Strukturbloggen

Som du kanske kän­ner till, finns det en metod för att pri­or­it­era rätt där du kat­e­goris­er­ar var­je uppgift du har att göra efter dels hur bråt­tom den är, dels hur vik­tig den är. 

Just hur det går till har jag berät­tat i ett tidi­gare struk­tur­tips, så vi ska inte gå in dju­pare på det här och nu. Låt mig bara kon­stat­era att kat­e­gorin uppgifter som är vik­ti­ga men inte bråt­tom är de som vi ten­der­ar skju­ta på framti­den, igen och igen.

Säk­ert har du någon eller flera sak­er som det skulle vara så bra att ha gjort, men efter­som de inte är aku­ta, tycks det aldrig bli tid över till dem.

Ofta hand­lar det om sådant som påverkar organ­i­sa­tio­nen i pos­i­tiv rik­t­ning på län­gre sikt, som kom­mer att ge frukt först om ett tag. Även om det skulle vara myck­et värde­fullt för din verk­samhet om det var klart, tycks tiden bara gå.

”En halvdag över, någon?”

Lös­nin­gen är att helt enkelt avsät­ta tid i kalen­dern för den här typen av uppgifter. Om de till råga på allt är så omfat­tande att du inte gör dem i en hand­vänd­ning (för då hade du väl redan gjort dem?), tyck­er jag att du dessu­tom ska frag­mentera dem i min­dre delar som du kan beta av en efter en.

Där­för, den dag lär inte kom­ma automa­tiskt då du plöt­sligt har en halvdag över och inga ​“bråt­tom-uppgifter” som pockar på upp­märk­samhet (och inga mail att svara på, och inga andra att-göra-uppgifter du bor­de hun­nit med igår).

Bestäm­mer du dig för att job­ba struk­tur­erat och sys­tem­a­tiskt, blir det ock­så gjort.

Gör så här

1. Välj ut en uppgift av karak­tären ​“vik­tigt, men inte bråt­tom”. Har du flera sådana, välj bara ut en. Gör klart den enligt nedan och gå sedan vidare på nästa.
2. Upp­skat­ta hur myck­et tid du skulle behö­va totalt för att slut­föra uppgiften.
3. Bestäm dig för hur små frag­ment det pas­sar dig att dela upp den i. Två tim­mar åt gån­gen? En timme? En halv­timme? Att dela upp den i min­dre delar än i halv­tim­mar kostar mer än vad det smakar, som jag ser det.
4. Om uppgiften idag finns på din att-göra-lista, fly­t­ta den till din pro­jek­töver­sikt istäl­let. På att-göra-lis­tan ska ju bara finnas uppgifter som du kan göra i en ansats, d v s sådana som du kan bestäm­ma dig för att göra, så gör du det och sedan är det klart. Efter­som du behöver dela upp den i delar, är den inte en att-göra- uppgift, utan helt enkelt ett pro­jekt, om än månne litet.
5. I din kalen­der, boka in så mån­ga tillfällen du behöver för att kom­ma upp i den tota­la förvän­tade arbet­sti­den. Rör det sig om 8 halv­tim­mar utpyt­sade under två veck­o­rs tid? Är det sex halvda­gar under tre månader?
6. Och slut­li­gen, här kom­mer tuvan som kan stjäl­pa hela las­set, den springande punk­ten, ja, välj själv en pas­sande metafor. Jag propager­ar säl­lan för sträng dis­ci­plin, men är det någon gång du ska vara din egen tuffa chef, är det nu.

När du nu bokat in tid då du ska göra den vik­ti­ga uppgiften, stå fast vid boknin­gen så långt det är möjligt. Betrak­ta det som ett möte vilket som helst, fast det är bara du som möts. 

Jag har själv allt­för ofta hört mig svara ​“Javisst, det går bra.” på en frå­ga om ett möte, fast jag haft eget-arbete-med-vik­tig-uppgift-tid inbokad då. Gör inte det misstaget.

Om det ändå dyk­er upp något akut och oförut­sett då du haft en bokn­ing som ovan, se åtmin­stone till att du fly­t­tar tim­men ifrå­ga till en annan dag. Ta inte bara bort den, utan var noga med att bibehål­la den utpyt­sade totalti­den i kalen­dern, så du kan vara säk­er på att det hela blir gjort.

Till skott

Gör du så här, kom­mer du till slut att få gjort de där vik­ti­ga uppgifter­na du allt­för länge skju­tit på framti­den. Alla de goda kon­sekvenser det får på lång sikt för den verk­samhet som du job­bar i, kan bara du förestäl­la dig. 

Visst är det väl värt att prova?

Funger­ade det här för dig?

Tes­tar du den här meto­den, läm­na en kom­men­tar och berät­ta vad som blev effek­ten för dig.