STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

07 Jan

Gå smidigare från att vara resenär till stationär


Datum: 2014-01-07 10:35 Kommentarer: 0 st

När vi kommer tillbaka till kontoret efter några dagars tjänsteresa, har vi ofta en hel del arbete att komma ikapp med.

På resan har vi inte hunnit läsa och svara på alla mail vi fått under bortavaron, eftersom vi haft ett fullspäckat schema på dagarna, för att nyttja vårt besök där vi varit maximalt. Våra kollegor
har lagt lappar på vårt skrivbord och vi har en handfull missade samtal att ringa.

Det sista vi vill göra är att lägga timmar på att ta hand om och redovisa kvitton och utlägg vi samlat på oss under resan. Resan är över, avslutad, klar och vi vill arbeta vidare med nästa utmaning.

Få omedelbar ordning

Finns det något sätt att minimera efterarbetet med representations-, taxi- och utlägg-kvitton från resan när vi är tillbaka på kontoret?

Ja, det finns åtminstone en tumregel att hålla sig till: Ju tidigare vi hanterar nämnda kvitton på ett strukturerat och systematiskt sätt, desto snabbare går efterarbetet åter på hemmaplan.

Om vi redan när vi tar emot kvittona sorterar dem på det sätt vi helst vill hitta dem vid redovisningen, blir det aldrig någon röra att reda ut.

Så här gör jag

Ett enkelt verktyg som jag personligen har stor glädje av praktiskt taget dagligen är en plastmapp med fem flik-fickor. Femficksmappen har jag i väskan när jag är på resa. Jag har sett till att ha en väska som öppnas ovanifrån och som jag inte behöver sätta ner för att öppna. I väskan ligger femficksmappen med de fem fickornas öppning också de uppåt. För mig representerar de fem fickorna veckans fem arbetsdagar.

Direkt när jag fått ett kvitto i min hand, efter att jag bjudit någon på lunch eller strax innan jag kliver ur taxin, scannar jag in kvittot med hjälp av appen Genius Scan, mailar det till mig själv, varpå jag lägger det i dagens ficka i mappen. Jag slänger inte bara ner kvittot i väskan, jag lägger det inte i byxfickan och inte heller i innerfickan på kavajen. Jag tar inte ett bett om kvittot och håller det mellan läpparna för ett ögonblick varpå jag hugger väskor och rock och kliver ur taxin ut i regnet.

Nej, rätt ner i rätt ficka av de fem vandrar kvittot.

Tillbaka på kontoret efter resan tar jag direkt upp mappen ur väskan och lägger den i min fysiska inkorg på skrivbordet, tillsammans med mötesnoteringar, telefonlappar, post jag fått och annat pappersmaterial jag har att hantera. Inkorgen blir som en fysisk mailbox och när jag kommer till fem-ficksmappen är kvittona där redan i ordning.

Nästan jämt representerar också de olika fickorna olika kunder, eftersom jag oftast har ett uppdrag per dag när jag reser och det därmed är olika kunder olika dagar som ska debiteras mina reskostnader. Därför passar mig dags-sorteringen utmärkt när jag ska redovisa kostnaderna åter på kontoret och jag är varje gång så tacksam att mitt historiska jag varit så hygglig att göra hela sorteringsjobbet redan ute på fältet.

De fem flikarna skulle också kunna representera fem olika kunder (även om du samma dag arbetar ömsom för den ena, ömsom för den andra), olika typer av redovisningar (utlägg ur egen ficka, debitering dragen på företagets betalkort, et c), eller olika kort om du har flera.

Gör så här

Så, om du idag lägger mer tid än du önskar på att samla in, sortera och reda ut kvittohögen efter dina tjänsteresor, skaffa en femficksmapp också du. Eller, bestäm dig för något annat självklart ställe där du helt konsekvent lagrar kvittona under resan, så de är lätta att hitta när du ska redovisa dem hemma igen.

Tidig hantering blir till tid över

Om du lagrar utlägg- och resekostnadskvitton med genomtänkt systematik direkt när du får dem, kommer du att få mer tid över till produktivt arbete istället för till kvittohantering och reseräkningsskrivande. Troligen kommer du också att kunna gå hem tidigare på fredagarna, för visst tenderar vi spara det där sorteringsarbetet till sedan, när alla de högre prioriterade uppgifterna är klara?

Hur gör du?

Hur gör du för att lägga minimalt med tid på efterarbete efter dina resor? Skriv gärna en kommentar och berätta. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.