God struktur när du mailar | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

25 nov.

God struktur när du mailar


Datum: 2009-11-25 10:16

Mail är ett hatäl­skat kom­mu­nika­tion­ssätt vi tycks använ­da mer och mer, var­je dag.

Mån­ga lid­er av att de får fler mail till inbox­en än de mäk­tar med att hantera. Att ha ett smart sätt att arbe­ta med inkom­mande mail när de väl kom­mit är en sak, men som jag ser det, kan vi påver­ka hur effek­tivt vi använ­der mailen ock­så genom hur vi skriv­er mail vi skickar till andra.

Här kom­mer sex tips för hur du kan hjäl­pa andra hjäl­pa dig effek­tivis­era mailhanteringen.

  1. Konkret ären­der­ad

    Skriv en så beskri­vande text som möjligt i ären­der­aden. Det gör det lätt för mot­ta­garen att snabbt ta ställ­ning till vad mailet hand­lar om och vilken pri­or­itet det har hos dem.

  2. CC:a snålt

    Cc:a, d v s skic­ka kopia på mailet till någon, bara när det verk­li­gen är nödvändigt.

  3. Sep­a­r­era din fråga

    Om du ber mot­ta­garen göra något eller om du frå­gar något du vill få svar på, lägg dessa meningar tydligt sep­a­r­erade från övrig text i mailet, gär­na mot slutet, så de inte glöms bort i ett resone­mang efter de är ställda.

  4. Spara i en egen mapp om du vän­tar på svar

    Om du ber mot­ta­garen göra något, spara mailet i en mapp som du t ex döpt till Delegerat”, så du lätt kan se vem du bad göra vad när, så att du därmed enkelt kan påmin­na denne om det drar ut på tiden.

  5. Snygg, infor­ma­tiv signatur

    Se till att ha en snygg sig­natur längst ned i mailet, där dina kon­tak­tuppgifter tydligt framgår, så att det är lätt att hit­ta dina num­mer om mot­ta­garen vill få direk­tkon­takt med dig.

  6. Ett ämne per mail


    Inom rim­lighetens gräns, försök begrän­sa dig till en frå­ga eller uppgifts­begäran per mail och skic­ka således flera sep­a­ra­ta mail om du har flera frå­gor eller begäran om att göra något till mot­ta­garen. Om mot­ta­garen själv har en sys­tem­atik för att hantera att-göra-uppgifter, under­lät­tar det för henne om ett mail rep­re­sen­ter­ar en sak att göra.

Hur gör du?

Har du andra tips för hur vi kan bli effek­ti­vare när vi skickar mail? Du är syn­nerli­gen välkom­men att kom­mentera nedan.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.