Strukturbloggen

Att få till en god struk­tur i arbetet är en sak; att bibehål­la den är en annan. Ofta sit­ter det nya arbetssät­tet som en smäck några dagar och kanske rent av ett par veck­or. Men, all­tefter­som är det lätt att vi bör­jar tum­ma på hur vi bestämt oss för att job­ba och så glid­er vi sak­ta till­ba­ka till där vi bör­jade igen.

Det ned­er­länd­s­ka forskarteamet Keiz­er, Lin­den­berg och Steg visade i en studie kring skadegörelse och klot­ter i urbana miljöer hur oord­ning lätt föder ytterli­gare oord­ning (​“The Spread­ing of Dis­or­der”, Sci­ence 12 decem­ber 2008:322 (5908), 1681 – 1685). Min erfaren­het från fäl­tet säger att det­ta ock­så är tillämpligt på struk­tur­om­rådet, det vill säga hur vi har det på våra arbet­splatser. Bör­jar vi få oord­ning, ten­der­ar den oord­nin­gen förvär­ras och svårare blir det att få ord­ning igen.

Så, kan struk­turen vara på plats och i trim var­je mor­gon när vi kom­mer till job­bet, är chansen högre att vi bibehåller den under dagen.

Läm­na kon­toret ​”på god fot”
I mån­ga verk­samheter är det prax­is att ha en ​“stängn­ingsrutin” som beskriv­er det man ska göra när man går för dagen så att näs­ta dag fly­ter smidigt för dem som är i tjänst då. Det kan ock­så vi skaf­fa oss, vi som inte har ett fik, en krog, en butik, men istäl­let ett kon­tor som vi ska åter­vän­da till näs­ta mor­gon och som vi då vill finna i ett för oss gynnsamt skick.

För egen del hand­lar min stängn­ingsrutin till störs­ta delen om att ha ord­ning på min arbet­splats. Jag märk­er näm­li­gen att jag lättare gör rätt pri­or­i­ter­ing om jag har rena ytor run­tomkring mig. Då är det inget som dis­tra­her­ar mig och jag blir inte i onö­dan påmind om någon arbet­suppgift som jag ska göra sedan men inte nu.

Genom att avs­lu­ta dagen med­vetet, ska­par du de förut­sät­tningar du behöver för att bibehål­la den goda struk­turen ock­så imorgon.

Gör så här
Idag, ska­pa allt­så din egen stängningsrutin.

1. Tänk ut till exem­pel tre sak­er du gör innan du läm­nar kon­toret. Det kan vara att:
   • Sam­la ihop lösa lap­par som sam­lats på skrivbor­det och läg­ga dem i inko­r­gen, så ytor­na blir tom­ma och du lätt tar hand om lap­par­na imorgon.
   • Stäl­la till­ba­ka dina arbetsverk­tyg såsom pen­nor, häf­tap­pa­rat, et c på sina platser.
   • Slän­ga eller spara undan de doku­ment och fil­er som under dagen sam­lats på datorskrivbor­det. Är de fler än en hand­full, hit­tar du dem lättare där du lagrar andra doku­ment om sam­ma sak, allt­så på det ordi­nar­ie lagringsstället.
   • Proces­sa mail­box­en ner till noll mail.
   • Diska kaf­fekop­pen.
   • Slå ut det kvar­bliv­na vat­tnet ur karaffen.
   • Läg­ga fram det mate­r­i­al du med bestämd­het vet att du ska sät­ta tän­der­na i direkt imor­gon bitti.
   • Töm­ma whiteboarden.
   • Bestäm­ma dig för vilken att göra-uppgift som du bara måste bli klar med imorgon.
   • Eller något helt annat som ger dig en bra start på näs­ta morgondag.


2. Hit­ta på ett sätt att bli påmind om din nya rutin var­je dag ​“vid stängn­ings­dags”. Sätt upp en lapp där du inte mis­sar den (Skär­men? Skrivbor­det? Dör­ren?) eller lägg i din dig­i­ta­la kalen­der in ett återkom­mande fem­mi­nut­ersmöte i vilket du lagt in check­lis­tan över det du bestämt dig för att göra innan du går.

Goda vanor ska­par nya banor
Om du tar för vana att slu­ta var­je dag på det sätt du sedan önskar att du hade gjort, kom­mer det att bli lättare att bibehål­la den fina struk­tur du lyck­ats etablera. Risken min­skar att du ram­lar till­ba­ka i gam­la hjul­spår och du får allt­mer nju­ta av de goda effek­ter­na av ditt nya arbetssätt.
Istäl­let för att bli matt vid åsy­nen av ditt kon­tor om mor­gonen, kän­ner du dig inspir­erad och sug­en på att sät­ta igång med det arbete den nya dagen bjuder.

Hur gör du?
Hur gör du för att bör­ja var­je dag i med­vind? Håll inte på dina goda tips. Dela med dig i en kommentar!