Strukturbloggen

Mail är ett hatäl­skat kom­mu­nika­tion­ssätt vi tycks använ­da mer och mer, var­je dag.

Mån­ga lid­er av att de får fler mail till inbox­en än de mäk­tar med att hantera. Att ha ett smart sätt att arbe­ta med inkom­mande mail när de väl kom­mit är en sak, men som jag ser det, kan vi påver­ka hur effek­tivt vi använ­der mailen ock­så genom hur vi skriv­er mail vi skickar till andra.

Här kom­mer sex tips för hur du kan hjäl­pa andra hjäl­pa dig effek­tivis­era mailhanteringen.

1. Konkret ären­der­ad

   Skriv en så beskri­vande text som möjligt i ären­der­aden. Det gör det lätt för mot­ta­garen att snabbt ta ställ­ning till vad mailet hand­lar om och vilken pri­or­itet det har hos dem.

2. CC:a snålt

   Cc:a, d v s skic­ka kopia på mailet till någon, bara när det verk­li­gen är nödvändigt.

3. Sep­a­r­era din fråga

   Om du ber mot­ta­garen göra något eller om du frå­gar något du vill få svar på, lägg dessa meningar tydligt sep­a­r­erade från övrig text i mailet, gär­na mot slutet, så de inte glöms bort i ett resone­mang efter de är ställda.

4. Spara i en egen mapp om du vän­tar på svar

   Om du ber mot­ta­garen göra något, spara mailet i en mapp som du t ex döpt till ​“Delegerat”, så du lätt kan se vem du bad göra vad när, så att du därmed enkelt kan påmin­na denne om det drar ut på tiden.

5. Snygg, infor­ma­tiv signatur

   Se till att ha en snygg sig­natur längst ned i mailet, där dina kon­tak­tuppgifter tydligt framgår, så att det är lätt att hit­ta dina num­mer om mot­ta­garen vill få direk­tkon­takt med dig.

6. Ett ämne per mail

   
   Inom rim­lighetens gräns, försök begrän­sa dig till en frå­ga eller uppgifts­begäran per mail och skic­ka således flera sep­a­ra­ta mail om du har flera frå­gor eller begäran om att göra något till mot­ta­garen. Om mot­ta­garen själv har en sys­tem­atik för att hantera att-göra-uppgifter, under­lät­tar det för henne om ett mail rep­re­sen­ter­ar en sak att göra.

Hur gör du?

Har du andra tips för hur vi kan bli effek­ti­vare när vi skickar mail? Du är syn­nerli­gen välkom­men att kom­mentera nedan.