Strukturbloggen

När vi har allde­les för myck­et att göra i rela­tion till den arbet­stid vi har till för­fo­gande, är naturligtvis en strate­gi att helt enkelt göra färre sak­er, det vill säga pri­or­it­era bort en del av våra uppgifter (till exem­pel delegera dem till någon annan).

Men, vad gör vi om vi inte har några kol­le­gor att delegera till? Tänk om de kol­le­gor vi har själ­va har mer att göra än de mäk­tar med? Om allt vi har att göra är vik­tigt och vi inte vill pri­or­it­era bort något (med bibehåll­na mål)?

Min­dre jobb, sam­ma resultat

Vi gör det vi gör snabbare.

Utför vi uppgifter­na med högre hastighet, hin­ner vi fler på sam­ma tid. Blir du stres­sad av det här resone­manget och ser inre bilder av dig själv som Char­lie Chap­lin vid det löpande ban­det i Mod­er­na tider, tänk istäl­let att allt det här hand­lar om att behö­va job­ba min­dre och ändå få sam­ma resul­tat som tidigare.

Gör så här

Här är fyra sätt att göra uppgifter snabbare.

1. Automa­tis­era — Ska­pa makron och enkla pro­gram som utför arbetsmo­ment du gör ofta, så du bara behöver ​“tryc­ka på en knapp”. Använd till exem­pel Visu­al Basic for Appli­ca­tions och inbyg­g­da makron om du arbe­tar i Win­dows-miljö och Apple Script respek­tive Automa­tor om du är Mac-baserad.


2. Semi­au­toma­tis­era — Skriv check­lis­tor på uppgifter som är återkom­mande. Du får vis­serli­gen göra job­bet själv, men du vin­ner tid genom att slip­pa dra dig till minnes hur du brukar göra. Öpp­na check­lis­tan och gör vad där står. Du kan vara säk­er på att du gör på sam­ma sätt var­je gång (det beprö­vade sät­tet; se punkt fyra nedan) och du kan vila i arbetet istäl­let för att ansträn­ga dig på egentli­gen gan­s­ka triv­iala uppgifter.


3. Trä­na på utföran­det och tävla mot dig själv — Om du lik­som jag motiveras av att fören­kla hela tiden, bestäm dig för att bli snab­bare på en speci­fik uppgift. Ta tiden på hur fort du kan göra den och log­ga dina tider i ett kalkyl­blad. Gör ett dia­gram som tydligt vis­ar hur du blir snab­bare och snab­bare. Ta hem segern och fira ordentligt när du kom­mer ner under din drömgräns!


4. Finsli­pa processer­na — Ha ett vak­samt förhåll­ningssätt till hur du arbe­tar. Leta efter onödi­ga moment, vän­tan och krång­li­ga steg. För­fi­na dina process­er genom att ta bort steg, fly­t­ta om ord­nin­gen på moment och gör mal­lar så du slip­per uppfinna hjulet om och om igen. Rita processen som ett flödess­chema (så du har något konkret att arbe­ta med) eller som en enkel checklista.

Fler sak­er eller mer ledig

Om vi arbe­tar idogt med att snab­ba upp utföran­det av en hand­full av våra van­li­ga uppgifter, får vi mer tid till vårt för­fo­gande. Den tiden kan vi använ­da till att göra fler sak­er eller till att vara mer ledi­ga (eller arbe­ta i lägre tem­po med andra uppgifter).

Att läg­ga onödigt lång tid på de uppgifter vi har är slöseri, såvi­da vi inte njuter av att job­ba långsam­mare (och vi blir hän­visade till att göra färre sak­er för att ha en rim­lig arbetsbelastning).

Hur gör du?

Vad är ditt bäs­ta knep för att arbe­ta fort­are? Skriv en kom­men­tar och dela med dig av dina erfarenheter.