Strukturbloggen

När vi kom­mer till­ba­ka till kon­toret efter några dagars tjän­stere­sa, har vi ofta en hel del arbete att kom­ma ikapp med.

På resan har vi inte hun­nit läsa och svara på alla mail vi fått under bor­tavaron, efter­som vi haft ett full­späck­at schema på dagar­na, för att nyt­t­ja vårt besök där vi var­it max­i­malt. Våra kollegor
har lagt lap­par på vårt skrivbord och vi har en hand­full mis­sade sam­tal att ringa.

Det sista vi vill göra är att läg­ga tim­mar på att ta hand om och redovisa kvit­ton och utlägg vi sam­lat på oss under resan. Resan är över, avs­lu­tad, klar och vi vill arbe­ta vidare med näs­ta utmaning.

Få omedel­bar ordning

Finns det något sätt att min­imera efter­ar­betet med representations‑, taxi- och utlägg-kvit­ton från resan när vi är till­ba­ka på kontoret?

Ja, det finns åtmin­stone en tum­regel att hål­la sig till: Ju tidi­gare vi hanter­ar näm­n­da kvit­ton på ett struk­tur­erat och sys­tem­a­tiskt sätt, desto snab­bare går efter­ar­betet åter på hemmaplan.

Om vi redan när vi tar emot kvit­tona sorter­ar dem på det sätt vi helst vill hit­ta dem vid redovis­nin­gen, blir det aldrig någon röra att reda ut.

Så här gör jag

Ett enkelt verk­tyg som jag per­son­li­gen har stor gläd­je av prak­tiskt taget dagli­gen är en plas­tmapp med fem flik-fick­or. Fem­ficksmap­pen har jag i väskan när jag är på resa. Jag har sett till att ha en väs­ka som öpp­nas ovan­i­från och som jag inte behöver sät­ta ner för att öpp­na. I väskan lig­ger fem­ficksmap­pen med de fem fick­o­r­nas öpp­n­ing ock­så de uppåt. För mig rep­re­sen­ter­ar de fem fick­o­r­na veck­ans fem arbetsdagar.

Direkt när jag fått ett kvit­to i min hand, efter att jag bju­dit någon på lunch eller strax innan jag kliv­er ur tax­in, scan­nar jag in kvit­tot med hjälp av appen Genius Scan, mailar det till mig själv, varpå jag läg­ger det i dagens fic­ka i map­pen. Jag slänger inte bara ner kvit­tot i väskan, jag läg­ger det inte i byx­fick­an och inte heller i inner­fick­an på kava­jen. Jag tar inte ett bett om kvit­tot och håller det mel­lan läp­par­na för ett ögonblick varpå jag hug­ger väskor och rock och kliv­er ur tax­in ut i regnet.

Nej, rätt ner i rätt fic­ka av de fem van­drar kvittot.

Till­ba­ka på kon­toret efter resan tar jag direkt upp map­pen ur väskan och läg­ger den i min fysiska inko­rg på skrivbor­det, till­sam­mans med mötes­no­teringar, tele­fon­lap­par, post jag fått och annat pap­pers­ma­te­r­i­al jag har att hantera. Inko­r­gen blir som en fysisk mail­box och när jag kom­mer till fem-ficksmap­pen är kvit­tona där redan i ordning.

Näs­tan jämt rep­re­sen­ter­ar ock­så de oli­ka fick­o­r­na oli­ka kun­der, efter­som jag oftast har ett upp­drag per dag när jag reser och det därmed är oli­ka kun­der oli­ka dagar som ska deb­it­eras mina reskost­nad­er. Där­för pas­sar mig dags-sor­terin­gen utmärkt när jag ska redovisa kost­nader­na åter på kon­toret och jag är var­je gång så tack­sam att mitt his­toriska jag var­it så hyg­g­lig att göra hela sor­ter­ingsjob­bet redan ute på fältet.

De fem flikar­na skulle ock­så kun­na rep­re­sen­tera fem oli­ka kun­der (även om du sam­ma dag arbe­tar ömsom för den ena, ömsom för den andra), oli­ka typer av redovis­ningar (utlägg ur egen fic­ka, deb­i­ter­ing dra­gen på före­tagets betalko­rt, et c), eller oli­ka kort om du har flera.

Gör så här

Så, om du idag läg­ger mer tid än du önskar på att sam­la in, sortera och reda ut kvit­to­hö­gen efter dina tjän­stere­sor, skaf­fa en fem­ficksmapp ock­så du. Eller, bestäm dig för något annat självk­lart ställe där du helt kon­sekvent lagrar kvit­tona under resan, så de är lät­ta att hit­ta när du ska redovisa dem hem­ma igen.

Tidig hanter­ing blir till tid över

Om du lagrar utlägg- och resekost­nad­skvit­ton med genomtänkt sys­tem­atik direkt när du får dem, kom­mer du att få mer tid över till pro­duk­tivt arbete istäl­let för till kvit­to­hanter­ing och reseräkn­ingsskri­vande. Troli­gen kom­mer du ock­så att kun­na gå hem tidi­gare på freda­gar­na, för visst ten­der­ar vi spara det där sor­ter­ingsar­betet till sedan, när alla de högre pri­or­it­er­ade uppgifter­na är klara?

Hur gör du?

Hur gör du för att läg­ga min­i­malt med tid på efter­ar­bete efter dina resor? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta.