God struktur när du mailar
Datum: 2009-11-25 10:16
Mail är ett hatälskat kommunikationssätt vi tycks använda mer och mer, varje dag.
Många lider av att de får fler mail till inboxen än de mäktar med att hantera. Att ha ett smart sätt att arbeta med inkommande mail när de väl kommit är en sak, men som jag ser det, kan vi påverka hur effektivt vi använder mailen också genom hur vi skriver mail vi skickar till andra.
Här kommer sex tips för hur du kan hjälpa andra hjälpa dig effektivisera mailhanteringen.
Konkret ärenderad
Skriv en så beskrivande text som möjligt i ärenderaden. Det gör det lätt för mottagaren att snabbt ta ställning till vad mailet handlar om och vilken prioritet det har hos dem.
CC:a snålt
Cc:a, d v s skicka kopia på mailet till någon, bara när det verkligen är nödvändigt.
Separera din fråga
Om du ber mottagaren göra något eller om du frågar något du vill få svar på, lägg dessa meningar tydligt separerade från övrig text i mailet, gärna mot slutet, så de inte glöms bort i ett resonemang efter de är ställda.
Spara i en egen mapp om du väntar på svar
Om du ber mottagaren göra något, spara mailet i en mapp som du t ex döpt till “Delegerat”, så du lätt kan se vem du bad göra vad när, så att du därmed enkelt kan påminna denne om det drar ut på tiden.
Snygg, informativ signatur
Se till att ha en snygg signatur längst ned i mailet, där dina kontaktuppgifter tydligt framgår, så att det är lätt att hitta dina nummer om mottagaren vill få direktkontakt med dig.
Ett ämne per mail
Inom rimlighetens gräns, försök begränsa dig till en fråga eller uppgiftsbegäran per mail och skicka således flera separata mail om du har flera frågor eller begäran om att göra något till mottagaren. Om mottagaren själv har en systematik för att hantera att-göra-uppgifter, underlättar det för henne om ett mail representerar en sak att göra.
Hur gör du?
Har du andra tips för hur vi kan bli effektivare när vi skickar mail? Du är synnerligen välkommen att kommentera nedan.
Dela med dig:
