Ett lätt sätt att slippa en viss sorts dubbelarbete | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

19 nov.

Ett lätt sätt att slippa en viss sorts dubbelarbete


Datum: 2014-11-19 09:55

Igår gjorde en av mina kun­der gjorde mig upp­märk­sam på en liten detalj när det gäller e‑post, som und­viker att vi läg­ger tid på onödigt dubbe­lar­bete. Jag tyck­er att det i all enkel­het var en skarp obser­va­tion, så låt mig dela med mig av det till dig.

Slipp dubbelt trubbel
Sit­u­a­tio­nen är föl­jande: Ni är i ett kri­tiskt skede i pro­jek­tet och du skickar ett mail till en av pro­jek­t­delt­a­gar­na där du skriv­er unge­fär Hej! Det har inträf­fat en sak som vi behöver hug­ga tag i direkt … ” och så vidare.

Efter­som det är något de andra pro­jek­t­delt­a­gar­na behöver kän­na till, läg­ger du in alla fyra som cc:-mottagare, det vill säga så att de får mailet som kopia.

Efter ett par dagar får du ett sam­tal från din kon­tak­t­per­son hos kun­den. Hon säger: Du, det ringer en mas­sa folk från er om det som hänt. Vem är det hos er som håller i det här, egentligen?”

Det vis­ar sig att under hanteran­det av den stri­da mail­ström ni har om dagar­na, har ett par av pro­jek­t­delt­a­gar­na inte upp­märk­sam­mat att de bara var inkopier­ade som mot­ta­gare och inte huvud­mot­ta­gare av gör något nu!”-mailet. Resul­tatet är att det inte bara är den du främst tänk­te skulle ta tag i prob­lemet som ager­at, utan även två av de fyra cc:ade mot­ta­gar­na. Tre per­son­er har allt­så arbe­tat med sam­ma sak par­al­lellt, utan att ha var­it med­vet­na om det.

Gör istäl­let så här
När du skickar mail där du läg­ger en eller flera mot­ta­gare som cc:, var extra noga med att du till­ta­lar den egentli­ga mot­ta­garen med namn, så det blir i det när­maste över­ty­dligt vem du ber om något. Det kan till och med vara värt besväret att i bröd­tex­ten räk­na upp cc:-mottagarna och tydlig­göra vad du förvän­tar dig av dem, om det så bara är att de ska kän­na till vad som är på tape­ten. Jag menar, är det något vi har lätt att läg­ga märke till, är det vårt eget namn.

För att själv slip­pa göra annans arbete i onö­dan, hit­ta på ett sätt att lätt särskil­ja mail som kom­mit som cc:. Du kan till exem­pel ska­pa en regel som skickar in de cc:ade mailen i en särskild mapp eller en annan regel som fär­gar ären­der­aden på dessa mail grå (eller någon annan klatschig färg).

Tyd­lighet ger bät­tre resultat
Är du tydlig med adresserin­gen när du skickar mail med cc:, blir det färre miss­förstånd. Ni använ­der er tid mer effek­tivt än till att dubbel- eller trip­pel-arbe­ta. Resul­tatet blir min­dre frus­tra­tion och ni ager­ar mer som fokuser­ade falkar än yra höns.

Hur gör du?
Hur använ­der du cc:-funktionen tydligt så den verk­li­gen fyller en värde­full funk­tion? Berät­ta gär­na i en kommentar. 

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.