Erfar en ekande inbox | David Stiernholm

Sidhuvud

Strukturbloggen


Föregående artikel

Nästa artikel

08 sep.

Erfar en ekande inbox


Datum: 2010-09-08 09:29

När hade du tomt i din mail-inbox senast? Minns du hur det kändes? 

Mån­ga av oss har väldigt mån­ga mail i inbox­en och tro det eller ej, men det i sig gör ofta att det tar län­gre tid innan vi läs­er och hanter­ar de nya mail som kom­mer in.

Min inbox är för det mes­ta tom större delen av dagen. Man skulle kun­na tro att det beror på att jag får väldigt litet mail, men så är det inte. Jag får nog ett gan­s­ka van­ligt antal mail var­je dag.
Sak­en är den att jag flera gånger om dagen läs­er, fat­tar beslut och sparar undan (eller slänger) de mail jag får, tills inbox­en åter är tom.

Mäng­den spa­rade mail gör skillnad

De senaste veck­o­r­na har var­it myck­et inten­si­va för mig och ofta när jag kom­mit till kon­toret efter några tim­mars från­varo, har mail­box­en sig­naler­at 41 oläs­ta mail”, eller liknande.

Det är intres­sant att se hur påtagligt mäng­den mail i inbox­en påverkar mitt agerande.

När jag då sät­ter mig för att kol­la mail, bör­jar jag skum­ma igenom lis­tan, uppifrån och ned. Jag läs­er litet grann i något mail, för att sedan gå vidare till näs­ta, utan att rik­tigt bestäm­ma mig för vad mailet innebär att jag ska göra.

Jag hop­par upp och ner i lis­tan, läs­er och bläd­drar, men får egentli­gen ingent­ing gjort. Det känns över­mäk­tigt att ta tag i mailen (för de är ju så mån­ga fler än van­ligt) och fak­tiskt job­ba bort dem, så jag bara fip­plar omkring bland dem.

För mig, kanske för dig, gör uppen­barli­gen en stor mängd mail i inbox­en att jag ten­der­ar job­ba långsam­mare med de mail jag har.

Visst, jag tar mig slut­li­gen i kra­gen och behand­lar hela inbox-innehål­let så att inga mail län­gre finns kvar. En skön känsla av fri­het, enkel­het och, fak­tiskt, en viss njut­nings­full tomhet infinner sig.

Kom ner till noll var­je dag

Behand­la alla dina mail i inbox­en regel­bun­det, så att du har en ekande tom inbox några gånger under dagen.

Om du är som jag, är det då lättare att hål­la inbox­en tom, och på köpet svarar du på mail fort­are och kom­mer snab­bare vidare i de ären­den du job­bar med i din vardag.

Pro­va ock­så du

Visst, det här är lätt att säga när man har få mail i inbox­en från bör­jan, men för den som har 3766 spa­rade mail (var­av 41 oläs­ta), låter mina ord säk­ert väl beskäftiga.

Så, jag erb­jud­er dig idag möj­ligheten att få erfara hur det är att ha en ekande tom inbox. Bestäm dig för att för en efter­mid­dag job­ba med en tom inbox, som om det var normaltillståndet.

  1. I din inbox, ska­pa en ny mapp och döp den till Tillfäl­ligt”.
  2. Fly­t­ta alla mail i din inbox till Tillfälligt”-mappen.
  3. Bestäm dig för när du ska kol­la mail näs­ta gång; näs­ta jäm­na klock­slag, nu, om fem minut­er eller sedan, efter lunch, el dyl.
  4. När det kom­mit mail, öpp­na det första.
  5. Läs mailet.
  6. Bestäm dig för om det innebär att du ska göra något. Sätt då upp uppgiften på din att-göra-lista eller gör den med en gång. 
  7. Bestäm dig ock­så för om du ska spara mailet, efter­som du kanske behöver det någon gång, fast du vet inte när. I så fall, spara undan mailet bland de andra dig­i­ta­la doku­menten i din mapp­struk­tur som hand­lar om sam­ma sak, sam­ma kund, sam­ma pro­jekt, sam­ma område.
  8. Radera sedan mailet från inboxen.
  9. Fort­sätt till dess inbox­en åter är tom.
  10. Reflek­tera någon min­ut över hur du upplevde det­ta. Gick det lätt att behand­la alla mailen? Var det någon skill­nad mot förut, när inbox­en var späckad?
  11. Fort­sätt så här under åter­sto­den av dagen.
  12. Vid dagens slut, reflek­tera ett ögonblick igen. Hur känns det nu? Vill du gå till­ba­ka till hur du hade det innan?
  13. Anti­n­gen, lägg till­ba­ka alla mail du lade i Tillfäl­ligt” åter till inboxen.
  14. Eller, behåll det som det är och ägna 20 minut­er om dagen till att behand­la så mån­ga mail du hin­ner i Tillfäl­ligt” ända till dess ock­så den map­pen är tom, varpå du tar bort den.

Hur funger­ade det för dig?

Tes­tade du att för en efter­mid­dag utgå från en tom inbox? 

Kom­mentera nedan om du vill och berät­ta vad det gjorde för skill­nad för dig. 

P S Jag kan ock­så rek­om­mendera en titt på Mer­lin Mann’s Inbox Zero”-föreläsning.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.