Full mailbox efter ledigheten? | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

22 juni

Full mailbox efter ledigheten?


Datum: 2011-06-22 15:26

Har du var­it med om att du kom­mit åter till job­bet efter några veck­o­rs ledighet och mötts av en mail­box med flera hun­dra oläs­ta mail? 
Välkom­men tillbaka!” 

Hur brukar det kän­nas, tyck­er du? 

Du hin­ner bara skum­ma igenom de senaste innan det är dags att gå in på möte. På väg till lunchen slänger du ett getö­ga på mailen igen. Ja, det har kom­mit några till.

När efter­mid­da­gen är slut och dagens tre möten avk­la­rade, hin­ner du bara hantera de all­ra mest aku­ta som tillkom­mit under dagen innan det är dags att gå hem.

Du har inte ens hun­nit kika på mailen från för­ra veck­an och du befarar att där lig­ger något du bor­de ha svarat på för länge sedan. De när­maste veck­o­r­na käm­par du för att kom­ma ner i mail-högen” och du behöver läg­ga minst en sen kväll för att få grepp om situationen.

Ingen vidare start, va?

Räk­na med det du redan vet

För de all­ra fles­ta av oss ström­mar mailen till, dag för dag, oavsett om vi job­bar eller är lediga.

Det är ett som är säkert.

Där­för, räk­na med att du kom­mer att ha en mas­sa oläs­ta mail i mail­box­en förs­ta dagen på job­bet efter att du var­it på resa. Om du från bör­jan avsät­ter tid till att hantera dessa mail, kom­mer du att snabbt kän­na att du kom­mer ikapp efter ledigheten, istäl­let för att behö­va dras med ett lass gam­la mail flera månader.

Gör så här

  • När du bokar in ledighet, boka ock­så sam­tidigt in tid för att proces­sa de mail som kom­mit då du var­it bor­ta. Det­ta kan även gäl­la vid tjän­stere­sa, såvi­da du inte hin­ner hantera mail i sam­ma takt när du är på resa som när du är på kontoret.
  • Tänk på att det är skill­nad på att proces­sa mail­box­en och att göra de uppgifter som kom­mer av mailen. När du proces­sar, ska­par du bara att-göra-uppgifter, sparar undan eller slänger mailen. Du gör ingen av uppgifter­na (såvi­da den inte tar min­dre tid än två minuter).
  • För mig funger­ar det bra att ha tumregeln: 
    • En dag bor­ta – en tim­mas processtid
    • En vec­ka bor­ta – en dags processtid

    (Låt säga att jag får mel­lan 30 och 50 mail om dagen. Efter­som jag inte har några kol­le­gor, är alla mail direkt rik­tade till mig. Det hän­der bara någon gång i veck­an att jag får ett mail som cc:. Så, alla mail behöver jag ta konkret ställ­ning till.)

  • Så, när du vet hur myck­et tid du behöver reservera, boka in den tiden i din kalen­der, så du inte är till­gäng­lig för mötes­förslag från dina kol­le­gor då.
  • Efter­som du kanske inte gjort så här hit­tills, och om du redan har resor eller ledighet inbokad, lägg ock­så in i din veck­ogenomgång att du, när du skum­mar en månad bakåt och en månad framåt, reserver­ar upp dagar eller tim­mar beroende på hur länge du var­it bor­ta, på sam­ma sätt som ovan.

Pré­cis just nu, gör så här

Jag gis­sar att du kom­mer att vara ledig över jul och nyår.

  1. Kol­la i din kalen­der och avsätt tid den förs­ta eller de förs­ta dagar då du är till­ba­ka på kontoret.
  2. Se till att du där har tid då du inte är till­gäng­lig för möten, utan som ska använ­das till att få koll på läget.

Visst, det kom­mer inte lika myck­et mail över storhel­ger­na, men det må väl vara hänt om du skulle råka reservera för myck­et process-tid förs­ta dagen på kon­toret? Jag är över­ty­gad om att du har annat värde­fullt att fyl­la överbliv­en tid med.

Olle när­mar sig

Motar du Olle i grind på det­ta sätt, kom­mer du snab­bare få kon­troll på din egen planer­ing än tidi­gare, efter att du var­it bor­ta från kon­toret. Du kom­mer att kvickare få gjort de uppgifter som fak­tiskt är aku­ta just nu, efter­som du väldigt snart efter återkom­sten till job­bet gjort din att-göra-lista kom­plett. Du slip­per ock­så ha dåligt samvete för de mail du ännu inte hun­nit kom­ma ner till”, efter­som du hun­nit genom hela mailboxen.

Hur gör du?

Hur gör du för att få en angenäm förs­ta arbets­dag efter ledigheten? Läm­na en kom­men­tar med ditt abso­lut bäs­ta tips. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.