vara på ett säk­ert ställe (så du lätt hit­tar det) i vän­tan på att det ska göras eller på att du behöver mate­ri­alet, kom­mer du i fort­sät­tnin­gen att få undan det på ett så enty­digt sätt att du lättare vet när du med gott samvete kan kän­na att du har ryggen fri och att allt är under kon­troll. Det­ta även i de inten­si­vaste av dagar.

Hur gör du?
Vad är ditt bäs­ta sätt att hål­la dig till den struk­tur du bestämt dig för, istäl­let för att hit­ta på nya vari­anter hela tiden?
Kon­ti­nu­itet är en förut­sät­tning för att lyckas etablera en god struk­tur i job­bet och där­för är ditt tips varmt välkom­met. Skriv gär­na en kom­men­tar och dela med dig. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.