Strukturbloggen

Upplever du att du hela tiden lig­ger litet efter med det du har att göra, att du ständigt blir klar i sista sekun­den, att dead­line alltid är ett uns för nära? 

I peri­oder kän­ner jag det så och för mig är det både stres­sande och frustrerande.

Ett pärl­band av aktiviteter

Föreställ dig alla uppgifter du gör efter varan­dra på en lång rad. Det skulle kun­na se ut som oli­ka lån­ga, cylin­driska pär­lor på ett sträckt snöre, efter­som vi gör det mes­ta vi gör i sekvens. 

Tänk dig ock­så att det längs snöret löper en tid­sax­el, där dina dead­lines är mark­er­ade. Nu blir du klar pré­cis i sista sekun­den (i bäs­ta fall), så slutet på var­je pär­la matchar pré­cis deadline. 

Om vi tänker efter, kan vi kon­stat­era att det för­mod­li­gen inte skulle ta län­gre tid att göra var­je uppgift i förväg än i sista sekun­den, så vi bor­de kun­na dra pärl­ban­det en bit bakåt i tid och ändå hin­na med pré­cis sam­ma sak­er, med den skill­naden att vi ständigt lig­ger litet före istäl­let för litet efter.

Som du förstår är det­ta en analo­gi som bara är tillämplig på de uppgifter där vi inte är beroende av andra per­son­ers insats, vars planer­ing vi inte rår över. För de fles­ta av oss är det ändå en hel del som vi kan göra helt oberoende av andra.

Ett steg före

Känslan av att lig­ga ett steg före är fan­tastisk. Att ha tid över innan dead­line är som att andas frisk, syrerik luft och du kän­ner dig han­dlingskraftig och redo för vad som än dyk­er upp.

Nu tänker du kanske: ​“Men, det är väl inte så lätt att bara bör­ja göra allt tidi­gare? Jag har ju inte direkt tid över och jag hin­ner med nöd och näppe med det som måste vara klart nu eller till och med igår!”

Nej, du har så rätt. Det här hän­der inte med automatik, utan vi behöver bör­ja förän­drin­gen genom att ska­pa oss utrymme, om än ett litet. Visst, det är en extra kraftansträngn­ing idag, men belönin­gen är rik­lig. Gör du något i förväg idag, kom­mer du att få tid att göra något ytterli­gare i förväg den dag då du hade tänkt göra det du gör idag istället.

Gör så här

1. Välj ut en uppgift som ska vara klar om ett bra tag, t ex först om en månad.
2. Bestäm dig för hur stort utrymme du vill ska­pa för att göra åtmin­stone något på den uppgiften redan nu, idag. Det kan hand­la om tio minut­er eller om så myck­et som en halvtimma.
3. Skaf­fa dig de tio minut­er eller den halv­tim­ma du bestämt dig för, genom att pri­or­it­era bort en uppgift som du ändå är sen med (en halv­tim­ma mer eller min­dre kanske inte spelar så stor roll), eller genom att säga ​“Nej, tyvärr, jag måste pri­or­it­era en annan sak.” till någon som frå­gar om du kan stäl­la upp och fixa något, eller genom att ta hälften så lång lunchrast bara idag.
4. Arbe­ta på uppgiften under den tid du bestämt dig för. Tillåt dig att fak­tiskt släp­pa uppgiften när tiden är ute, så du kän­ner att du ​“har råd” att bör­ja göra sak­er långt i förväg, efter­som du själv har kon­troll över hur lång tid det tar i anspråk av ditt redan pres­sade schema.
5. Innan du släp­per uppgiften och job­bar vidare på dagens aku­ta ting, lägg i din att-göra-lista in en uppgift som lyder unge­fär ​“Känn efter hur det känns att sedan länge vara klar med det där jag gjort långt i förväg den här gån­gen” och låt den för­fal­la dagen före dead­line på den uppgift du tidi­gare valt ut.
6. När den dagen kom­mer, njut.

En gåva till ditt framti­da jag

Att göra något för dig själv i framti­den är att ge ditt framti­da jag en gåva. Tänk när du öpp­nar dagens mapp på mor­gonen en dag i feb­ru­ari och där finner att du för ett bra tag sedan för­berett såväl det vik­ti­ga mötets agen­da som det mate­r­i­al du behöver. Du rik­tar en tanke av tack­samhet åt den som gjort job­bet — ditt his­toriska jag.

Hur gör du?

Hur gör du för att kom­ma ikapp och åter­ta kon­trollen över dead­lines och din långsik­ti­ga planering?

Välkom­men att kom­mentera nedan!