Fyra sätt att ändra så du hittar snabbare | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

30 aug.

Fyra sätt att ändra så du hittar snabbare


Datum: 2021-08-30 20:46

Kon­taktHar ock­så du letat efter sam­ma sak flera gånger? Det kan vara ett dig­i­talt doku­ment eller något fysiskt i pap­pers­form. Få sak­er gör mig så frus­tr­erad som att leta efter något jag lagt undan någon­stans. För mig är det ful­lkom­ligt spilld tid.

Visst, vi skulle kun­na betrak­ta letande-tiden som en möj­lighet att råka få syn på något ovän­tat som ger oss värde­ful­la idéer, men när jag letar är jag inte så mot­taglig för nytt. Jag vill helst hit­ta det jag sök­er — så fort som möjligt.

Ta vara på att du letat
Efter en stund hit­tar vi till slut det vi letat efter. Gott så. Det frestar att omedel­bart återgå till den uppgift vi håller på med, men låt oss istäl­let stan­na upp för ett ögonblick.

Det­ta är näm­li­gen ett strå­lande läge att för­bät­tra något så vi slip­per leta ock­så näs­ta gång vi behöver det vi sök­te. Att vi behövde leta för att finna är en sig­nal om att något inte är opti­malt och att det här döl­jer sig en möj­lighet till för­bät­tring. Talar vi i Lean-ter­mer är den­na vän­tan på att vi ska hit­ta något innan vi kan fort­sät­ta med uppgiften ett av slöserierna.

Om vi kort reflek­ter­ar över var­för vi behövde leta och vad vi skulle kun­na ändra så det blir lättare näs­ta gång, hit­tar vi det vi behöver snab­bare och vi spiller min­dre tid.

Gör så här
Näs­ta gång du hit­tar något efter att ha letat efter det, stan­na upp en min­ut eller två och hit­ta på någonting konkret som du kan ändra så det blir lättare att hit­ta näs­ta gång. Försök kom­ma på något som du kan genom­föra direkt (så du slip­per en extra uppgift på din att göra-lista). Vad skulle det kun­na vara? Jo, du kan:

  • Nam­nge det på ett tydli­gare sätt. Ju mer infor­ma­tion fil­nam­net innehåller, desto snab­bare och lättare hit­tar du det när du sök­er. Säl­lan duger det automa­tiskt gener­erade fil­namn inscan­ningsap­pa­rat­en tillde­lat pdf:en (”1947261539.pdf”).

  • Fly­t­ta det till där du spon­tant först letade. Du hade för­mod­li­gen en vet­tig logik i var­för du letade just där. Hör prylen hem­ma där istäl­let för där den nu ligger?

  • Ge det en egen, särskild plats. Efter­som det säk­ert inte var sista gån­gen du behövde det här doku­mentet, förtjä­nar det ett eget ställe så du slip­per leta fram det ur mäng­den av annat var­je gång. Min assis­tent hit­tade inte frimärke­na i F‑hängmappen (efter­som det låg myck­et annat där). Nu lig­ger de i Frimärken-hängmap­pen istället.

  • Anvisa dig själv till rätt plats direkt näs­ta gång. Lägg in sökvä­gen eller en beskrivn­ing av var du ska leta i check­lis­tan eller lath­un­den du har som stöd när du gör uppgiften. Näs­ta gång läs­er du (eller klickar på) sökvä­gen utan att behö­va kom­ma ihåg var du fann det senast.

Bibehåll ditt flow”

Om du för­bät­trar något, om än litet, var­je gång du letar och finner, kom­mer du över tid att behö­va läg­ga min­dre tid på att leta. Du slip­per den ved­ervärdi­ga frus­tra­tio­nen över att du blev hin­drad i din fram­fart (”just som jag hade flow!”) och det du behöver få gjort går lättare att slut­föra. Enklare, smidi­gare, skönare.

Hur gör du?
Vad är ditt bäs­ta knep för att lätt hit­ta det du tidi­gare letat efter? Berätta!

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.