Strukturbloggen

Har du var­it med om att du kom­mit åter till job­bet efter några veck­o­rs ledighet och mötts av en mail­box med flera hun­dra oläs­ta mail? 
​“Välkom­men tillbaka!” 

Hur brukar det kän­nas, tyck­er du? 

Du hin­ner bara skum­ma igenom de senaste innan det är dags att gå in på möte. På väg till lunchen slänger du ett getö­ga på mailen igen. Ja, det har kom­mit några till.

När efter­mid­da­gen är slut och dagens tre möten avk­la­rade, hin­ner du bara hantera de all­ra mest aku­ta som tillkom­mit under dagen innan det är dags att gå hem.

Du har inte ens hun­nit kika på mailen från för­ra veck­an och du befarar att där lig­ger något du bor­de ha svarat på för länge sedan. De när­maste veck­o­r­na käm­par du för att ​“kom­ma ner i mail-högen” och du behöver läg­ga minst en sen kväll för att få grepp om situationen.

Ingen vidare start, va?

Räk­na med det du redan vet

För de all­ra fles­ta av oss ström­mar mailen till, dag för dag, oavsett om vi job­bar eller är lediga.

Det är ett som är säkert.

Där­för, räk­na med att du kom­mer att ha en mas­sa oläs­ta mail i mail­box­en förs­ta dagen på job­bet efter att du var­it på resa. Om du från bör­jan avsät­ter tid till att hantera dessa mail, kom­mer du att snabbt kän­na att du kom­mer ikapp efter ledigheten, istäl­let för att behö­va dras med ett lass gam­la mail flera månader.

Gör så här

• När du bokar in ledighet, boka ock­så sam­tidigt in tid för att proces­sa de mail som kom­mit då du var­it bor­ta. Det­ta kan även gäl­la vid tjän­stere­sa, såvi­da du inte hin­ner hantera mail i sam­ma takt när du är på resa som när du är på kontoret.
• Tänk på att det är skill­nad på att proces­sa mail­box­en och att göra de uppgifter som kom­mer av mailen. När du proces­sar, ska­par du bara att-göra-uppgifter, sparar undan eller slänger mailen. Du gör ingen av uppgifter­na (såvi­da den inte tar min­dre tid än två minuter).
• För mig funger­ar det bra att ha tumregeln: 
  • En dag bor­ta – en tim­mas processtid
  • En vec­ka bor­ta – en dags processtid

  (Låt säga att jag får mel­lan 30 och 50 mail om dagen. Efter­som jag inte har några kol­le­gor, är alla mail direkt rik­tade till mig. Det hän­der bara någon gång i veck­an att jag får ett mail som cc:. Så, alla mail behöver jag ta konkret ställ­ning till.)

• Så, när du vet hur myck­et tid du behöver reservera, boka in den tiden i din kalen­der, så du inte är till­gäng­lig för mötes­förslag från dina kol­le­gor då.
• Efter­som du kanske inte gjort så här hit­tills, och om du redan har resor eller ledighet inbokad, lägg ock­så in i din veck­ogenomgång att du, när du skum­mar en månad bakåt och en månad framåt, reserver­ar upp dagar eller tim­mar beroende på hur länge du var­it bor­ta, på sam­ma sätt som ovan.

Pré­cis just nu, gör så här

Jag gis­sar att du kom­mer att vara ledig över jul och nyår.

1. Kol­la i din kalen­der och avsätt tid den förs­ta eller de förs­ta dagar då du är till­ba­ka på kontoret.
2. Se till att du där har tid då du inte är till­gäng­lig för möten, utan som ska använ­das till att få koll på läget.

Visst, det kom­mer inte lika myck­et mail över storhel­ger­na, men det må väl vara hänt om du skulle råka reservera för myck­et process-tid förs­ta dagen på kon­toret? Jag är över­ty­gad om att du har annat värde­fullt att fyl­la överbliv­en tid med.

Olle när­mar sig

Motar du Olle i grind på det­ta sätt, kom­mer du snab­bare få kon­troll på din egen planer­ing än tidi­gare, efter att du var­it bor­ta från kon­toret. Du kom­mer att kvickare få gjort de uppgifter som fak­tiskt är aku­ta just nu, efter­som du väldigt snart efter återkom­sten till job­bet gjort din att-göra-lista kom­plett. Du slip­per ock­så ha dåligt samvete för de mail du ännu inte hun­nit ​“kom­ma ner till”, efter­som du hun­nit genom hela mailboxen.

Hur gör du?

Hur gör du för att få en angenäm förs­ta arbets­dag efter ledigheten? Läm­na en kom­men­tar med ditt abso­lut bäs­ta tips.