Strukturbloggen

Kon­taktHar ock­så du letat efter sam­ma sak flera gånger? Det kan vara ett dig­i­talt doku­ment eller något fysiskt i pap­pers­form. Få sak­er gör mig så frus­tr­erad som att leta efter något jag lagt undan någon­stans. För mig är det ful­lkom­ligt spilld tid.

Visst, vi skulle kun­na betrak­ta letande-tiden som en möj­lighet att råka få syn på något ovän­tat som ger oss värde­ful­la idéer, men när jag letar är jag inte så mot­taglig för nytt. Jag vill helst hit­ta det jag sök­er — så fort som möjligt.

Ta vara på att du letat
Efter en stund hit­tar vi till slut det vi letat efter. Gott så. Det frestar att omedel­bart återgå till den uppgift vi håller på med, men låt oss istäl­let stan­na upp för ett ögonblick.

Det­ta är näm­li­gen ett strå­lande läge att för­bät­tra något så vi slip­per leta ock­så näs­ta gång vi behöver det vi sök­te. Att vi behövde leta för att finna är en sig­nal om att något inte är opti­malt och att det här döl­jer sig en möj­lighet till för­bät­tring. Talar vi i Lean-ter­mer är den­na vän­tan på att vi ska hit­ta något innan vi kan fort­sät­ta med uppgiften ett av slöserierna.

Om vi kort reflek­ter­ar över var­för vi behövde leta och vad vi skulle kun­na ändra så det blir lättare näs­ta gång, hit­tar vi det vi behöver snab­bare och vi spiller min­dre tid.

Gör så här
Näs­ta gång du hit­tar något efter att ha letat efter det, stan­na upp en min­ut eller två och hit­ta på någonting konkret som du kan ändra så det blir lättare att hit­ta näs­ta gång. Försök kom­ma på något som du kan genom­föra direkt (så du slip­per en extra uppgift på din att göra-lista). Vad skulle det kun­na vara? Jo, du kan:

• Nam­nge det på ett tydli­gare sätt. Ju mer infor­ma­tion fil­nam­net innehåller, desto snab­bare och lättare hit­tar du det när du sök­er. Säl­lan duger det automa­tiskt gener­erade fil­namn inscan­ningsap­pa­rat­en tillde­lat pdf:en (”1947261539.pdf”).


• Fly­t­ta det till där du spon­tant först letade. Du hade för­mod­li­gen en vet­tig logik i var­för du letade just där. Hör prylen hem­ma där istäl­let för där den nu ligger?


• Ge det en egen, särskild plats. Efter­som det säk­ert inte var sista gån­gen du behövde det här doku­mentet, förtjä­nar det ett eget ställe så du slip­per leta fram det ur mäng­den av annat var­je gång. Min assis­tent hit­tade inte frimärke­na i F‑hängmappen (efter­som det låg myck­et annat där). Nu lig­ger de i Frimärken-hängmap­pen istället.


• Anvisa dig själv till rätt plats direkt näs­ta gång. Lägg in sökvä­gen eller en beskrivn­ing av var du ska leta i check­lis­tan eller lath­un­den du har som stöd när du gör uppgiften. Näs­ta gång läs­er du (eller klickar på) sökvä­gen utan att behö­va kom­ma ihåg var du fann det senast.

Bibehåll ditt ​”flow”

Om du för­bät­trar något, om än litet, var­je gång du letar och finner, kom­mer du över tid att behö­va läg­ga min­dre tid på att leta. Du slip­per den ved­ervärdi­ga frus­tra­tio­nen över att du blev hin­drad i din fram­fart (”just som jag hade flow!”) och det du behöver få gjort går lättare att slut­föra. Enklare, smidi­gare, skönare.

Hur gör du?
Vad är ditt bäs­ta knep för att lätt hit­ta det du tidi­gare letat efter? Berätta!