STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

19 Nov

Ett lätt sätt att slippa en viss sorts dubbelarbete


Datum: 2014-11-19 09:55 Kommentarer: 0 st

Igår gjorde en av mina kunder gjorde mig uppmärksam på en liten detalj när det gäller e-post, som undviker att vi lägger tid på onödigt dubbelarbete. Jag tycker att det i all enkelhet var en skarp observation, så låt mig dela med mig av det till dig.

Slipp dubbelt trubbel
Situationen är följande: Ni är i ett kritiskt skede i projektet och du skickar ett mail till en av projektdeltagarna där du skriver ungefär "Hej! Det har inträffat en sak som vi behöver hugga tag i direkt ... " och så vidare.

Eftersom det är något de andra projektdeltagarna behöver känna till, lägger du in alla fyra som cc:-mottagare, det vill säga så att de får mailet som kopia.

Efter ett par dagar får du ett samtal från din kontaktperson hos kunden. Hon säger: "Du, det ringer en massa folk från er om det som hänt. Vem är det hos er som håller i det här, egentligen?"

Det visar sig att under hanterandet av den strida mailström ni har om dagarna, har ett par av projektdeltagarna inte uppmärksammat att de bara var inkopierade som mottagare och inte huvudmottagare av "gör något nu!"-mailet. Resultatet är att det inte bara är den du främst tänkte skulle ta tag i problemet som agerat, utan även två av de fyra cc:ade mottagarna. Tre personer har alltså arbetat med samma sak parallellt, utan att ha varit medvetna om det.

Gör istället så här
När du skickar mail där du lägger en eller flera mottagare som cc:, var extra noga med att du tilltalar den egentliga mottagaren med namn, så det blir i det närmaste övertydligt vem du ber om något. Det kan till och med vara värt besväret att i brödtexten räkna upp cc:-mottagarna och tydliggöra vad du förväntar dig av dem, om det så bara är att de ska känna till vad som är på tapeten. Jag menar, är det något vi har lätt att lägga märke till, är det vårt eget namn.

För att själv slippa göra annans arbete i onödan, hitta på ett sätt att lätt särskilja mail som kommit som cc:. Du kan till exempel skapa en regel som skickar in de cc:ade mailen i en särskild mapp eller en annan regel som färgar ärenderaden på dessa mail grå (eller någon annan klatschig färg).

Tydlighet ger bättre resultat
Är du tydlig med adresseringen när du skickar mail med cc:, blir det färre missförstånd. Ni använder er tid mer effektivt än till att dubbel- eller trippel-arbeta. Resultatet blir mindre frustration och ni agerar mer som fokuserade falkar än yra höns.

Hur gör du?
Hur använder du cc:-funktionen tydligt så den verkligen fyller en värdefull funktion? Berätta gärna i en kommentar. 

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.