Strukturbloggen

Igår gjorde en av mina kun­der gjorde mig upp­märk­sam på en liten detalj när det gäller e‑post, som und­viker att vi läg­ger tid på onödigt dubbe­lar­bete. Jag tyck­er att det i all enkel­het var en skarp obser­va­tion, så låt mig dela med mig av det till dig.

Slipp dubbelt trubbel
Sit­u­a­tio­nen är föl­jande: Ni är i ett kri­tiskt skede i pro­jek­tet och du skickar ett mail till en av pro­jek­t­delt­a­gar­na där du skriv­er unge­fär ​“Hej! Det har inträf­fat en sak som vi behöver hug­ga tag i direkt … ” och så vidare.

Efter­som det är något de andra pro­jek­t­delt­a­gar­na behöver kän­na till, läg­ger du in alla fyra som cc:-mottagare, det vill säga så att de får mailet som kopia.

Efter ett par dagar får du ett sam­tal från din kon­tak­t­per­son hos kun­den. Hon säger: ​“Du, det ringer en mas­sa folk från er om det som hänt. Vem är det hos er som håller i det här, egentligen?”

Det vis­ar sig att under hanteran­det av den stri­da mail­ström ni har om dagar­na, har ett par av pro­jek­t­delt­a­gar­na inte upp­märk­sam­mat att de bara var inkopier­ade som mot­ta­gare och inte huvud­mot­ta­gare av ​“gör något nu!”-mailet. Resul­tatet är att det inte bara är den du främst tänk­te skulle ta tag i prob­lemet som ager­at, utan även två av de fyra cc:ade mot­ta­gar­na. Tre per­son­er har allt­så arbe­tat med sam­ma sak par­al­lellt, utan att ha var­it med­vet­na om det.

Gör istäl­let så här
När du skickar mail där du läg­ger en eller flera mot­ta­gare som cc:, var extra noga med att du till­ta­lar den egentli­ga mot­ta­garen med namn, så det blir i det när­maste över­ty­dligt vem du ber om något. Det kan till och med vara värt besväret att i bröd­tex­ten räk­na upp cc:-mottagarna och tydlig­göra vad du förvän­tar dig av dem, om det så bara är att de ska kän­na till vad som är på tape­ten. Jag menar, är det något vi har lätt att läg­ga märke till, är det vårt eget namn.

För att själv slip­pa göra annans arbete i onö­dan, hit­ta på ett sätt att lätt särskil­ja mail som kom­mit som cc:. Du kan till exem­pel ska­pa en regel som skickar in de cc:ade mailen i en särskild mapp eller en annan regel som fär­gar ären­der­aden på dessa mail grå (eller någon annan klatschig färg).

Tyd­lighet ger bät­tre resultat
Är du tydlig med adresserin­gen när du skickar mail med cc:, blir det färre miss­förstånd. Ni använ­der er tid mer effek­tivt än till att dubbel- eller trip­pel-arbe­ta. Resul­tatet blir min­dre frus­tra­tion och ni ager­ar mer som fokuser­ade falkar än yra höns.

Hur gör du?
Hur använ­der du cc:-funktionen tydligt så den verk­li­gen fyller en värde­full funk­tion? Berät­ta gär­na i en kommentar.