STRUKTURBLOGGEN


Föregående artikel

Nästa artikel

25 May

En timme här, en timme där


Datum: 2011-05-25 13:53 Kommentarer: 0 st

Som du kanske känner till, finns det en metod för att prioritera rätt där du kategoriserar varje uppgift du har att göra efter dels hur bråttom den är, dels hur viktig den är.

Just hur det går till har jag berättat i ett tidigare strukturtips, så vi ska inte gå in djupare på det här och nu. Låt mig bara konstatera att kategorin uppgifter som är viktiga men inte bråttom är de som vi tenderar skjuta på framtiden, igen och igen.

Säkert har du någon eller flera saker som det skulle vara bra att ha gjort, men eftersom de inte är akuta, tycks det aldrig bli tid över till dem.

Ofta handlar det om sådant som påverkar organisationen i positiv riktning på längre sikt, som kommer att ge frukt först om ett tag. Även om det skulle vara mycket värdefullt för din verksamhet om det var klart, tycks tiden bara gå.

”En halvdag över, någon?”

Lösningen är att helt enkelt avsätta tid i kalendern för den här typen av uppgifter. Om de till råga på allt är så omfattande att du inte gör dem i en handvändning (för då hade du väl redan gjort dem?), tycker jag att du dessutom ska fragmentera dem i mindre delar som du kan beta av en efter en.

Därför, den dag lär inte komma automatiskt då du plötsligt har en halvdag över och inga “bråttom-uppgifter” som pockar på uppmärksamhet (och inga mail att svara på, och inga andra att-göra-uppgifter du borde hunnit med igår).

Bestämmer du dig för att jobba strukturerat och systematiskt, blir det också gjort.

Gör så här

  1. Välj ut en uppgift av karaktären “viktigt, men inte bråttom”. Har du flera sådana, välj bara ut en. Gör klart den enligt nedan och gå sedan vidare på nästa.
  2. Uppskatta hur mycket tid du skulle behöva totalt för att slutföra uppgiften.
  3. Bestäm dig för hur små fragment det passar dig att dela upp den i. Två timmar åt gången? En timme? En halvtimme? Att dela upp den i mindre delar än i halvtimmar kostar mer än vad det smakar, som jag ser det.
  4. Om uppgiften idag finns på din att-göra-lista, flytta den till din projektöversikt istället. På att-göra-listan ska ju bara finnas uppgifter som du kan göra i en ansats, d v s sådana som du kan bestämma dig för att göra, så gör du det och sedan är det klart. Eftersom du behöver dela upp den i delar, är den inte en att-göra- uppgift, utan helt enkelt ett projekt, om än månne litet.
  5. I din kalender, boka in så många tillfällen du behöver för att komma upp i den totala förväntade arbetstiden. Rör det sig om 8 halvtimmar utpytsade under två veckors tid? Är det sex halvdagar under tre månader?
  6. Och slutligen, här kommer tuvan som kan stjälpa hela lasset, den springande punkten, ja, välj själv en passande metafor. Jag propagerar sällan för sträng disciplin, men är det någon gång du ska vara din egen tuffa chef, är det nu.

När du nu bokat in tid då du ska göra den viktiga uppgiften, stå fast vid bokningen så långt det är möjligt. Betrakta det som ett möte vilket som helst, fast det är bara du som möts.

Jag har själv alltför ofta hört mig svara “Javisst, det går bra.” på en fråga om ett möte, fast jag haft eget-arbete-med-viktig-uppgift-tid inbokad då. Gör inte det misstaget.

Om det ändå dyker upp något akut och oförutsett då du haft en bokning som ovan, se åtminstone till att du flyttar timmen ifråga till en annan dag. Ta inte bara bort den, utan var noga med att bibehålla den utpytsade totaltiden i kalendern, så du kan vara säker på att det hela blir gjort.

Till skott

Gör du så här, kommer du till slut att få gjort de där viktiga uppgifterna du alltför länge skjutit på framtiden. Alla de goda konsekvenser det får på lång sikt för den verksamhet som du jobbar i, kan bara du föreställa dig.

Visst är det väl värt att prova?

Fungerade det här för dig?

Testar du den här metoden, lämna en kommentar och berätta vad som blev effekten för dig.

Kommentera (Inga kommentarer)

Skriv en kommentar

  (för att undvika spam)

Om du väljer att publicera en kommentar så godkänner du även att vi får spara den och dina uppgifter (namn, e-mail, webbadress) samt att vi får visa upp den här på bloggen.

På stiernholm.com använder vi cookies för att ge dig den bästa upplevelsen av vår webbplats. Genom att fortsätta använda vår webbplats godkänner du samtidigt att vi använder cookies på hemsidan. För mer information klicka här.