Gå smidigare från att vara resenär till stationär | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

07 jan.

Gå smidigare från att vara resenär till stationär


Datum: 2014-01-07 10:35

När vi kom­mer till­ba­ka till kon­toret efter några dagars tjän­stere­sa, har vi ofta en hel del arbete att kom­ma ikapp med.

På resan har vi inte hun­nit läsa och svara på alla mail vi fått under bor­tavaron, efter­som vi haft ett full­späck­at schema på dagar­na, för att nyt­t­ja vårt besök där vi var­it max­i­malt. Våra kollegor
har lagt lap­par på vårt skrivbord och vi har en hand­full mis­sade sam­tal att ringa.

Det sista vi vill göra är att läg­ga tim­mar på att ta hand om och redovisa kvit­ton och utlägg vi sam­lat på oss under resan. Resan är över, avs­lu­tad, klar och vi vill arbe­ta vidare med näs­ta utmaning.

Få omedel­bar ordning

Finns det något sätt att min­imera efter­ar­betet med representations‑, taxi- och utlägg-kvit­ton från resan när vi är till­ba­ka på kontoret?

Ja, det finns åtmin­stone en tum­regel att hål­la sig till: Ju tidi­gare vi hanter­ar näm­n­da kvit­ton på ett struk­tur­erat och sys­tem­a­tiskt sätt, desto snab­bare går efter­ar­betet åter på hemmaplan.

Om vi redan när vi tar emot kvit­tona sorter­ar dem på det sätt vi helst vill hit­ta dem vid redovis­nin­gen, blir det aldrig någon röra att reda ut.

Så här gör jag

Ett enkelt verk­tyg som jag per­son­li­gen har stor gläd­je av prak­tiskt taget dagli­gen är en plas­tmapp med fem flik-fick­or. Fem­ficksmap­pen har jag i väskan när jag är på resa. Jag har sett till att ha en väs­ka som öpp­nas ovan­i­från och som jag inte behöver sät­ta ner för att öpp­na. I väskan lig­ger fem­ficksmap­pen med de fem fick­o­r­nas öpp­n­ing ock­så de uppåt. För mig rep­re­sen­ter­ar de fem fick­o­r­na veck­ans fem arbetsdagar.

Direkt när jag fått ett kvit­to i min hand, efter att jag bju­dit någon på lunch eller strax innan jag kliv­er ur tax­in, scan­nar jag in kvit­tot med hjälp av appen Genius Scan, mailar det till mig själv, varpå jag läg­ger det i dagens fic­ka i map­pen. Jag slänger inte bara ner kvit­tot i väskan, jag läg­ger det inte i byx­fick­an och inte heller i inner­fick­an på kava­jen. Jag tar inte ett bett om kvit­tot och håller det mel­lan läp­par­na för ett ögonblick varpå jag hug­ger väskor och rock och kliv­er ur tax­in ut i regnet.

Nej, rätt ner i rätt fic­ka av de fem van­drar kvittot.

Till­ba­ka på kon­toret efter resan tar jag direkt upp map­pen ur väskan och läg­ger den i min fysiska inko­rg på skrivbor­det, till­sam­mans med mötes­no­teringar, tele­fon­lap­par, post jag fått och annat pap­pers­ma­te­r­i­al jag har att hantera. Inko­r­gen blir som en fysisk mail­box och när jag kom­mer till fem-ficksmap­pen är kvit­tona där redan i ordning.

Näs­tan jämt rep­re­sen­ter­ar ock­så de oli­ka fick­o­r­na oli­ka kun­der, efter­som jag oftast har ett upp­drag per dag när jag reser och det därmed är oli­ka kun­der oli­ka dagar som ska deb­it­eras mina reskost­nad­er. Där­för pas­sar mig dags-sor­terin­gen utmärkt när jag ska redovisa kost­nader­na åter på kon­toret och jag är var­je gång så tack­sam att mitt his­toriska jag var­it så hyg­g­lig att göra hela sor­ter­ingsjob­bet redan ute på fältet.

De fem flikar­na skulle ock­så kun­na rep­re­sen­tera fem oli­ka kun­der (även om du sam­ma dag arbe­tar ömsom för den ena, ömsom för den andra), oli­ka typer av redovis­ningar (utlägg ur egen fic­ka, deb­i­ter­ing dra­gen på före­tagets betalko­rt, et c), eller oli­ka kort om du har flera.

Gör så här

Så, om du idag läg­ger mer tid än du önskar på att sam­la in, sortera och reda ut kvit­to­hö­gen efter dina tjän­stere­sor, skaf­fa en fem­ficksmapp ock­så du. Eller, bestäm dig för något annat självk­lart ställe där du helt kon­sekvent lagrar kvit­tona under resan, så de är lät­ta att hit­ta när du ska redovisa dem hem­ma igen.

Tidig hanter­ing blir till tid över

Om du lagrar utlägg- och resekost­nad­skvit­ton med genomtänkt sys­tem­atik direkt när du får dem, kom­mer du att få mer tid över till pro­duk­tivt arbete istäl­let för till kvit­to­hanter­ing och reseräkn­ingsskri­vande. Troli­gen kom­mer du ock­så att kun­na gå hem tidi­gare på freda­gar­na, för visst ten­der­ar vi spara det där sor­ter­ingsar­betet till sedan, när alla de högre pri­or­it­er­ade uppgifter­na är klara?

Hur gör du?

Hur gör du för att läg­ga min­i­malt med tid på efter­ar­bete efter dina resor? Skriv gär­na en kom­men­tar och berätta. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.